Renseigneringsverplichting voor zorginstellingen

Welke gegevens moeten worden verstrekt?

Wanneer de renseigneringsverplichting in uw zorginstelling van toepassing is, dienen de onderstaande gegevens te worden verstrekt aan de Belastingdienst:

• Uitbetaalde bedrag.
• Naam, geboortedatum, adres en Burgerservicenummer van de natuurlijke persoon aan wie de betaling is verricht.
• Datum van de betaling. Let op! Deze verplichting is recentelijk toegevoegd in de publieksdocumentatie van de Belastingdienst.

Wij willen u erop attenderen dat de melding compleet moet worden ingediend. Indien een van bovenstaande gegevens mist, dan wordt de melding niet geaccepteerd door de Belastingdienst en is feitelijk niet aan de wettelijke verplichting voldaan.

Sanctie

Het onjuist of onvolledig verstrekken van de gegevens is wettelijk strafbaar gesteld met een geldboete van maximaal € 9.000 of een hechtenis van ten hoogste zes maanden. Indien de gegevens opzettelijk niet of niet op tijd worden aangeleverd, dan kan de geldboete oplopen tot maximaal € 25.000. Worden de gegevens opzettelijk onjuist of onvolledig aangeleverd, dan bedraagt de geldboete maximaal € 90.000. Uiteraard ligt de bewijslast om aan te tonen dat sprake is van opzet bij de belastinginspecteur.

Achterwege blijven verplichting

In bepaalde gevallen kan de renseigneringsverplichting achterwege blijven:

1. de werkzaamheden zijn verricht als werknemer,
2. voor optredens van artiesten, of beroepssporters die onder de zogenoemde ‘Artiestenregeling’ vallen en waarbij over de gage die zij hebben ontvangen, loonheffingen zijn ingehouden.
3. de werkzaamheden zijn verricht als vrijwilliger;
4. de werkzaamheden en diensten, waarvoor een factuur is uitgereikt waarop omzetbelasting (BTW) is vermeld;

Mocht u twijfelen of de renseigneringsverplichting voor de uitbetalingen aan natuurlijk personen van toepassing is, neemt u dan contact met ons op zodat we met u mee kunnen kijken.

Aandachtspunten renseigneringsplicht in de zorg

Zorginstellingen die regelmatig gebruik maken van de diensten van zogenoemde ZZP-ers voor het verlenen van zorg, dienen rekening te houden met het volgende:

ZZP- ers die werkzaam zijn in het primair proces en dus zorg verlenen zijn over het algemeen vrijgesteld van btw en factureren doorgaans zonder btw. Denk hierbij aan artsen, verpleegkundigen, verzorgende, zorgverleners in thuiszorg en ook de pedicures die ingezet worden voor medische verzorging.

Voor niet vrijgestelde zorg kunnen ZZP-ers in de zorg onder voorwaarden gebruik maken van de Kleine ondernemingsregeling (KOR). Indien de ZZP-er hiervoor geopteerd heeft, wordt ook zonder BTW gefactureerd. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen bij de dienstverlening van een niet-medische pedicure.

De zorginstelling is voor al deze personen verplicht om te renseigneren!

Betaling via Intermediair/Bemiddelingsbureau

De meldingsplicht is uitsluitend van toepassing voor degene die de betaling aan de natuurlijk persoon heeft verricht. Werkt u samen met een intermediair -en/of bemiddelingsbureau, let er dan op dat u goed in kaart heeft hoe de betaalstroom loopt. Met name in de situatie dat de intermediair en/of het bemiddelingsbureau namens uw zorginstelling de betaling verricht aan de natuurlijk persoon, is het noodzakelijk om hierover de afspraken duidelijk vastgelegd te hebben. Zo voorkomt u misverstanden waardoor niet aan de renseigneringsplicht wordt voldaan. Ook hierbij geldt, mocht u twijfelen, neem contact met ons op, dan kunnen we u verder helpen.

Hoe melding verzorgen voor de nieuwe renseigneringsplicht

De Belastingdienst heeft onlangs op haar website informatie gepubliceerd waarin zij uitlegt hoe de melding ingediend kan worden. Dit kan via twee kanalen:

• Gegevensportaal van de Belastingdienst
• Melding via Digipoort

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/personeel_en_loon/uitbetaalde_bedragen_aan_derden/uitbetaalde-bedragen-aan-derden-aanleveren/bedragen-aanleveren-vanaf-1-januari-2023

De melding via het gegevensportaal van de Belastingdienst is vooral geschikt, indien er een beperkt aantal meldingen gedaan moet worden.

De meldingen moeten via een voorgeschreven format als XML-bestand ingediend worden. Voor het jaar 2022 kunnen de meldingen tussen 1 januari 2023 en 1 februari 2023 ingediend worden. Voor het jaar 2023 kunnen de meldingen gedurende het hele jaar ingediend worden waarbij de uiterste indiendatum 31 januari 2024 is.

Wij adviseren instellingen om tijdig te starten met het verzamelen van alle informatie die nodig is om de meldingen in te kunnen dienen. Om de groep waarvoor een melding moet worden ingediend in kaart te brengen, adviseren wij om bijvoorbeeld een query te draaien op alle ingekomen facturen over 2022.

Indien gewenst, kunnen wij verder met u nadenken (mede afhankelijk van uw systemen) hoe u dit het beste in beeld kan brengen voor uw organisatie. Er dient namelijk onderscheid te worden gemaakt tussen facturen die met BTW (21 of 9%) zijn ingestuurd of facturen zonder BTW.

Denk eraan dat naast de groep ZZP-ers in de zorgverlening ook de betalingen aan natuurlijk personen die niet gefactureerd hebben (toezichthouders, sprekers en dergelijke) niet vergeten worden voor de renseigneringsverplichting.