‘Van Offline naar de Cloud’

Case study

Van Offline naar de Cloud

Veel snellere verwerking heeft grootste toegevoegde waarde

Onder de naam Deloitte SME ondersteunen medewerkers van Deloitte mkb-ondernemers met onder meer jaarrekeningen en belastingaangiftes. Daarnaast krijgt ook het efficiënter inrichten van administratieve bedrijfsprocessen de laatste jaren steeds meer aandacht. Zo ook bij Bennis Arnhem, al sinds 1920 leverancier van alle soorten en maten winkelpuien en gevelelementen.

Hoe gaat zo’n verbetering van bedrijfsprocessen op administratief gebied in zijn werk? In een gesprek met Julian Dikker, controller van Bennis Arnhem, wordt duidelijk hoe hij de aanpak van Deloitte heeft ervaren.

Wat voor bedrijf zijn jullie? Wat zijn de activiteiten van Bennis Arnhem?

“Al sinds 1920 is Bennis Arnhem in heel Nederland – en over de grens - een begrip op het gebied van winkelpuien en gevelelementen. Puien, ramen, deuren, rolluiken, luifels, vouwwanden en beglazingen, wij ontwikkelen en produceren ze in letterlijk allerlei soorten, maten en (materiaal)uitvoeringen. Zo realiseren we projecten voor zowel winkelbedrijven en kantoorpanden als voor particulieren. Nieuwbouw, verbouw, renovatie, wij staan ervoor. Wij voeren projecten uit van aanvraag tot en met eindproduct. De wensen van opdrachtgevers en architecten worden door ons in praktische oplossingen vertaald naar een gevelaanzicht, dat de uitstraling van de winkel vertegenwoordigt. Uiteraard verzorgen wij ook het onderhoud en reparatie van de door ons geleverde puien.”


Op welk moment kreeg je voor het eerst oog voor de mogelijkheden voor efficiëntere administratieve bedrijfsprocessen binnen jullie bedrijf?

“In 2010 ben ik zelf al op kleinere schaal aan de slag gegaan met een online boekhoudpakket. Hier werd voor mij al snel duidelijk welk voordeel dit bood voor mezelf, door de mogelijkheid alles ter plaatse bij de klant te kunnen bespreken, omdat alles in de Cloud toegankelijk is. De link was in principe voor mij snel gelegd dat dit op een dag ook binnen Bennis Arnhem B.V. geïmplementeerd moest worden.”


Wanneer hebben jullie besloten om de digitalisering van jullie administratie verder in gang te zetten en wat was daarvoor de directe aanleiding?

“Ik had al eerder met Govert van de Visch (Deloitte) gesproken over digitalisering van de administratie. Omstreeks oktober 2015 hebben we contact gehad om dit serieus in gang te zetten. De voornaamste reden en aanleiding om dit te doen was minder tijd kwijt te zijn aan de verouderde routinematige processen, zoals facturen boeken binnen het oude administratieprogramma. Hierdoor zal er meer tijd ontstaan voor een andere taak binnen Bennis Arnhem, namelijk controlling. Nu de administratie gestroomlijnder loopt ontstaat de tijd en mogelijkheid alle andere processen binnen het bedrijf aan te pakken en te optimaliseren.”


Op welke manier heeft Deloitte het proces in gang gezet en verder begeleid?

“Met de Ketenoptimalisatie van het administratieve proces heeft Deloitte het traject in gang gezet. In twee voorbereidende gesprekken is ter plaatse gedemonstreerd hoe het digitale proces werkt en wat er precies nodig was om voor het perfecte digitale “maatpak” voor Bennis Arnhem te zorgen. In de voorbereiding werden ook snel de kosten- en tijdsbesparing in de toekomst duidelijk. Deloitte heeft na opdracht de implementatie gedaan met betrekking tot Basecone en de bankkoppeling naar onze bank. De overgang van het oude administratieprogramma naar het nieuwe online boekhoudpakket kon vrij gemakkelijk uitgevoerd worden via een tool van de leverancier. Deloitte heeft tevens onze wensen voor de diverse lay-outs binnen het nieuwe pakket verzorgd.”


Waar zie je de toegenomen efficiency terug in de dagelijkse werkzaamheden?

“De grootste toegevoegde waarde is voor mij de veel snellere verwerking, vanaf binnenkomst factuur tot aan boeken en uiteindelijk de betalingen. Tevens bevalt de automatische afstemming van de bankkoppeling uitstekend.”
“De mate van controle op een goede boeking van de stukken zelf is hetzelfde als bij ons oude administratieprogramma, maar de rest van het administratieve proces levert enorme tijdswinst op. Ander voordeel is dat ik niet meer afhankelijk ben van een vaste werkplek, alhoewel ik normaal gesproken wel gewoon op kantoor te vinden ben. Verder wordt het proces van de jaarrekening vergemakkelijkt doordat ik online over de juiste koppelingen met Deloitte beschik, zodat ook de accountantswerkzaamheden makkelijker verricht kunnen worden.” Deze koppelingen tussen klant, Deloitte, en uiteenlopende administratieve oplossingen komen allemaal samen in het ctrl platform. Hier zijn de verschillende automatiseringen onder één dak te vinden, waardoor ondernemers en medewerkers van Deloitte efficiënt met elkaar kunnen werken op het gebied van accountantswerkzaamheden, cloud-based applicaties en onderlinge communicatie.


Zou je het proces opnieuw door Deloitte laten begeleiden?

Absoluut! Deloitte heeft de kennis en professionaliteit in huis en heeft dit proces effectief en snel op poten gezet. Ons boekhoudpakket is nu goed afgestemd met de programma’s die er omheen draaien, alsmede met Deloitte voor een betere afstemming met betrekking tot de jaarrekening. Al met al kostenbesparing, nauwkeuriger werken, overal toegankelijk en dus zeer flexibel werken.


Geld verdwijnt door onbekendheid

Ondernemers die niet bekend zijn met de mogelijkheden om processen op administratief gebied efficiënter in te richten laten veel geld liggen. Niet alleen als een direct gevolg van de kosten gerelateerd aan de benodigde hard- en software, maar ook o.a. op het gebied van het optimaal benutten van het personeel. Dit laatste wil niet zeggen dat minder mensen nodig zijn binnen uw organisatie, maar wel dat u de mensen op een andere manier in kunt zetten. Met behulp van de nieuwste technologie zijn veel wensen te realiseren met als doel het real-time up-to-date zijn. Hierdoor zal tevens de gegevensverstrekking aan derden, zoals uw accountant of uw bankier, veel efficiënter verlopen.

Weet u zeker dat u geen geld laat liggen? Wij helpen u graag verder.


Meer weten?

Wilt u meer weten over de mkb-dienstverlening van Deloitte? Kijk dan op https://deloitte.ctrl.nl. Of neem contact op met Govert van de Visch via +31 (0)88 2884096

Vond u dit nuttig?