De rechtmatigheidsverantwoording als uiting van goede bedrijfsvoering

Nu geven externe accountants nog een rechtmatigheidsoordeel af bij de jaarrekening. Maar dat gaat veranderen. Met de rechtmatigheidsverantwoording moeten gemeenten zelf een rechtmatigheidsverklaring opstellen en aantonen dat de budgetten inderdaad rechtmatig besteed worden. “Een uitdaging, maar ook een kans”, zegt Van Vugt. “Het is vooral een impuls voor gemeenten om zelf verantwoording af te willen leggen over het rechtmatig handelen. De rechtmatigheidsverantwoording is een uiting van goede bedrijfsvoering. En om ook in de toekomst de betrouwbare dienstverlener voor burger en bedrijf te zijn, moet bedrijfsvoering nu hoog op de agenda gezet worden. Het gaat om ondersteunende processen, maar geen ondergeschikte processen.”

Investeren in automatisering

“Als je nu niet investeert in bijvoorbeeld automatisering, dan voel je daar niet direct iets van”, legt Blomjous uit. “Maar het hebben van een professionele geautomatiseerde omgeving is een belangrijk onderdeel van in control zijn. De geautomatiseerde omgeving wordt steeds belangrijker om de inwoner goed te kunnen bedienen en de risico’s, waaronder cyber, nemen toe. Dit vraagt om investeringen. Het zijn echter wel bijzondere investeringen. Je investeert namelijk in de hoop dat iets niet gebeurt. En tegelijkertijd zal je nooit gevrijwaard zijn van risico’s. Het is daarom belangrijk om een ambitieniveau te bepalen en van daaruit te bepalen wat nodig is in capaciteit, zowel mensen als kennis, en middelen.”

Steeds meer activiteiten

De afgelopen jaren zijn er veel activiteiten bij gemeenten bijgekomen, met name in het sociaal domein. Denk aan jeugdzorg, Wmo, participatie, afwikkeling Toeslagenaffaire en Tozo. “De komende jaren zullen deze activiteiten niet minder worden en het is zelfs de verwachting dat activiteiten gaan toenemen. Neem de versnelling van de woningbouwopgave, de energietransitie en in het verlengde daarvan de mobiliteitsopgave”, vertelt Blomjous. “Dit vraagt niet alleen om investeringen in de stad maar ook om investeringen in de ambtelijke organisatie. Om ambities te kunnen realiseren maar ook om verantwoording af te kunnen leggen over bestede middelen.” “Ga als raadslid niet op de stoel van het college zitten, want zij zijn primair verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering”, vervolgt Van Vugt. “Maar zorg dat je als raad wel vinger aan de pols houdt, dat er voldoende financiële middelen zijn en dat je tijdig bijstuurt. Op dit niveau kan de raad heel veel betekenen voor de bedrijfsvoering.”

Waar hebben we invloed op?

Blomjous: “Het sociaal domein zal de komende vier jaar een heet hangijzer blijven. Zorgaanbieders willen cliënten maximaal bedienen, maar gemeenten hebben niet eindeloos geld. Er is dus een constante zoektocht naar wie wat gaat betalen en de roep om minder bureaucratie wordt harder. Je kunt als gemeente maar beperkt aan de knoppen draaien.” Van Vugt: “Voor veel raadsleden, die in eerste instantie volksvertegenwoordiger zijn, is het moeilijk te doorgronden wat de invloedssfeer nu precies is. Wees er daarom helder in. Er wordt ontzettend veel informatie geboden, maar vaak zonder een focus op wat belangrijk is en waar raadsleden op kunnen sturen. Wat is nu belangrijk voor de raad? Welke bestuurlijke informatie is nodig om het goede raadsdebat te voeren en besluiten te kunnen nemen? Meer informatie maakt het niet transparanter. Maak ook gebruik van de hulptroepen. Laat je goed ondersteunen en informeren door de griffie en experts. En probeer met elkaar op een begrijpelijke manier te communiceren. Ook dit heeft alles met de bedrijfsvoering te maken.”

Voer een helder gesprek

Het is belangrijk om de kaderstellende en controlerende rol van de raad goed te duiden. “Maar het gaat er vooral om dat je vanaf de start scherp aangeeft wat je verwacht”, zegt Van Vugt gedreven. “Wat verwacht de nieuwe raad van het college? Wat wordt onderling verwacht? Waar willen we invloed op uitoefenen en waarover willen we geïnformeerd worden? Voer een helder gesprek over wat iedereen de komende vier jaar wil. Dit komt zeker terug in de rechtmatigheidsverantwoording en paragraaf bedrijfsvoering. Maar dit is de kerndiscussie die in het begin belangrijk is. Hoe gaan we met elkaar om? Hoe spreken we elkaar aan? En hoe gaan we om met dingen die niet goed gaan? Is alles in afspraken dichtgetimmerd of juist niet en is er ook voortdurend aandacht voor de cultuur in de raad? Je ziet vaak ongelukken en misverstanden ontstaan omdat het in de gesprekken en debatten niet gaat over de ijsberg onder water. Zie je de rechtmatigheidsverantwoording als een informerend en lerend stuk? Of als een afrekendocument? Daar begint het al mee.”

Lerende organisatie

“De rechtmatigheidsverantwoording is niet bedoeld om te zeggen: we hebben het goed of fout gedaan”, aldus Blomjous. “Het gaat erom zelf de verantwoordelijkheid te nemen. En dat kun je ook al doen als er nog geen wettelijke verplichting is.” “Ga met elkaar in gesprek”, benadrukt Van Vugt nogmaals. “Bespreek hoe je omgaat met het toepassen van wet- en regelgeving en hoe je daarover verantwoording aflegt. Praat over de invloed van de gemeenteraad bij het verdelen van het geld. Hoe ga je om met de budgetten? En hoe zorg je ervoor dat de raad tijdig geïnformeerd wordt over afwijkingen? Maar bespreek ook hoe je omgaat met misbruik, oneigenlijk gebruik en fraude. Dit onderwerp krijgt met de rechtmatigheidsverantwoording een extra impuls. Je wilt streng zijn en zorgen dat er geen misbruik wordt gemaakt van de regelingen en diensten die je biedt. Maar aan de andere kant wil je niet doorslaan zoals in de Toeslagenaffaire bij misbruik. Door samen te bepalen hoe je met deze onderwerpen omgaat en waar de verbeterpunten zitten, kun je een lerende organisatie worden waarin ieder jaar verbeteringen worden doorgevoerd. Maar dit alles begint met het vaststellen dat bedrijfsvoering niet ondergeschikt is.”