Snel en veilig virtuele zorgomgeving

Article

Snel en veilig een virtuele zorgomgeving inrichten

Geteste oplossingen voor digitale samenwerking in de gezondheidszorg 

Door de genomen maatregelen om het Covid-19 virus te bestrijden is het voor veel zorgprofessionals en patiënten niet mogelijk om naar het ziekenhuis te reizen voor hun afspraken met elkaar of met zorgprofessionals onderling. Een digitale samenwerkingsomgeving inclusief videobellen kan hier aanvullende oplossing in bieden. Maar wat zijn nu veel gebruikte en veilige oplossingen voor de zorg en waar moet je op letten bij je keuze?

18 maart 2020

Wij zetten oplossingen die kwalitatief goed en op de zeer korte termijn beschikbaar te maken zijn voor u op een rij. Deze oplossingen zijn minimaal voor de komende urgente periode geschikt. Gezien de urgentie van het vraagstuk is deze lijst ook zeker niet volledig (kort onderzoek laat namelijk zien dat er in Nederland meer dan 200 applicaties worden aangeboden). We beogen met deze analyse vooral de zorginstellingen een handvat aan te bieden voor snelle en verantwoorde implementatie van een digitale samenwerkingsomgeving(en) die zowel door en voor patiënt en professional goed zijn te gebruiken. Om een veilige en kwalitatief goede keuze te maken voor uitwisseling via digitale samenwerking hebben wij diverse oplossingen onder de loep genomen, vergelijkend warenonderzoek uitgevoerd en de veiligheid beoordeeld. We onderscheiden daarbij 3 use-cases/categorieën:

  1. De mogelijkheid van een digitale werkplek voor een professional (men heeft op afstand toegang tot de zakelijke (digitale) werkomgeving). Hiermee kan op afstand gewerkt worden.  
  2. De mogelijkheid om in een professionele samenstelling digitaal samen te werken. Hiermee kunnen vergaderingen worden ondersteund en kan er gezamenlijk aan projecten of programma’s worden gewerkt.  De minimale vorm hierin is dat men kan met meerdere mensen op afspraak kan videobellen gecombineerd met het delen van de desktop.   
  3. De mogelijkheid om met de client digitaal samen te werken. Hiermee kan de patiënt/cliënt samen met de professional op een digitale wijze zaken bespreken en afstemmen. De minimale vorm hier is om op afspraak en eenvoudig een videoverbinding tot stand te brengen. Voorwaarde is wel dat de patiënt/cliënt hiervoor minimaal een mobile device in bezit heeft. 

Dit is een eerste analyse op basis van de door Gartner als beste beoordeelde en hoogst benoemde oplossingen. Het overzicht en de analyse is niet uitputtend en kan in de komende dagen/weken verder aangevuld worden. De reden dat we deze applicaties aanbevelen is omdat er uitgebreid onderzoek is gedaan, het schaalbare oplossingen zijn (ook nu) en dat we op basis van duizenden recensies een kwalitatief oordeel kunnen vellen. Dat zegt dus niets over de andere applicaties maar stelt ons in staat om een veilige keuze aan te bevelen. Voor aanvullingen en vragen hierover kan contact opgenomen worden met Matthijs Boom of Rinse Mallee.

Huidige situatie en belangrijke criteria

In veel gevallen is categorie 1 in zorginstellingen al geïmplementeerd, al is deze digitale voorziening niet altijd voor alle professionals beschikbaar. Categorie 2 wordt soms al toegepast in bijvoorbeeld een MDO of projectomgeving, maar is nog geen gemeengoed binnen de zorg. Het gebruik van categorie 1 en 2 oplossingen is deels afhankelijk van de interne vraag en/of ervaren urgentie, maar ook van de financiële, technische en functionele mogelijkheden voor bredere toepassing. Categorie 3 wordt nog vrij beperkt toegepast en staat, in tegenstelling tot categorie 1 en 2, ook nog in de kinderschoenen.

In dit artikel beschrijven we de mogelijkheden voor communicatie tussen de zorgprofessionals en communicatie met de patiënt. Daarbij richten we ons primair op de categorie 2 en 3 oplossingen. Dat wil niet zeggen dat de categorie 1 oplossing niet relevant is. Integendeel, de keuze van een categorie 1 oplossing kan ook van invloed zijn op de keuze van categorie 2 en/of 3. Immers bij zowel categorie 2 en 3 wordt de mogelijkheid tot het delen van een desktop mede bepaald door de wijze waarop categorie 1 is geïmplementeerd. Wel of geen VDI-oplossing kan mogelijk leiden tot een ander advies, vanwege de mogelijkheid om de oplossing binnen of buiten het netwerk te plaatsen. Voor nu kan meer snelheid gemaakt worden met het buiten het netwerk plaatsen. De snelheid waarmee de oplossingen geïmplementeerd kan worden wordt dan mogelijk bepaald door de VDI-netwerkcapaciteit van de zorgorganisatie.

De oplossingen zijn geanalyseerd op de volgende algemene criteria: 

  • Algemeen oordeel opinieleider (Gartner)
  • Mogelijkheid tot snelle uitrol 
  • Onze test op geschiktheid professional <–> professional 
  • Onze test op geschiktheid professional <–> patiënt 
  • Prijs

Om voor een zorgorganisatie een keuze te maken moet ook gekeken worden naar:

  • Wat helpt de gebruiker echt (gebruikersvriendelijkheid)
  • Bekendheid met product
  • Soort oplossing voor categorie 1
  • Doel van gebruik 2 of 3 of beide
     

Cisco Webex

Cisco Webex wordt door Gartner gezien als de nummer 1 tool voor virtuele meetings voor grote organisaties. Cisco biedt meerdere oplossingen, samen met een portfolio van video endpoints zoals telefoons en schermen. Cisco Webex Meetings wordt zowel als SaaS en hybride deployment aangeboden. Een standaard Webex meeting biedt ruimte voor 200 deelnemers. Door gebruik te maken van Webex Event is het ook mogelijk om grote groepen tot 1000 deelnemers toe te spreken. Webex is voor patiënten toegankelijk via een browser of via de mobiele app.
Verder is het mogelijk om Cisco Webex te verbinden aan Microsoft Exchange Calendar, Directory Sync en SSO. Alleen de host heeft een account nodig.

Cisco Webex Oordeel
Gartner positie 1
Schaalbaarheid/ Snelle uitrol ***** 
Professional - professional oordeel *****
Professional - patient oordeel ****
Aantal host gebruikers 1 minimum
Prijs Vanaf EUR 12,85 per host
Proefperiode 3 maanden
Compliant Op basis van website ja

Zoom meetings

ZOOM is in 7 jaar tijd uitgegroeid tot een van de beste aanbieders van videoconferencing voor de zakelijke markt. Zoom is toegankelijk op alle gebruikelijke apparaten en via een web interface. Alleen de host heeft een licentie nodig en tot 40 minuten is een gratis account voldoende. Voor gesprekken met meer dan 40 minuten kan gekozen worden voor een pro account. Voor communicatie naar patiënten is Zoom ook geschikt door de uitgebreide instelmogelijkheden voor de conferentie, de mogelijkheid toegang te verlenen via wachtwoord en de mogelijkheid de achtergrond te vervangen door een thema (je ziet alleen het gezicht). ZOOM kent een subscriptie model en kan via creditcard geactiveerd worden. Ook is het maandelijks opzegbaar waardoor snelle uitrol mogelijk is met een laag risico.

Zoom meetings Oordeel
Gartner positie 2
Schaalbaarheid/ Snelle uitrol ***** 
Professional - professional oordeel ****
Professional - patient oordeel *****
Aantal host gebruikers 1 minimum bij basic en pro, 10 bij business
Prijs Vanaf EUR 13,99 per host bij pro
Proefperiode 3 maanden
Compliant Op basis van mondelinge toezegging ja

Microsoft Teams

Microsoft Teams is zeer veelzijdig door de integratie met andere Microsoft producten, en is gemakkelijk te installeren als de zorginstelling al een Microsoft/Office 365 licentie heeft. Teams is toegankelijk op alle gebruikelijke apparaten en via een web interface. De applicatie is vooral geschikt voor communicatie tussen zorgprofessionals. Voor communicatie naar patiënten is Teams ook geschikt, Teams beschikt over een virtuele wachtkamer, de mogelijkheid om patiënten afspraken in te roosteren en om de achtergrond tijdens een gesprek te vervagen of vervangen.

Microsoft Teams Oordeel
Gartner positie 3
Schaalbaarheid/ Snelle uitrol ****
Professional - professional oordeel *****
Professional - patient oordeel *****
Aantal host gebruikers 1 minimum
Prijs Vanaf EUR 10,50 per host
Proefperiode 6 maanden
Compliant Op basis van website ja

Google Hangouts

Google Hangouts is toegankelijk op alle gebruikelijke apparaten en via een web interface.  Hangouts heeft de mogelijkheden om personen zonder een account uit te nodigen waardoor inzet voor patiënten consulten ook mogelijk is. Voor communicatie naar patiënten moet er rekening gehouden worden dat de calls niet via wachtwoord beschermd kunnen worden en dat het vervagen van de achtergrond ook niet mogelijk is.  

Google Hangouts Oordeel
Gartner positie 4
Schaalbaarheid/ Snelle uitrol ****
Professional - professional oordeel ****
Professional - patient oordeel ***
Aantal host gebruikers 1 minimum
Prijs Vanaf Eur 9,36
Proefperiode 3 maanden
Compliant Op basis van mondelinge toezegging ja

Aandachtspunten vanuit compliance

Bij de aanschaf en gebruik van digitale communicatiemiddelen hebben en houden zorginstellingen en individuele zorgaanbieders zelf de (eind-)verantwoordelijkheid om te voldoen aan de eisen die gelden op het gebied van: het beroepsgeheim, privacy & gegevensbescherming zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Wet Kwaliteit, Klachten en geschillen zorg (Wkkgz) en de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO), alsook de aanstaande Wet Elektronische gegevensuitwisseling in de zorg.

Het voldoen aan normen en het hebben van certificeringen, zowel van de zorginstellingen als van de dienstverleners en hun oplossingen betekent niet automatisch dat wordt voldaan aan voornoemde wet- en regelgeving. De Inspectie (IGJ) en de Autoriteit Persoonsgegevens hebben aangegeven dat indien een zorginstelling voldoet aan de NEN7510 zij daarmee kan aantonen dat zij voldoet aan art 2 Wkkgz en de AVG, maar alleen waar het gaat om bescherming van persoonsgegevens.
Een zorginstelling en/of zorgprofessional zullen dus bij gebruik van een dienst of oplossing van een derde partij zich ervan moeten verzekeren dat die partij en de oplossing voldoet aan de eisen die het (eigen) Information Systems Management Systeem (ISMS) stelt. De meeste instellingen zullen daar richtlijnen en checklijsten voor hebben. Daarbij kan al een deel van de compliance eisen worden ingevuld door te zorgen dat een systeem wordt gekozen waarbij (1) de data binnen de Europees Economische Ruimte (EER) blijft, (2) schriftelijk (in een verwerkersovereenkomst) wordt vastgelegd dat data (door de aanbieder of derden) niet mogen worden opgeslagen of gebruikt voor andere doelen dan in het kader van de behandelrelatie en (3) de patiënt/client transparant wordt voorgelicht over het gebruik van de oplossing, wie de aanbieder is en welke maatregelen in het kader van bescherming van het beroepsgeheim en privacy en gegevensbescherming zijn genomen.

De patiënt of cliënt moet ook een alternatief worden geboden voor effectieve communicatie. De Europese privacy & gegevensbeschermingswaakhond (EDPB) heeft op 16 maart jl. nog expliciet aangegeven dat ook in de Corona crisis de privacy & gegevensbeschermingsregels van toepassing blijven. Ook kunnen er bijvoorbeeld extra regels gelden als bijvoorbeeld mobiele locatiegegevens worden verwerkt. Bij het aanschaffen van digitale oplossingen is het van belang deze eisen te stellen aan de aanbieder.  

Onze aanbevelingen

Onze analyse laat zien dat er niet één oplossing is die de voorkeur heeft en dat alle 4 geschikt kunnen zijn. De keuze is afhankelijk van de eventuele software die een zorginstelling al in huis heeft en de mate van de belasting en beschikbare ruimte op het huidige netwerk. Daarnaast is het belangrijk om te bepalen of de tool communicatie dient te bevorderen tussen zorgprofessionals of tussen de zorgprofessional en patiënt. In het laatste geval moeten aanvullende privacy protocollen goed worden gewaarborgd. Ook adviseren we om te beoordelen of oplossingen tijdelijk buiten het netwerk van organisatie geplaatst kunnen worden en als clouddienst gebruikt kunnen worden op mobiele apparaten.

Wij bekijken graag uw situatie en kunnen helpen bij het onderzoek naar en het uitrollen van de beste tool voor uw organisatie. Doordat wij niet verbonden zijn aan een van deze merken bieden wij een objectief en onderbouwd advies, waarbij de gebruiker centraal staat. Er kan snel worden gestart met een testgroep, en vanuit daar worden opgeschaald.

Dit pakken we aan vanuit 5 principes:

  • Gebruiker centraal; de behoefte, zorgen en gedrag zijn belangrijke aandachtsgebieden waar wij rekening mee houden 
  • Holistische benadering; we gaan uit van een situatie waarbij een oplossing niet op zichzelf staat, maar altijd een connectie heeft met iets anders 
  • Samenwerken en co-creatief; we zetten een oplossing neer met en voor mensen
  • Multidisciplinair; wij werken met een team bestaat uit verschillende disciplines om zo de kennis goed te kunnen combineren of verschillende gebieden.
  • Iteratief; interactieve aanpak is gewenst bij de uitrol van de toepassing om zo ook goed te kunnen evolueren.

Wij hebben hiertoe een interventieteam opgezet die u snel kan helpen bij de te maken keuze, de implementatie en ondersteuning. U kunt hiervoor contact opnemen met onderstaande personen.

Did you find this useful?