Bedien uw medewerker als klant

Article

Bedien uw medewerker als klant

Creëer een effectievere werkplek met Employee Experience Design

Dankzij mobiele technologie hebben we ons werk altijd op zak. Organisaties hanteren echter nog verankerde processen met daaraan gekoppeld digitale middelen die nog niet zijn meegegaan met deze ontwikkelingen. Medewerkers nemen daarom hun toevlucht in oplossingen zoals Whatsapp, Dropbox en Google Drive die ze kennen vanuit de privésfeer. Hoe kan een organisatie de aansluiting vinden met haar medewerkers op dit vlak?

Gebruiksgemak op de werkvloer

Vrijheid in de manier van werken is steeds belangrijker. Organisaties spelen in op deze vrijheid door de mogelijkheid te bieden om thuis, flexibel en parttime te werken.

Toch is er maar weinig vrijheid in de manier waarop het werk gedaan moet worden. Vanaf dag één krijgen medewerkers tools, processen en de daarbij noodzakelijke trainingen voorgeschoteld. Medewerkers die vervolgens met dit alles aan de slag moeten, vinden het complex en staan kritisch tegenover het proces. Waarom kan het niet eenvoudiger? Waarom kunnen we niet makkelijker samenwerken?

Buiten hun werk leven medewerkers in een wereld waar alles wel rond hun persoonlijke behoefte en belevingswereld lijkt te zijn ingericht en waar zoveel mogelijk diensten rondom platformen als Google, Facebook en Apple gecentreerd waardoor gebruiksgemak en een naadloze klantbeleving ontstaat. In dat licht heeft Whatsapp bijvoorbeeld een superieure oplossing ten opzichte van Yammer omdat alle collega’s en vrienden ook gebruik maken van deze tool.
 

Employee Experience Design neemt barrières weg

De kerngedachte achter Employee Experience Design is dat medewerkers bepalend zijn in hun manier van werken en frictie zoveel mogelijk wordt weggenomen. We brengen de behoeftes en knelpunten binnen de werksfeer in kaart en onderzoeken vervolgens hoe medewerkers met meer plezier en efficiënter kunnen werken, voor henzelf én de organisatie. Door Design Thinking te hanteren verkrijgen we inzichten waar nieuwe services, aansluiting en optimalisatie binnen de organisatie mogelijk zijn. Vervolgens bedenken we levensvatbare diensten die haalbaar, rendabel, verleidelijk zijn en op elkaar aansluiten.
 

De eerste stap: 'Employee Research Studies'

De eerste stap naar verbetering is de huidige manier van werken van uw medewerkers te inventariseren. Dit doen we middels 'Employee Research Studies'.

Dit gaat veel verder dan een enquête of focus group. Immers, het vragen wat uw medewerker wil en dit direct implementeren is een van de grootste fouten die je kan maken om tot innovatie te komen. Het gaat erom te begrijpen hoe een werkdag er uitziet, wat medewerkers motiveert en wat hun belevingswereld is. Daarnaast brengen we de middelen die nu gebruikt worden in kaart. Na deze inventarisatie zien we mogelijke pijnpunten en waar medewerkers improviseren rond bestaande werkprocessen. Zo worden vervolgens kansen zichtbaar. Alles waar iemand mee te maken krijgt in en rond de werkvloer brengen we in kaart met een as-is employee journey.
 

De tweede stap: analyse en co-creatie van een visie

De tweede stap is het analyseren van de resultaten uit de Employee Research Studies en journey met als doel de ideale situatie vast te leggen. Hoe die stip op de horizon eruit moet zien, bepalen we op basis van generatieve sessies en workshops samen met uw medewerkers. Zo komen we tot een visie die innovatief is en stuurt naar een oplossing die kan worden uitgewerkt. Deze visie combineren we met trends binnen en buiten de werksfeer en de doelstellingen van de organisatie, zodat we oplossingen bieden die waarde opleveren voor alle betrokkenen. Het resultaat hiervan kan een future journey map zijn.
 

Een journey map geeft overzicht

De derde stap: ontwerpen op basis van behoefte

Vervolgens bepalen we welke acties prioriteit hebben op basis van wat in potentie de meeste waarde en effect kan opleveren in het dagelijks leven van uw medewerker. Middels het uitwerken van diverse richtingen en oplossingen in de vorm van diensten, verbindende services en producten geven we invulling aan de behoefte of zorg van de medewerker en organisatie. Dit kan vervolgens worden getest door bijvoorbeeld te experimenteren met de processen en prototypes via kleinschalige meetbare pilots.
 

Onboarding app concept ter ondersteuning van de medewerker

Dit alles is verpakt in een iteratief en flexibel proces zodat het altijd mogelijk is een nieuwe richting te onderzoeken als blijkt dat dit noodzakelijk is. Dit zal uiteindelijk veel tijd, geld en frustratie besparen. Het laatste wat u wilt is een dure tool aanschaffen die vervolgens niet gebruikt gaat worden.
 

Results that matter

De uitkomst is dat de meest succesvolle oplossingen winnen en uiteindelijk een plek krijgen binnen de organisatie met als bijkomend voordeel dat medewerkers zelf deze verandering steunen.
 

More information?

Heeft u vragen wat Employee Experience Design kan betekenen voor uw organisatie of wilt u simpelweg meer weten? Neem dan contact op met: Luc Moers of Franklin Heijnen

Vond u dit nuttig?