ERP als belangrijke schakel in de (zorg)keten

Article

ERP als belangrijke schakel in de (zorg)keten

Ziekenhuizen staan aan de vooravond van de implementatie van de nieuwe generatie ERP-systemen. De overstap maken van silodenken naar ketendenken is daarbij een uitdaging. Die stap wordt een stuk makkelijker als ook de applicaties die de bedrijfsvoeringsprocessen ondersteunen goed samenwerken met het EPD en andere primair proces applicaties. De nieuwe generatie SAP ERP, het S/4HANA platform, biedt daarvoor veel mogelijkheden.

In de meeste ziekenhuizen zijn processen en afdelingen beperkt geïntegreerd en geautomatiseerd.  Informatie over afdeling overstijgende processen is bijvoorbeeld niet voor iedereen inzichtelijk of toegankelijk. Dat is door tal van ontwikkelingen niet langer houdbaar. Neem het Landelijk Implantaten Register (LIR). Om te kunnen voldoen aan de (toekomstige) wettelijke verplichtingen en recalls vanuit leveranciers op de juiste manier te verwerken, moet het serienummer van elk implantaat dat binnenkomt worden vastgelegd in het ERP- en EPD-systeem van de organisatie. Hiervoor is goede (geautomatiseerde) samenwerking binnen de keten benodigd. 

Ook de integratie van het medicatieproces vraagt om samenwerking tussen verschillende afdelingen. Binnen dit proces wordt de inkoopbehoefte door het primaire proces bepaald, dus door degenen die de medicijnen voorschrijven en toedienen. De apotheek handelt in veel gevallen het inkoop- en logistieke gedeelte zelfstandig af in het EPD, maar de transacties moeten ook in het ERP-systeem worden vastgelegd om een goede financiële afhandeling te waarborgen, de contracten te kunnen managen en spendanalyses te kunnen uitvoeren. 

Deze twee voorbeelden tonen aan dat het niet alleen belangrijk is dat de afdelingen financiën, inkoop, logistiek en facilitair met elkaar gaan samenwerken, maar ook dat ze beter aansluiten op het primaire proces: de zorg voor de patiënt. Een goed ERP-systeem met bijbehorend platform kan hierbij ondersteunen en complexe processen vereenvoudigen en vooral automatiseren. 

Exclusieve round table: S/4HANA

Laat u meenemen in de dynamische ontwikkelingen binnen het zorglandschap en ontdek de mogelijkheden van onze SAP S/4 HANA template

Lees meer en registreer

Flexibel ERP-systeem

De techniek van de nieuwe generatie ERP-systemen ontwikkelt zich snel. Vrijwel alle leveranciers van ERP-systemen brengen hun monolithische applicatie terug tot een kern met een paar basisfunctionaliteiten. Organisaties kunnen aan dat systeem zelf applicaties toevoegen die bij hen passen. Het grote voordeel van zo’n relatief klein gestandaardiseerd systeem is dat het makkelijk geïmplementeerd kan worden en een korte leerperiode kent. 

SAP, een van de grootste leveranciers van ERP-systemen, introduceerde in 2015 S/4HANA. Anno 2018 is dat een volwassen product. Het interessante is  dat gebruikers de beschikking hebben over technologieën als kunstmatige intelligentie en real-time analytics en daarnaast ook veel standaardprocessen automatisch worden uitgevoerd als ze voldoen aan vooraf ingestelde waarden. Alleen bij uitzonderingen is daardoor persoonlijk ingrijpen nodig. In dat geval is het voor de gebruiker direct helder wat prioriteit heeft. 

Intuïtieve interface en betere rapportages

Per rol kunnen KPI’s en bevoegdheden worden ingesteld, waardoor gebruikers alleen de voor hen relevantie informatie te zien krijgen. Bovendien sluit de gebruikersinterface aan op applicaties die we gewend zijn in de privésfeer te gebruiken, denk bijvoorbeeld aan Google en bol.com. Zo kan een gebruiker vanuit een getoonde KPI doorklikken naar de onderliggende transactie en deze uitvoeren; niet alleen op de PC of laptop maar ook via apps op mobiele devices.

 

Door real-time analytics technologie in S/4HANA is het gebruik van rapportages significant verbeterd. Niet alleen doordat ze actueler dan ooit zijn, maar ook doordat gebruikers meerdere dimensies flexibel aan rapportages kunnen toevoegen, zonder dat ze hiervoor andere transacties of programma’s moeten opstarten en/of data moeten extraheren naar Excel. Ook een datawarehouse (vaak om het SAP ECC niet onnodig te belasten) is niet meer noodzakelijk door de in-memory technologie.

S/4HANA voor ziekenhuizen

Zeer specifieke wet- en regelgeving en complexe inkoop- en financiële processen maken dat ziekenhuizen andere eisen stellen aan ERP-systemen dan andere organisaties. Samen met onze partner Xperthis hebben we hiervoor een ziekenhuisspecifieke template ontwikkeld: S4HealthCare of wel S4HC. Deze oplossing gebruikt S/4HANA als basis en heeft daarnaast tal van functionaliteiten op het gebied van inkoop, logistiek en financiën waarmee processen in ziekenhuizen kunnen worden verbeterd en vereenvoudigd.

Een voorbeeld zijn de uitgebreide track & trace functionaliteiten. Een aanvrager heeft hiermee de mogelijkheid om de aangevraagde goederen te volgen tot aan de levering op de afdeling. Alle informatie over een aanvraag is beschikbaar voor alle relevante personen. Ook in het geval van retouren, naleveringen of facturen kan de aanvrager de informatie zelf opvragen zonder hiervoor de afdeling logistiek of financiën voor te benaderen. 

Een andere mogelijkheid die het platform biedt, is het koppelen van sensoren. Bijvoorbeeld bij medicijntransport van de apotheek naar de afdeling of een andere locatie. Door sensoren in dat transport te koppelen aan het S/4HANA platform, kan de temperatuur van de medicijnen continu worden gemonitord. Wanneer medicijnen door een te hoge of te lage temperatuur niet meer bruikbaar blijken, kan er automatisch een vervolgactie worden ingesteld in het systeem: meteen nieuwe medicijnen bestellen of een sms’je sturen aan degene die erover gaat. 

Door op deze manier primaire en ondersteunende processen te koppelen, wordt de overstap van silodenken naar ketendenken een stuk eenvoudiger. En dat draagt bij aan het einddoel van elk ziekenhuis: het leveren van de best mogelijke zorg.

Meer weten?

Meer weten over S/4HANA en/of de mogelijkheden van S4HC? Neem contact op met Anne Koolmees (AKoolmees@deloitte.nl) of Rens Gielleit (RGielleit@deloitte.nl)

— 

Deloitte Healthcare levert diensten in meer dan 90 landen en heeft wereldwijd 7.300 medewerkers werkzaam in deze sector. De wereldwijde betrokkenheid in Healthcare is gericht op het betaalbaar en toegankelijk maken van de zorg voor patiënten en cliënten. In Nederland werken 250 professionals elke dag in de zorg om onze klanten te ondersteunen bij hun vraagstukken en transformaties.

S4HC is een pre-configured template op basis van SaaS en kan al binnen enkele maanden worden geïmplementeerd. S4HC kan met alle door ziekenhuizen gebruikte EPD-systemen worden gekoppeld.

Vond u dit nuttig?