Dienst

Procure to Pay

Meer bereiken met minder

Doordat de overheid momenteel genoodzaakt is meer met minder te doen door de op handen zijnde bezuinigingen, moet u op zoek gaan naar mogelijkheden om kosten te besparen. Dat kan door uw totale proces van behoefte tot betalen te standaardiseren, integreren en automatiseren. Zo zorgt u ervoor dat alle afdelingen worden verlost van activiteiten die geen waarde toevoegen of foutgevoelig zijn. In plaats daarvan kunnen zij hun aandacht richten op strategische prioriteiten die wél waarde toevoegen, zoals sourcing en financiële analyse.

Voor een efficiënt proces (van behoefte tot betalen) zijn de volgende vragen van belang:

  • Wie heeft de leiding over het proces?
  • Welke KPI’s zijn nodig om het proces te kunnen volgen?
  • Hoe kunnen we onnodige activiteiten afstoten en activiteiten die niet doelmatig zijn, minimaliseren?
  • Kopen we in met goedkeuring van de juiste personen en bij ‘voorkeursleveranciers’?
  • Behalen we optimaal voordeel uit onderhandelingen over prijzen en betalingstermijnen?
  • Hoe kunnen we technologie inzetten om het hele proces te ondersteunen of te versnellen?
  • Is er sprake van voldoende rechtmatigheid?

 

Hoe Deloitte u helpt

Een goede aanpak van het hele proces begint met een quick scan van uw huidige organisatie, het huidige proces en de gebruikte systemen binnen het proces van behoefte tot betalen. Zo kunnen we kansen identificeren voor prestatieverbetering en kostenreductie, kunnen we bepalen of de implementatie daarvan soepel verloopt en kunnen we een roadmap ontwikkelen om duurzame voordelen te behalen. Deloitte heeft hiervoor de Procure to Pay Maturity Assessment Tool ontwikkeld. Daarin zijn ook best practices voor de publieke sector opgenomen. De tool is de basis voor een effectieve analyse van alle relevante aspecten van het proces. Onze van-behoefte–tot-betalenmethode bestaat uit drie fasen:

  • analyse
  • prioriteren
  • implementeren en resultaten meten.

 

Wat het u oplevert

Een beter inzicht in de uitgaven en een juiste analyse daarvan dragen bij aan kostenreductie en efficiëntie. Bij het hele proces van behoefte tot betalen zijn diverse afdelingen betrokken, zoals het primaire proces, Inkoop en Financiën. Deze complexe structuur biedt volop kansen voor verbetering. Vooral bij de overdrachtsmomenten tussen de ene en de andere afdeling is een efficiencyslag mogelijk, die zorgt voor een meer geïntegreerd, vereenvoudigd en naadloos proces richting de leverancier (ketendenken). Dankzij inzicht in het proces kan uw organisatie zich blijven ontwikkelen. Ook kunt u verborgen gebreken verbeteren en activiteiten die weinig waarde toevoegen, minimaliseren. Door betrouwbare managementinformatie bent u in staat om te sturen op de kosten en uitgaven.

Wie deze kansen benut, kan gebruik maken van de volgende voordelen:

  • effectief beheer en beheersing van het hele proces
  • stroomlijnen van (bestaande) technologie om onnodige activiteiten af te stoten en de operationele efficiency te verbeteren
  • kostenreductie en betere dienstverlening dankzij shared services en het uitbesteden van advies en implementatie
  • een beter inzicht in het uitgavenpatroon, de prestaties van leveranciers en zichtbare naleving van wet- en regelgeving
  • beter inspelen op klantbehoeften
  • betere managementinformatie.
Procure to Pay

Contact

Kees Wim van den Herik

Kees Wim van den Herik

Director

Kees Wim van den Herik is een ervaren adviseur in de bank- en verzekeringsmarkt met een focus op Operations en IT. Hij heeft 15 jaar consultancy ervaring op het gebied van strategieontwikkeling, proce... Meer

Gerelateerde onderwerpen