Knowledge management: waarom het slim is om kennis te delen | Human Capital

Article

Knowledge management: waarom het slim is om kennis te delen

Benut kennis in het geheel: een optelsom van informatie, toepassing en interpretatie

Het Deloitte Global Human Capital Trends Report 2020 belicht 10 trends die HR managers en leidinggevenden bezig houden. Kennismanagement is daar één van. Mensen zijn mobiel, nemen kennis mee en verspreiden die kennis veel makkelijker dan vroeger. In wat voor context gaat dat het beste? En hoe creëer je als werkgever een goed klimaat voor kennisdeling?

Meer dan een database
Kennismanagement deed zijn intrede al decennia geleden en dat betekent méér dan een interne database met informatie op orde hebben. Kennis en informatie zijn namelijk geen identieke begrippen. Informatie is alles was je op papier kunt zetten. Kennis is de optelsom van informatie + toepasbaarheid + interpretatie. Kennis zit in mensen, practices, technologieën, netwerken en teams. Kennis kun je niet los zien van de plek waar de kennis gecreëerd wordt.

Kennis is macht
Omdat kennis altijd is ingebed in zijn context (in het werk zelf, in het resultaat van werk, in de omgeving van waar werk gedaan wordt, en in mensen), is deze hier moeilijk los van te zien. Verwerk je kennis in een rapport, dan verdwijnt er altijd een stuk toepasbaarheid en dus waarde. Hierdoor is kennis, en zeker bedrijfskritische kennis niet makkelijk deelbaar en niet voor iedereen toegankelijk en bruikbaar. Dit maakt het een machtsmiddel . Echter, faciliteer je de juiste dynamieken in je organisatie, dan kun je kennis en daarmee je lerende organisatie inzetten als competitief goed.

Nieuwe moraal
Met deze opmars veranderen ook onze opvattingen. Organisaties zijn op zoek naar een nieuwe moraal inzake knowledge management: kennisdeling is goed, van kennisdelen komt kennis creëren, kennis maakt medewerkers relevant. De organisatie die kennis alleen maar als ‘need to know’ ziet, schiet tekort.

Belemmeringen
We zien allerlei factoren die kennisdelen kunnen belemmeren. De technologische infrastructuur kan haperen. Zonder tools om netwerken inzichtelijk te maken om elkaar te vinden (zoals een smoelenboek, DPN, whatsapp, of open kennis database) wordt kennisdelen lastig. Maar belangrijker nog zijn er veel organisatie- en cultuurfactoren, zoals werken in silo’s, gebrek aan mandaat, persoonlijke voorkeuren, ‘zo doen we het hier nu eenmaal’. Stuur je een e-mail of bel je op? Uit het Trends Report komt duidelijk naar voren: kennisdelen heeft vooral te maken met gedrag van mensen en minder met systemen.

Zoektocht
Organisaties vinden het vaak een lastig vraagstuk: hoe kunnen we méér dan instrumenteel met kennisdeling omgaan? De in silo’s georganiseerde organisaties benaderen kennismanagement vaak vanuit informatiemanagementperspectief. Ze stellen een knowledge manager aan en die mag het regelen. Bij moderne (netwerk-)organisaties zien we dat kennis en kennisdelen juist niet specifiek is voorbehouden aan één persoon of afdeling. Kennisdelen is het onderscheidend vermogen van de hele organisatie en een bron van creativiteit en innovatie. Als dat lukt, kun je als organisatie betere resultaten behalen.

Kennis maken
Mensen die als expert fungeren in hun organisatie, gaan niet in een database zitten zoeken naar informatie. Ze zoeken contact met andere experts: de juiste kennis is vaak na 2 telefoontjes gevonden . Dus kijk naar de praktijk: faciliteer wat mensen nodig hebben in plaats van alle effort steken in het op orde brengen van ICT-systemen.

Contexten
Het optimale klimaat om kennis te delen bestaat uit gedeelde contexten van mensen die met elkaar samenwerken. Dat kan de feitelijke werkcontext zijn - of je thuiswerkt of op kantoor maakt dan niet eens uit. Daarnaast is de gedeelde praktijk-context belangrijk: begrijp je elkaar, ken je elkaars technologie? Evenals de sociale context: hoe werk je samen in een organisatie, van wie is het intellectuele eigendom en vertrouw je elkaar als je kennis uitwisselt?

Rond het kampvuur
Als je elkaar kent, kun je beter delen. Een andere omgeving kan dit proces versnellen. Neem je klanten eens mee naar een andere locatie. Vertel verhalen rond een kampvuur in de Greenhouse of ga naar buiten. Die heel andere context doet iets met mensen.

Drie tips

  1. Kijk op welke manier mensen zelf hun weg vinden om kennis te verzamelen. Welke dynamiek is al aanwezig in de organisatie? Vraag wat ze nodig hebben van de organisatie om te delen en te creëren.
  2. Geef mensen de ruimte om te reflecteren en van elkaar te leren, tijdens het werk zelf. In het begin is dit een investering, maar al snel weet men elkaar te vinden een gaat kennisdelen vanzelf.
  3. Creëer een cultuur waarin mensen elkaar willen leren kennen en geïnteresseerd zijn in het intellect en de creativiteit van collega’s. niet alleen in de taak van het werk. Bevorder dat iedereen met elkaar een kop koffie drinkt om te ontdekken wat de ander doet. Dat is relevant bestede tijd. Dan ontmoeten sociale contexten elkaar en ontstaan er netwerken.
Did you find this useful?