Voldoet uw projectadministratie aan de subsidievoorwaarden?

Article

Voldoet uw project­administratie aan de subsidie­voorwaarden?

Een compliant project­administratie

Wij zien vaak in de praktijk dat een projectadministratie niet compliant is. Dat komt niet alleen doordat de controle evidence bij een controle strikter is geworden, maar vooral door strengere voorwaarden van subsidiegevers. Bij de afronding zijn hierdoor mogelijk niet alle kosten subsidiabel en leidt dat onnodig tot een onverwacht verlies.

Waar vroeger alle relevante informatie vast lag in de projectadministratie, is nu een extracomptabel projectdossier essentieel. Projecten kennen vaak een langere looptijd dan vooraf gepland, medewerkers vertrekken en/of bijzondere situaties doen zich voor. Bij dit soort situaties wordt niet altijd stil gestaan dat hierbij informatie of documentatie verloren gaat. Bij het einde van het project komen dan vragen naar boven die onnodig veel tijd kosten om uitgezocht te worden. Daarbij kan het voorkomen dat de kosten toch niet subsidiabel blijken te zijn omdat de onderbouwing niet kan worden teruggevonden.

De verantwoordelijke projectleiders moeten zelf het initiatief nemen om een projectdossier op te stellen en te actualiseren. De documentatie die in dit soort gevallen benodigd is, is veelal in het bezit van de projectleider. Daarnaast kennen zij het project inhoudelijk en weten zij bijna altijd wel wat er speelt. Deze kennis kan goed worden toegepast door de projectleider tijdig relevante projectdocumentatie te laten vastleggen eventueel in samenwerking met de financiële afdeling. Het uitgangspunt hierbij is door juist tussentijds relevante projectdocumentatie te archiveren, tijd te besparen bij de afronding. Wanneer de projectleider het dossier op een correcte wijze bij houdt is het dossier compleet op het moment dat het project wordt afgerond.

Meer weten over een compliant projectadministratie?

Wilt u meer weten over een compliant projectadministratie? Neem dan contact op met Tom Lamers via +31 (0)88 288 2296

Vond u dit nuttig?