Borrels Uitjes Andere geschenken en de BUA

Blog

Borrels Uitjes Andere geschenken en de BUA

Geschenken voor personeel en het Besluit Uitsluiting Aftrek

De (digitale) intocht van Sinterklaas is achter de rug en voordat we het weten is het Kerst. Rond deze tijd geven werkgevers geschenken aan personeelsleden waar deels een privékarakter aan verbonden is. In deze blog sta ik stil bij de verwerking van geschenken in het kader van de BUA, oftewel Besluit Uitsluiting Aftrek Omzetbelasting 1968 (BUA).

Mandy Velthuijzen - 24 november 2020

Besluit Uitsluiting Aftrek (BUA)

Een btw-ondernemer kan btw op kosten (‘voorbelasting’) in zijn btw-aangifte in aftrek brengen als hij goederen en diensten aanschaft en deze gebruikt voor btw-belaste prestaties. Dit recht op aftrek is in beginsel uitgesloten voor zover het gebruik van de betreffende goederen en diensten een consumptief karakter (‘privékarakter’) draagt. In dit kader kent de Nederlandse btw-wetgeving een correctie van btw-aftrek op basis van het Besluit Uitsluiting Aftrek (‘BUA’). Zo zal aan het einde van het jaar, in de laatste btw-aangifte, de aftrek van de btw gecorrigeerd worden op kosten die zien op bijvoorbeeld de uitgaven voor relatiegeschenken, giften en voorzieningen voor het personeel.

Het is dus zaak voor werkgevers om in de gaten te houden welke categorieën geschenken onder de BUA vallen en welke voorwaarden van toepassing zijn.

Drempelbedrag voor correctie

Er dient geen bedrag gecorrigeerd te worden als de uitgaven niet meer dan € 227 bedragen per begunstigde. Het drempelbedrag is exclusief btw.  Wordt het drempelbedrag per begunstigde overschreden, dan dient het gehele bedrag gecorrigeerd te worden in de laatste btw-aangifte van het jaar.

Personeelsgeschenken

Personeelsgeschenken zoals bijvoorbeeld een kerstpakket, jubileumgeschenk, of fitnesstraining, vormen loon in natura en vallen daarom onder de BUA.

Giften en relatiegeschenken

Deze categorie heeft een extra voorwaarde. De btw op giften of relatiegeschenken kan in zijn geheel niet als voorbelasting worden opgenomen als:

  • de begunstigden geen of voor 70% of minder btw-aftrek hebben indien zij het geschenk zelf zouden kopen, én
  • het drempelbedrag van € 227 per ontvanger wordt overschreden.

Medische hulpmiddelen schenken door de coronacrisis

Heeft u in de periode 16 maart tot en met 31 december 2020 gratis medische hulpmiddelen en apparatuur aan zorginstellingen geschonken? Dan heeft deze gift onder bepaalde voorwaarden geen invloed op de aftrek van voorbelasting. 

Eten en drinken voor het personeel

Voor het verstrekken van eten en drinken aan personeelsleden moet een aanvullende berekening worden gemaakt. De volgende berekening geldt voor bedrijven met een kantine in eigen beheer. Personeelsleden betalen vaak een lager bedrag voor het eten en drinken in de kantine dan in andere horecagelegenheden. Dit wordt ook wel bevoordeling genoemd. Is de bevoordeling meer dan het drempelbedrag per werknemer, dan mag de btw die betaald is voor de inkopen niet (volledig) worden afgetrokken. De btw dient te worden gecorrigeerd in de laatste aangifte van het jaar. De berekening is als volgt:

                Aanschafkosten eten en drinken exclusief btw

                Opslagpercentage 25% (van de aanschafkosten excl. btw)             +

                Theoretische omzet

                Werkelijke kantineomzet inclusief omzet                                           -

                = Bevoordeling werknemer (indien positief bedrag)

De bevoordeling inzake de verstrekking van eten en drinken dient te worden gedeeld door het aantal begunstigden. Deze uitkomst dient opgeteld te worden bij de overige personeelsvoorzieningen met betrekking tot de BUA.  Als de bevoordeling bestaande uit de overige personeelsvoorzieningen en de kantinebevoordeling tezamen het drempelbedrag van € 227 per begunstigde overschrijdt, wordt de btw-aftrek gecorrigeerd. 

Op welk onderdeel de correctie ziet hangt af van de situatie. Indien de kantine 9% goederen verkoopt dan wel verstrekt, vindt de correctie op de inkoopkosten van het eten en drinken ook plaats tegen het btw-tarief 9%. Bij een overschrijding van het drempelbedrag moet eerst een correctie ten aanzien van de kantineverstrekkingen worden gemaakt.

Nadat een correctie is gemaakt voor de kantineverstrekkingen staat de teller van € 227 drempel ten aanzien van de kantineverstrekkingen weer op nul. Als de overige verstrekkingen vervolgens meer dan € 227 bedragen, dan is ook de aftrek van btw hiervoor uitgesloten. Als op de overige verstrekkingen een btw-tarief van 21% van toepassing is, dan vindt de correctie ook plaats tegen het tarief van 21%.

BUA berekening

U dient de berekening van de BUA te maken per werknemer. Hierbij baseert u zich op het bedrag voor relatiegeschenken en dergelijke plus de uitkomst van de berekening kantineregeling. Personeelsvoorzieningen en geschenken zijn vaak persoonsgebonden. Deze persoonsgebonden uitgaven rekent u toe aan de desbetreffende persoon.
Indien er personeelsvoorzieningen zijn die voor meerdere werknemers bestemd zijn, deelt u de kosten door het aantal personen dat gebruik maakt van de voorziening.

Per medewerker dient u na te gaan of het drempelbedrag is overschreden. Als het drempelbedrag is overschreden dient de btw-correctie plaats te vinden in de laatste btw-aangifte van het jaar. Zorg dat altijd een BUA-berekening per medewerker aanwezig is.

Did you find this useful?