Leiderschap en samenwerken in virtuele teams | Publieke Sector | Deloitte Nederland

Article

Leiderschap en samenwerken in virtuele tijden

Acht principes voor het leiden van virtuele teams

Virtueel is de nieuwe werkelijkheid en waarschijnlijk zal dit voorlopig niet veranderen. Als gevolg van de COVID-19 uitbraak zit kantoorpersoneel in Nederland en de rest van de wereld massaal thuis. Teams die gewend waren fysiek samen te werken zijn genoodzaakt ineens over te schakelen naar nieuwe virtuele werkwijzen. Dit brengt nieuwe uitdagingen en nieuwe manieren van leidinggeven met zich mee.

De allereerste vraag is vaak, hoe gaan we virtueel samen met elkaar werken? Tegenwoordig zijn er gelukkig allerlei verschillende programma’s beschikbaar die virtueel werken ondersteunen, bijvoorbeeld Microsoft Teams, Zoom, Slack en Skype for Business. In een eerder artikel van onze zorgcollega’s zijn een aantal van deze programma’s op een rijtje gezet met daarbij een overzicht van hun sterke en zwakke punten. Echter het kiezen van het juiste programma is misschien wel de meest eenvoudige opgave gezien de hoeveelheid informatie die hierover aanwezig is. De uitdaging zit in het op de juiste manier ermee (samen)werken. Virtueel samenwerken in een team vraagt in veel gevallen namelijk om verandering van activiteiten, gedrag, rollen én leiderschap. Dit snel, en op de juiste wijze doorvoeren is de echte opgave van de switch naar virtueel werken.

Virtueel is niet fysiek en tast het gevoel van samenzijn aan. Dit heeft op zijn beurt weer gevolgen voor de productiviteit en de creativiteit. Virtueel werken geeft een hoger risico op miscommunicatie en gebrekkige samenwerking, wat er toe kan leiden dat het vertrouwen en de verbondenheid tussen teamleden afneemt. Om deze uitdagingen weg te nemen gaan we in onderstaand artikel in op het onderwerp ‘het leiden van virtuele teams’. Binnenkort zullen we daarnaast een stuk publiceren over ‘faciliteren in een virtuele omgeving’. Om de continuïteit en creativiteit van het werk te waarborgen zijn beide aspecten van belang.

Leiden van virtuele teams

Het leiden van virtuele teams

Virtueel vraagt om een specifiek soort leiderschap. Op basis van onze ervaring hebben we acht principes geformuleerd om als leider je fysieke team te transformeren in een virtueel high-performing team. Deze principes worden extra toegelicht in het volledige artikel welke je kunt downloaden aan de rechterzijde.

  1. Stem je team af op de nieuwe virtuele situatie
    Virtueel werkt gewoon anders. Besteed op het begin expliciet aandacht aan wat het is, wat jullie als team ook alweer willen bereiken, hoe jullie dat nu virtueel gaan doen en welke rollen daarbij passen in de nieuwe virtuele setting.
  2. Creëer een nieuw ritme
    Creëer nieuwe tradities. De eerste 30 dagen bepalen hoe je op de lange termijn met elkaar samenwerkt. Plan bewust informele online team meetings, plan vaste tijdstippen waarop jullie contact hebben en inchecken en bovenal, maak er iets leuks van! Die eerste virtuele bingo voelt misschien een beetje raar, maar je zult zien dat je eraan gewend raakt en dat het veel hilariteit en daarmee een betere verbinding zal opleveren!
  3. Volg nauwgezet capaciteit & voortgang
    Bewustzijn van je teams individuele en collectieve capaciteit en het hebben van een continu overzicht van taken en progressie is van groot belang voor de verbondenheid en de productiviteit van het team. Zorg voor een duidelijke structurering en prioritering van taken, houd dit centraal bij en blijf via korte check-ins goed op de hoogte van wie nog ruimte heeft voor extra taken en wie niet.
  4. Maak gebruik van de mogelijkheden die de technologie biedt
    Teams, Zoom, bijna alle tools gebruiken verschillende mogelijkheden om echt samen te werken. Beperk je niet alleen tot het gebruik van de video en chat functie. Doe bijvoorbeeld eens een echte virtuele brainstorm, waarbij je in virtuele break-outs uiteen gaat en lekker digitale post-its plakt op het virtuele whiteboard. Klinkt gek? In het artikel over faciliteren laten we zien dat je dit vrijwel hetzelfde kan inregelen als bij een echt whiteboard.
  5. Wees zichtbaar
    De afstand die virtueel werken creëert kan het vertrouwen, het vermogen tot innoveren en de verbondenheid sterk verminderen. Om deze afstand te overbruggen moet je geregeld online zichtbaar en aanspreekbaar zijn. Ben je er zelf daarnaast van bewust dat ieder teamlid zijn eigen behoefte aan aandacht heeft en onderken dat de performance van mensen kan wijzigen als gevolg van virtueel werken.
  6. Communiceer (te) veel
    In virtuele teams, en zeker in crisis tijd, is het belangrijk veel te communiceren. Beter te veel dan te weinig. Zorg voor een heldere en gestructureerde communicatie en wees creatief in de wijze waarop je communiceert.
  7. Promoot zelfsturing
    Wanneer je afhankelijk bent van virtueel werken, kun je nog minder leiden dan normaal. Promoot daarom zelfsturing. Geef mensen een duidelijke opdracht en de verantwoordelijkheid om deze zelf uit te voeren. Wees daarbij niet bang voor fouten, omarm ze en zorg ervoor dat de persoon en het team er van leert. Op die manier ontstaat vertrouwen wat op zijn beurt er toe zal leiden dat meer mensen eigen initiatief ontwikkelen, ook als je straks wel weer op kantoor zit.
  8. Zorg voor je team
    De gezondheid van je team is het meest belangrijk. Virtueel werken maakt dat privé en werk meer dan ooit in elkaar overlopen. Het is dan ook van groot belang om duidelijke structuren te creëren voor de werkdagen en je teamleden daar ook aan te houden. ‘Lead by example’ en houd je mensen in de gaten! Ben je er daarbij van bewust dat een 6-urige virtuele werkdag net zoveel energie kost als een reguliere 8-urige werkdag! Laat staan met partner en kinderen thuis…😉

Meer informatie?

Dit rapport is een Nederlandse vertaling van de publicatie uit Deloitte Denemarken. Met dank aan de auteurs: Stine Degnegaard, Camilla Alm, Jannick Pedersen. 

Wil je meer weten over het leiden of faciliteren in virtuele teams? Neem dan contact op via de onderstaande contactgegevens.

Did you find this useful?