Een familiebedrijf leiden in het postcoronatijdperk | Family Enterprise | Deloitte Netherlands

Article

Zo houdt u vertrouwen in de versnelde digitale transitie

Een familiebedrijf leiden in het postcoronatijdperk (deel 3)

Het begin van de coronacrisis markeerde voor veel familiebedrijven ook het begin van een versnelde digitale transitie. Nu, al meer dan een jaar later, legt deze noodgedwongen versnelling zowel digitale risico’s als digitale kansen bloot. Bij beide zou het vergroten van vertrouwen het uitgangspunt moeten zijn. Hoe? Daarover gaat deze derde aflevering van een serie artikelen over familiebedrijven in het postcoronatijdperk.

Door Arjen Koonings

We horen regelmatig van familiebedrijven dat ze vinden dat de digitale en technologische ontwikkelingen zo snel gaan dat ze ze nauwelijks kunnen bijhouden. Vaak blijkt dat een belangrijke reden om dan maar terughoudend te zijn. Een begrijpelijke gedachte. Wat gisteren zorgde voor een nieuwe digitale revolutie, kan over een aantal maanden alweer hopeloos ouderwets zijn. Toch hebben wij een belangrijke boodschap aan de digitale achterblijvers: inderdaad, de digitale ontwikkelingen gaan snel, maar zo langzaam als nu zullen ze nooit meer gaan. We moéten dus wel mee.

Alleen al omdat digitaal vertrouwen een belangrijke succesfactor is van familiebedrijven, zoals we ook laten zien in ons onlangs gepubliceerde rapport Leading with trust as a family enterprise—How to thrive in a disrupted market. Naast dat digitale vertrouwen kunnen ook fysiek, emotioneel en financieel vertrouwen belangrijke onderscheidende factoren zijn. Familiebedrijven kunnen deze unieke kracht versterken door de juiste organisatorische prioriteiten te stellen.

Werken aan digitaal vertrouwen

Op het digitale vlak zou cybersecurity een van die prioriteiten moeten zijn. Bij elke organisatie, maar al helemaal bij familiebedrijven waar cyberdreigingen ook de privacy en persoonlijke bezittingen van de familie kunnen aantasten. Werknemers van veel organisaties werken door Covid-19 vanuit huis. Hoewel veel bedrijven awareness-programma’s hebben om hun mensen aan te moedigen aandacht te besteden aan cybersecurity, zijn er ook risico’s. Slecht beveiligde netwerken van medewerkers bijvoorbeeld. En op maat gemaakte phishing-aanvallen, waar werknemers in hun privé-omgeving misschien sneller intrappen dan wanneer ze door collega’s worden omringd.

Daarnaast leidt de verdergaande digitalisering ertoe dat veel zaken minder goed te controleren zijn. Waar staat bedrijfsdata opgeslagen? Hoe goed zijn derde partijen digitaal beveiligd en hoe zit het met de digitale koppelingen met deze partijen? Is de toegang tot die data wel goed geregeld en welke zekerheden hebben bedrijven daarover? Steeds meer bedrijven brengen hun (soms kritische) bedrijfsprocessen naar de cloud, met bijvoorbeeld ook de sa-larisadministratie, hr-pakketten en of ERP-systemen met daarin gevoelige persoonsgegevens. Ook productie- en/of distributieprocessen worden gedigitaliseerd en er zijn steeds meer digitale koppelingen met andere bedrijven in de keten.

Privacy en security by design

Cybersecurity moet tegelijkertijd geen showstopper zijn. Veel familiebedrijven waar wij mee werken zijn pragmatisch. Logisch: als ze ergens voor kiezen willen ze dat snel doorvoeren en niet nog jaren wachten. Die pragmatiek willen wij zeker niet ontmoedigen, maar als het gaat om digitale transities dan komt daar meer bij kijken dan alleen het zo snel mogelijk invoeren van de nieuwe digitale oplossing.

Om vertrouwen te kunnen waarborgen moeten cybersecurity en privacy echt vanaf het begin hoog op de agenda staan. Dat vertrouwen gaat niet per se over alle risico’s uitbannen, maar wel over dat er kennis over de risico’s is. In dit kader hoeven dus niet alle risico’s gemitigeerd te worden, maar moeten zowel de leiders in een familiebedrijf als ook de medewerkers in alle andere lagen van de organisatie laten zien dat ze zich bewust zijn van de risico’s en zelf kiezen welke ze wel niet accepteren. Hiervoor is duidelijke communicatie tussen inhoudelijke experts en de familie of andere stakeholders een belangrijke voorwaarde.

Een van onze klanten is een goed voorbeeld van waar het soms misgaat. Het bedrijf wilde volledig overgaan naar de cloud, omdat het inzag dat hun organisatie daar wendbaarder van zou worden. De implementatie ging snel van start. Maar toen wij hierover in gesprek kwamen, bleek dat er allerlei zaken op het gebied van security en privacy nog helemaal niet goed afgetimmerd waren. Los van de risico’s waaraan het bedrijf daardoor werd blootgesteld, leverde deze benadering extra werk en dus vertraging op. Security en privacy by design zou daarom het uitgangspunt moeten zijn: dan kunnen bedrijven nog steeds pragmatisch handelen, maar wel met meer vertrouwen doordat deze risico’s vanaf het begin worden meegenomen in alle keuzes. 

Transparantie in de keten

Naast digitale risico’s zijn er ook veel digitale kansen. Zo waren veel familiebedrijven voor Covid-19 al bezig met digitale procesoptimalisatie, met het verbeteren van producten en klantervaringen en met het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten. Digitale hulpmiddelen kunnen bijdragen aan responsible business, aan verantwoord ondernemerschap. Bijvoorbeeld bij het creëren van transparantie in de hele keten, zodat klanten en investeerders beter zicht krijgen op de herkomst van grondstoffen en producten. Daarnaast wordt het steeds eenvoudiger om klanten zelf op een veilige manier toegang tot en zeggenschap over hun data te geven.

Ook bij de digitale kansen speelt vertrouwen een belangrijke rol. Klanten en andere belanghebbenden gaan mee in de digitale keuzes van het familiebedrijf als zij erop kunnen vertrouwen dat deze op de goede manier worden genomen. Familiebedrijven moeten dat dus kunnen laten zien.  

De juiste prioriteiten

Ondanks de kansen en de grote stappen die er al gezet zijn, zijn familiebedrijven soms ook terughoudend als het gaat om verandering. Een digitale transformatie is nodig om de continuïteit van het familiebedrijf te borgen, vandaag de dag en naar de toekomst toe, maar het vereist een andere manier van nadenken over kansen en risico’s. Verandering kan spannend zijn, omdat je nooit zeker weet waar die exact naartoe gaat leiden. Belangrijk om de uiteindelijke doelstelling goed voor ogen te houden en te begrijpen wat de nieuwe technologieen daarin kunnen betekenen. Ook kunnen binnen de verschillende generaties van een familiebedrijf verschillende digitale ambities zijn.

Het is daarom belangrijk om al in een vroeg stadium de juiste prioriteiten te stellen. In de eerste plaats moeten de verschillende generaties op een lijn komen, door in gesprek te gaan over de toekomst van het bedrijf. Keuzes binnen een digitale transformatie moeten immers passen bij de uitgezette strategie. Daarover vervolgens duidelijk communiceren met de familie en andere stakeholders zal ervoor zorgen dat het vertrouwen in het familiebedrijf toeneemt.

Interne of externe digitale experts zijn nodig om de kansen en risico’s van verdere digitalisering helder uiteen te zetten. En dan zal blijken dat het ook in dit digitale tijdperk nog mogelijk is weloverwogen risico’s te nemen; hoe complex digitale processen en koppelingen ook zijn.

Wilt u ook weloverwogen risico’s nemen en meer weten over hoe u ook voor uw digitale transformatie de juiste prioriteiten stelt? Onze specialisten gaan graag met u en uw familie in gesprek. Neem contact op met Marije Staman of Arjen Koonings via de onderstaande gegevens.

Lees hier het volledige Engelstalige rapport Leading with trust as a family enterprise—How to thrive in a disrupted market.

Report: Leading with trust as a family enterprise

Lees meer
Did you find this useful?