Contractkosten - IFRS 15

Article

Contractkosten - IFRS 15

IFRS 15 besteedt expliciet aandacht aan contractkosten en verdeelt deze in twee soorten. De eerste soort betreft de incrementele kosten ter verkrijging van een contract. De tweede soort betreft kosten ter vervulling van een prestatieverplichting als onderdeel van een contract.

IFRS 15 besteedt expliciet aandacht aan contractkosten en verdeelt deze in twee soorten. De eerste soort betreft de incrementele kosten ter verkrijging van een contract. Dit is een nieuw element ten opzichte van de voorgaande standaarden IAS 11 en IAS 18. De tweede soort betreft kosten ter vervulling van een prestatieverplichting als onderdeel van een contract. Dit zijn kosten die feitelijk direct aan het contract kunnen worden gerelateerd. Beide kostensoorten komen in aanmerking voor activering als aan voorwaarden wordt voldaan. Naast de bespreking van deze voorwaarden zullen we tevens aandacht besteden aan de toerekening van deze kosten over de perioden (afschrijving en bijzondere waardevermindering) en aan de toelichting en presentatie van deze kosten.

Incrementele kosten ter verkrijging van een contract

Dit zijn kosten die samenhangen met stap 1 in bovenstaande figuur. Ze dienen incrementeel te zijn in die zin dat ze niet zouden zijn gemaakt als het contract met de klant niet zou zijn afgesloten. Kosten die samenhangen met het maken van een offerte zullen doorgaans niet worden vergoed als het contract niet wordt gewonnen. Met andere woorden, deze kosten dienen sowieso gemaakt te worden om te kunnen meedingen naar het contract en zijn derhalve niet incrementeel. Een voorbeeld van incrementele kosten zijn vergoedingen aan tussenpersonen die deze vergoeding slechts krijgen als het contract wordt gewonnen. Een ander voorbeeld zijn bonussen toegekend aan de leden van het offerteteam van een onderneming die succesvol een verkooporder heeft afgesloten. Het is wederom van belang dat deze kosten alleen voor activering komen als het team de bonus niet zou hebben verkregen als de order niet zou zijn gewonnen. De toets op de incrementele aard van de kosten is dus van centraal belang.

 

Incrementele kosten ter verkrijging van een contract: optie tot onmiddellijke verantwoording in de winst-en-verliesrekening (‘practical expedient’)

Als gevolg van de afweging tussen informatienut en kosten van het verschaffen van informatie, kent IFRS 15 de volgende uitzonderingsbepaling (IFRS 15 spreekt over een ‘practical expedient’) op de activeringsplicht van incrementele kosten ter verkrijging van een contract. Als de afschrijvingsperiode (zie hierna) korter is dan een jaar, mogen de incrementele kosten onmiddellijk in de winst-en-verliesrekening worden verantwoord. Indien van deze ‘practical expedient’ gebruik wordt gemaakt, dient dit te worden toegelicht.

 

Kosten ter vervulling van prestatieverplichtingen van een contract

In IFRS 15 worden deze kosten meer specifiek omschreven dan in de voorgaande standaarden IAS 11 en IAS 18. Er moeten aan vier voorwaarden worden voldaan willen de kosten ter vervulling van een prestatieverplichting voor activering in aanmerking komen:

  1. de kosten vallen niet in het toepassingsgebied van een andere IFRS-standaard;
  2. de kosten zijn direct te relateren aan een specifiek identificeerbaar contract dat in het toepassingsgebied valt van IFRS 15;
  3. de kosten genereren of versterken middelen die de onderneming zal gebruiken in het vervullen van een prestatieverplichting; en
  4. de kosten zijn terugverdienbaar.

Ad 1: Toepassingsgebied

Kosten die volgens andere standaarden dienen te worden behandeld, kunnen te maken hebben met ingekochte voorraden waarvan nog niet bekend is dat ze gebruikt zullen worden ter vervulling van een prestatieverplichting in het contract (IAS 2) of materiële vaste activa die niet alleen worden ingezet voor het contract in kwestie, maar ook voor andere contracten. Kostentoerekening aan het specifieke contract vindt in deze gevallen wel degelijk plaats, maar in een later stadium (bijvoorbeeld bij verbruik van bouwmaterialen of als een doorbelasting voor de inzet van materieel). Ook kosten van personeel zullen in eerste instantie volgens IAS 19 of IFRS 2 worden verwerkt. Bij inzet van personeel op een contract zal kostentoerekening echter plaatsvinden aan het contract als onderdeel van de contractkosten. Een ander voorbeeld betreft operationele verliezen aan het begin van een productiefase van een materieel vast actief. Hier geldt een activeringsverbod vanuit een specifieke standaard (IAS 16.20) waardoor deze kosten ook niet voor activering in aanmerking komen in het kader van IFRS 15.

Ad 2: Relatie met identificeerbaar contract

Dit zijn kosten die direct gerelateerd kunnen worden respectievelijk direct toerekenbaar zijn aan een identificeerbaar contract met de klant. Er worden in de standaard een vijftal voorbeelden genoemd:

  1. directe arbeidskosten;
  2. directe materiaalkosten;
  3. toerekening van kosten die direct gerelateerd zijn aan het contract zoals kosten van projectmanagement en -toezicht, kosten van verzekering, afschrijvingskosten en overige kosten van inzet materieel;
  4. kosten die afzonderlijk in rekening kunnen worden gebracht bij de klant; en
  5. overige kosten die direct veroorzaakt worden doordat de prestatieverplichting van een contract wordt vervuld, bijvoorbeeld betalingen aan onderaannemers.

Deze kosten worden nu ook al in iets andere termen in IAS 11 (‘contract costs’) beschreven. In IFRS 15 wordt evenals in IAS 11 nog een aantal soorten kosten genoemd die niet tot de contractkosten mogen worden gerekend, zoals algemene kosten, administratiekosten en kosten van verspilling (tenzij deze aan de klant in rekening kunnen worden gebracht). IFRS 15 kent ten opzichte van IAS 11 een toevoeging dat kosten die gerelateerd zijn aan reeds verrichte prestaties niet als contractkosten mogen worden beschouwd. De opbrengst van deze prestaties is immers al genomen waardoor de basis voor activering als contractkosten ontbreekt. Ook als onduidelijk is of kosten nu betrekking hebben op reeds verrichte of nog te verrichten prestaties, mogen deze kosten niet worden geactiveerd.

Ook kosten die gerelateerd zijn aan een specifiek nog overeen te komen (‘anticipated’) contract kunnen voor activering in aanmerking komen. Deze kosten dienen dan ook aan alle bovenstaande criteria te voldoen (waaronder de verwachting dat deze terugverdienbaar zijn). Een voorbeeld van kosten gerelateerd aan een dergelijk specifiek overeen te komen contract, volgt later in deze publicatie.

Ad 3: Genereren of versterken van middelen dienstbaar aan vervullen prestatieverplichting

Naast de relatie met een contract, zoals genoemd in het vorige criterium, dienen de kosten ook doelmatig te zijn in het vervullen van een prestatieverplichting onder het contract. Het dienstbaar zijn aan het vervullen van een prestatieverplichting, kan ook gelden voor kosten die niet zijn of worden opgenomen in goederen of diensten die aan de klant worden overgedragen. Dit zijn kosten die leiden tot goederen of diensten die door de onderneming zelf worden gehouden, maar wel rechtstreeks worden ingezet voor de prestatievervulling en aan de klant in rekening worden gebracht. Denk aan kosten van het ontwerpen, migreren en testen van interfaces die het voor de onderneming mogelijk maken datasystemen van de klant op afstand te beheren. Of aan een aannemer die speciaal voor het vervullen van een complexe bergingsopdracht hulpmiddelen ontwikkelt die specifiek nodig zijn om de opdracht te kunnen voltooien (maar die niet worden overgedragen aan de klant).

Ad 4: Terugverdienbaarheid

Als laatste voorwaarde dienen de kosten terugverdienbaar te zijn. Dit sluit aan bij het beginsel dat elk actief terug moeten worden verdiend met middelen die naar de onderneming toevloeien. De terugverdienbaarheid lijkt in eerste instantie af te hangen van de verwachte opbrengsten uit het contract zelf. Als aan continuering van een contract wordt getwijfeld of bij contractbreuk, zal moeten worden beoordeeld of het voor het voor het contract bestemde actief nog aan andere afnemers zou kunnen worden verkocht respectievelijk voor andere contracten kan worden ingezet.

 

Afschrijving van geactiveerde contractkosten

Als kosten aan de genoemde criteria voldoen en de hierboven genoemde ‘practical expedient’ niet van toepassing is, volgt activering. Dan ontstaat dus feitelijk een op IFRS 15 gebaseerd contractactief (vanaf nu geactiveerde contractkosten) waarover dient te worden afgeschreven en waarop eventueel een bijzondere waardevermindering dient te worden genomen. Voor wat betreft de afschrijving bepaalt IFRS 15 dat deze op systematische basis, consistent met de wijze waarop goederen en diensten aan de klant worden overgedragen, dient te geschieden. In dit kader maken we hierna onderscheid tussen een prestatieverplichting vervuld over een tijd en een prestatieverplichting vervuld op een moment in de tijd.

 

Afschrijving geactiveerde contractkosten in geval van een prestatieverplichting vervuld over een periode

In deze situatie zal het afschrijvingsdeel gelijke tred kunnen houden met het opbrengstpatroon (opbrengst is in dit verband het deel van de transactieprijs dat aan de prestatieverplichting is toegerekend in het kader van stap 4) dat in de periode wordt verantwoord.

Voorbeeld: Afschrijving geactiveerde contractkosten

Onderneming A heeft een contract gewonnen voor het systeembeheer van een datacenter van onderneming B (klant). Onderneming A heeft aan de leden van het team dat deze opdracht heeft verworven in totaal 10.000 betaald. Deze kosten zijn incrementeel van aard. Daarnaast zal de onderneming 130.000 besteden aan het ontwerpen, testen en beveiligen van een intern ICT-platform waarmee op een real-time basis verbinding kan worden gelegd met het datacenter van de klant. Het contract kent een niet-opzegbare duur van 5 jaar en de mogelijkheid om vervolgens telkens voor een jaar te verlengen. De verwachting, mede op basis van ervaringen met dit type contracten, is dat de totale contractduur 7 jaar zal zijn. Omdat de mate van dienstverlening een constant patroon volgt, zullen de opbrengsten lineair over de periode van de dienstverlening worden verantwoord.
Omdat A verwacht dat de totale contractperiode 7 jaar zal bedragen, dienen beide soorten geactiveerde kosten aan deze periode te worden toegerekend, dus 20.000 per jaar (= (10.000 + 130.000) / 7). Op deze wijze wordt duidelijk dat de afschrijving niet alleen ziet op de niet-opzegbare periode van 5 jaar, maar ook rekening houdt met een tweetal verlengingen. Deze laatste twee jaren zien in de woorden van IFRS 15 op een ‘specific anticipated contract’.

 

Afschrijving van contractkosten in geval van een prestatieverplichting vervuld op een moment in de tijd

Indien een contract niet voldoet aan de criteria om opbrengsten over een periode (‘over time’) te verantwoorden, zal de opbrengst op een moment in de tijd (‘at a point in time’) worden verantwoord. Op dit tijdstip zal de beschikkingsmacht over de goederen of diensten aan de klant worden overgedragen. Kosten gerelateerd aan dergelijke contracten leiden tot activering als ze voldoen aan de hiervoor genoemde criteria en blijven op de balans staan tot het moment waarop de beschikkingsmacht van het goed of de dienst wordt overgedragen aan de klant en opbrengst wordt genomen. De geactiveerde kosten worden op dat moment tegenover de opbrengst als kosten in de winst-en-verliesrekening verantwoord. Dit kan worden beschouwd als een logisch uitvloeisel van het beginsel dat de afschrijving consistent dient plaats te vinden met de wijze waarop goederen en diensten aan de klant worden overgedragen.

 

Bijzondere waardevermindering

Uiteraard geldt dat de geactiveerde kosten onderworpen zijn aan bijzondere-waardeverminderingsregels. En IFRS 15 kent ook voor deze situatie specifieke voorschriften. Zo geldt een terugverdienbaarheidstest die gerelateerd is aan de boekwaarde van de geactiveerde contractkosten. Deze boekwaarde mag namelijk niet hoger zijn dan:

  1. het resterende bedrag aan opbrengsten waarop de onderneming verwacht recht te hebben in ruil voor de te leveren goederen of diensten waaraan de geactiveerde kosten zijn gerelateerd; verminderd met
  2. de kosten die samenhangen met het leveren van deze goederen of diensten en die niet zijn verantwoord als kosten in de winst-en-verliesrekening.

De geactiveerde kosten dienen gerelateerd te worden aan te leveren goederen of diensten. Deze relatie kan zowel gelegd worden met alle in het contract opgenomen prestatieverplichtingen als met een specifieke prestatieverplichting binnen het contract. Het eerste geval zal in de regel van toepassing zijn op incrementele kosten die immers gerelateerd zijn aan het verkrijgen van het gehele contract. In het tweede geval denken we aan kosten die specifiek gemaakt worden ter vervulling van een bepaalde prestatieverplichting. Uiteraard vallen beide gevallen samen als het contract slechts uit een prestatieverplichting bestaat.

Ook bepaalt IFRS 15 specifiek op welke wijze de verwachte opbrengsten dienen te worden berekend. Het uitgangspunt is de bepaling van de transactieprijs (stap 3) respectievelijk de allocatie over de te onderscheiden prestatieverplichtingen. Echter, in afwijking van deze bepalingen, dienen eventuele variabele vergoedingen niet te worden beperkt en dient rekening te worden gehouden met het risico dat de klant niet aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen (effect van kredietrisico). Waar het afzien van de beperking op een variabel deel van de vergoeding kan leiden tot een verhoging van de resterende verwachte opbrengsten, zal het rekening houden met het kredietrisico leiden tot een afslag van deze opbrengsten. De toets zal gedurende de periode waarin de prestatieverplichting wordt vervuld, moeten worden verricht voor zover er sprake is van activering van contractkosten die aan deze verplichting zijn gerelateerd.

Voorbeeld: Bijzondere waardevermindering

Een contract met een transactieprijs van 100 kent een aantal afzonderlijke prestatieverplichtingen. Een van deze prestatieverplichtingen zal 5 jaar duren. Aan het einde van deze periode zal de beschikkingsmacht op het te ontwikkelen actief aan de klant worden overgedragen. Van de transactieprijs wordt aan deze prestatieverplichting 50 gealloceerd. Er wordt verder rekening gehouden met een negatief effect van 5 uit hoofde van het te lopen kredietrisico. Er zijn geen beperkingen op variabele vergoedingen aanwezig. De resulterende 45 (= 50 - 5) geldt als te verwachten contractopbrengst voor de prestatieverplichting in kwestie. De verwachte kosten voor het vervullen van deze prestatieverplichting bedragen 51. Dit betekent dat de eerste 6 aan kosten die worden gemaakt tijdens het vervullen van de prestatieverplichting niet mogen worden geactiveerd, maar direct in de winst-en-verliesrekening moeten worden verantwoord.
We gaan bij deze uitwerking overigens ervan uit dat het gehele contract niet verlieslatend is. De ‘unit of account’ voor verlieslatendheid is niet de afzonderlijke prestatieverplichting, maar het gehele contract waar de prestatieverplichting deel van uitmaakt. IFRS 15 bevat in dit verband geen separate bepalingen omtrent verlieslatendheid. Aan IAS 37 is toegevoegd dat ook contracten in het toepassingsgebied van IFRS 15 onderworpen zijn aan de bepalingen omtrent verlieslatendheid. In dit kader achten we het redelijk dat als IAS 37 in de definitie van een verlieslatend contract spreekt over verwachte economische voordelen, aangesloten kan worden met de hierboven beschreven wijze van bepalen van opbrengsten. Deze aansluiting zal relevant kunnen worden op het moment dat de geactiveerde contractkosten betrekking hebben op het gehele contract (alle prestatieverplichtingen) respectievelijk op het moment dat een (verlieslatende) prestatieverplichting ‘bloot komt te staan’ (in geval andere prestatieverplichtingen in het contract reeds zijn vervuld).

Alvorens een bijzondere waardevermindering op geactiveerde contractkosten te verantwoorden, dienen eventuele bijzondere waardeverminderingen op contractkosten die in het toepassingsgebied van andere standaarden vallen (IAS 2, IAS 16, IAS 38) te worden geboekt. Nadat de hierboven beschreven terugverdienbaarheidstest is uitgevoerd, zal ook moeten worden nagegaan of er in het kader van IAS 36 een indicatie aanwezig is om een impairment test uit te voeren op de kasstroomgenererende eenheid waaraan het contract dienstbaar is.

 

Contractactiva versus geactiveerde contractkosten

IFRS 15 onderscheidt ook contractactiva. Er is een subtiel onderscheid tussen dit begrip en de voorgaand besproken geactiveerde contractkosten. Een contractactief wordt gedefinieerd als een recht voor vergoeding in ruil voor overgedragen goederen of diensten aan de klant. Een kenmerk van de geactiveerde kosten is echter dat de gerelateerde goederen of diensten nog niet zijn overgedragen of pas in een later stadium in zijn geheel worden overgedragen.

Als goederen en diensten zijn overgedragen terwijl de klant nog niet heeft betaald, ontstaat een recht op vergoeding die gelijkenissen heeft met een vorderingsrecht (debiteur). Het verschil tussen een contractactief en een debiteur is dat bij de laatste sprake is van een onvoorwaardelijk recht op betaling (klant dient te betalen binnen x-dagen na factuurdatum), terwijl bij een contractactief er een voorwaardelijk recht bestaat (er moet bijvoorbeeld een milestone gehaald worden voordat een onvoorwaardelijk recht op betaling ontstaat). Om deze reden worden de afwaarderingsregels van contractactiva gelijkgeschakeld met die van debiteuren. Beide vallen onder het ‘expected loss model’ van IFRS 9. Ook dit is een subtiel onderscheid met de afwaarderingsregels van de geactiveerde contractkosten zoals hiervoor besproken.

 

Presentatie en toelichting van geactiveerde contractkosten

Er worden in IFRS 15 geen specifieke presentatievoorschriften gegeven voor de geactiveerde contractkosten. Er zal in de balans vaak uit hoofde van materialiteit een samenvoeging kunnen plaatsvinden met andere balansposten. In dat geval achten we presentatie onder de contractactiva (indien aanwezig) de meest geschikte plaats gezien de criteria die aan de activering van deze kosten worden gesteld. Samenvoeging met IAS 2 (voorraadposten) ligt onzes inziens minder voor de hand omdat de activering van kosten berust op het feit dat deze gerelateerd kunnen worden aan een geïdentificeerd contract. Er wordt dus feitelijk werk in opdracht van de klant uitgevoerd. Uiteraard zal in geval van samenvoeging in de toelichting de noodzakelijke uitsplitsing gegeven dienen te worden tussen contractactiva en geactiveerde contractkosten.

Wat toelichting betreft geeft IFRS 15 wel een specifiek voorschrift voor geactiveerde contractkosten. De oordeelsvorming (‘judgement’) bij het al dan niet voldoen van de kosten aan de bovengenoemde criteria dient vermeld te worden, tezamen met de gekozen methode die wordt gehanteerd voor het bepalen van de afschrijving per rapporteringsperiode. Ook dienen de boekwaarden van geactiveerde kosten op balansdatum (‘closing balances’) naar aard onderscheiden te worden toegelicht.

Daarnaast dient het bedrag aan afschrijving en bijzondere waardevermindering dat is verantwoord in de rapporteringsperiode te worden toegelicht. En tot slot zal ook de ‘practical expedient’ zoals hierboven beschreven moeten worden toegelicht indien van deze optie gebruik wordt gemaakt.

Uiteraard dienen in de mate en diepgang van deze toelichtingen materialiteitsaspecten te worden meegenomen.

 

Effectieve datum

IFRS 15 zal van kracht worden voor boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2018. Vervroegde toepassing zal worden toegestaan.

 

Meer weten over Contractkosten?

Wilt u meer weten over Contractkosten? Neem dan contact op met Ralph ter Hoeven via +31 (0)88 288 1080 of Dingeman Manschot via +31 (0)88 288 2913

Vond u dit nuttig?