Weet u zeker dat u voldoet aan de werkkostenregeling?

Opinie

Weet u zeker dat u voldoet aan de werkkostenregeling? 

Tijd en geld besparen met WKR Analytics

De deadline nadert snel: voor eind februari moeten bedrijven hun loonbelastingaangifte indienen en in deze aangifte de werkkostenregeling voor 2015 verantwoorden. Met WKR Analytics weet u zeker dat u aan deze regeling voldoet.

Guy Thien & Jorg Schalekamp - 15 december 2015

Nu het aangiftemoment dichterbij komt, neemt de druk toe, zo merken we bij onze klanten. Velen van hen weten niet of ze voldoen aan de werkkostenregeling (WKR). Ja, ze weten dat ze nog maar 1,2 procent van het totale fiscale loon mogen besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Maar wat er nu wel en niet precies onder die WKR valt en of ze daardoor onder of misschien wel boven dat percentage zitten is vaak niet bekend. Met deze onzekerheid lopen ze misschien een behoorlijk financieel risico.
 

Gecompliceerder dan gedacht

Veel bedrijven zijn er pas in de loop van dit jaar achter gekomen dat het een stuk gecompliceerder is om aan de regeling te voldoen dan ze initieel dachten. Om de WKR te begrijpen is flink wat fiscale kennis nodig en die heeft niet elk bedrijf in huis.

Wat een en ander verder bemoeilijkt is dat er data van verschillende afdelingen nodig zijn om de WKR-gevolgen te kunnen berekenen: de salarisgegevens komen van de payroll-afdeling, maar voor de ingevoerde bonnetjes moeten we weer bij finance zijn en de HR-afdeling weet wie er een auto van de zaak heeft. 

Zeer regelmatig is het dan ook nog eens zo dat deze afdelingen verschillende soorten systemen gebruiken voor hun administratie. De meeste systemen zijn er niet op ingericht om deze data te combineren en te analyseren. 

En dan zijn er ook nog de processen: u heeft waarschijnlijk vorig jaar al goed nagedacht over hoe u ervoor gaat zorgen dat u niet boven die 1,2 procent uitkomt. Maar weet u ook zeker dat iedereen zich aan deze processen houdt?
 

Lunch met collega of klant?

Een simpel voorbeeld: als wij gaan lunchen met een klant, dan is dat iets zakelijks en heeft het geen invloed op de WKR. Maar als collega’s met elkaar gaan lunchen en dat bonnetje declareren, dan valt dat wel onder de WKR. Wordt dit onderscheid gemaakt bij elke lunchbon die in uw administratie wordt ingevoerd?

Veel van de hiervoor geschetste uitdagingen kunnen worden ondervangen met WKR Analytics, een cloudoplossing die we in het afgelopen jaar al bij veel klanten succesvol hebben geïmplementeerd. WKR Analytics labelt automatisch alle data die relevant zijn voor de WKR, op basis van business rules die door de onze fiscalisten zijn opgesteld.

Het systeem maakt gebruik van de omschrijvingen in de data waardoor WKR Analytics kan worden ingezet zonder dat de onderliggende processen of systemen hoeven te worden aangepast. De categorieën - ‘geen loon’, ‘vrije ruimte’ of ‘gericht vrijgesteld’ - worden in een overzichtelijk dashboard weergegeven, waardoor klanten het hele jaar door op elk moment precies weten waar ze aan toe zijn.

Kosten die het systeem niet direct kan plaatsen plaatst het systeem in het mapje ongeclassificeerd. Alleen dit mapje hoeft vervolgens nog handmatig te worden doorgenomen. Doordat WKR Analytics alle boekingen analyseert, worden eventueel foutief geboekte bonnetjes niet over het hoofd gezien.
 

Het hele jaar in control

Onze klanten die WKR Analytics al gebruiken besparen veel tijd en zijn het hele jaar in control, waardoor het makkelijker is om beslissingen te nemen over nieuwe uitgaven die onder de werkkostenregeling vallen. Bovendien kunnen ze het aangiftemoment met een gerust hart tegemoet zien. En wat doet u? Waagt u de gok en wacht u de controle van de belastingdienst af? Of doet u uw aangifte liever in de wetenschap dat u voldoet aan de werkkostenregeling?
 

Meer weten?

Meer weten over WKR Analytics? Neem contact met ons op via onderstaande gegevens. We kunnen u ook in contact brengen met klanten van Deloitte die al gebruik maken van deze toepassing. 

Vond u dit nuttig?

Gerelateerde onderwerpen