De 5 misconcepties over Robotic Process Automation (RPA)

Article

De 5 misconcepties over Robotic Process Automation (RPA)

RPA, de mechanische arm die werknemers wegjaagt…

De naam Robotic (Process Automation) is geïntroduceerd om de overeenkomst met de fysieke robot te gebruiken voor het eenvoudig uitleggen wat RPA is. Net zoals de fysieke robot handelingen van mensen kopieert doet de robot dit in de software omgeving. Hoewel deze gelijkenis een eerste begrip bij mensen creëert over wat RPA is, zijn er misconcepties ontstaan over het toepassen van RPA binnen organisaties.

De afgelopen jaren heeft Deloitte veel ervaring opgedaan met de implementatie van RPA bijvoorbeeld in de publieke sector, in de financiële sector en een wedstrijd in de juridische/belasting omgeving. Tijdens deze projecten komen we veel misverstanden tegen. De 5 meest voorkomende hebben we hieronder beschreven.

1. Implementatie van RPA gaat altijd ten koste van werknemers
Eén van de mogelijke redenen om RPA toe te passen is om handelingen te automatiseren die buiten de eerste automatiseringsslag gevallen zijn. De softwarepakketten die aangeschaft zijn dekken niet alle handelingen af en daarvoor blijven mensen nodig. RPA kan dit gat opvullen.
Dit is echter niet de enige reden om RPA in te zetten. De robot kan eenvoudig controles uitvoeren en daarmee de datakwaliteit verbeteren, extra taken uitvoeren waar men nu niet aan toe komt, een snelle reactie verzorgen op verzoeken van de klant en volledige controles uitvoeren in plaats van steekproeven. RPA voegt dus ook veel kwaliteit toe aan bestaande processen en kan ook juist zorgen voor een betere invulling van het huidige personeel.

2. Met de invoering van RPA zijn alle IT-problemen opgelost. Investering in nieuwe systemen is niet meer nodig.
RPA stelt je in staat om op korte termijn processen te verbeteren die niet meteen via interfaces of automatisering te verbeteren zijn. Hiermee wordt de uitvoerder van het proces op korte termijn geholpen, doordat RPA repetitieve activiteiten overneemt. De vrijgekomen capaciteit kan je vervolgens aanwenden om de kwaliteit in de organisatie te verhogen. Aanbevolen wordt ook om deze capaciteit aan te wenden om verbeteringen door te voeren in het applicatielandschap. RPA is een goede oplossing voor de korte termijn, maar door haar onderhoudsgevoeligheid is het aan te bevelen om parallel aan het gebruik van RPA voor de lange termijn na te denken over de inrichting van IT zodat de nu gerobotiseerde processen op een meer robuuste manier worden geautomatiseerd. Door gebruik van RPA wordt de business op korte termijn geholpen en kan voor de verandering op lange termijn de tijd genomen worden.

3. RPA past niet in onze IT-Architectuur
Vanuit de IT-afdelingen van organisaties horen we dit vaak als een van de eerste reacties bij de kennismaking met RPA. In de architectuurprincipes van de organisatie staat echter vaak niets over Robotics. Wel staat er vaak in dat de organisatie zoveel mogelijk gegevens automatisch wil verwerken (straight through processing). De aanname wordt daarmee impliciet gedaan dat Robotics hier niet in ondersteunt. Op het moment dat handelingen via RPA worden uitgevoerd voldoet dit echter nog steeds aan de STP definitie. Er is immers geen menselijke tussenkomst. De manier waarop dit gebeurt verschilt wel. Het is geen “traditionele” toevoeging van functionaliteit maar één die de menselijke handelingen nabootst zoals het proces verlopen zou zijn zonder systeemveranderingen. Op het moment dat wijzigingen niet in de originele applicatie zijn doorgevoerd dient men zich af te vragen waarom dit niet is gebeurd. Als dit te maken heeft met onvoldoende prioriteit, te lange doorlooptijd van zo’n veranderingen of het niet in staat zijn van het veranderen van de applicatie (aangekocht pakket, ontwikkelpartij is failliet, SAAS oplossing) is het de aanbeveling om na te gaan of er geen nieuwe automatiseringsmethodes gebruikt moeten worden. In een later blog zullen we dieper in gaan op de visie op RPA ten opzichte van andere methodes.

4. Met RPA laat ik een robot los in mijn netwerkomgeving, is dit wel veilig?
Als het gaat om veiligheid van de robot gaat het meestal om verschillende aspecten. Eén aspect is of de robot doet wat hij zou moeten doen. De robot voert vooraf geconfigureerde processen uit. Hierbij is elke handeling en dus elke ‘muisklik’ die de robot uit moet voeren beschreven. Dit dient uiteraard te worden ondervangen in het robot ontwikkelproces en gecontroleerd tijdens systeemaudits. Een ander aspect is dat er geen ongeautoriseerde toegang wordt verkregen namens de robot, ofwel met het robot account. Dit dient te worden voorkomen door het inloggen van de robot te beleggen bij systeembeheerders en dit bij voorkeur te regelen via login tools. Er moet worden voorkomen dat wachtwoorden algemeen bekend zijn.

5. De Robot doet dezelfde handelingen als een persoon dus er kan een zelfde account voor de robot aangevraagd worden
Voor het uitvoeren van handelingen heeft de robot een omgeving nodig met rechten tot applicaties die hij gebruikt zoals bijvoorbeeld outlook, SAP en SharePoint. Bij het onboarding proces van nieuwe werknemers worden dergelijke toegangsrechten vaak automatisch gemaakt, dus waarom ook niet voor de robot? Ondanks deze gedachtes zijn er wel wat verschillen. Vanuit security oogpunt wil je zo min mogelijk toegangsrechten voor de robot. De robot logt zelf in, dus kan voor verschillende doelen (processen) met een ander account inloggen dat precies de toegangsrechten heeft voor het uit te voeren doel. Daarnaast is het om de paar weken veranderen van wachtwoord onwenselijk; want diegene die dat doet weet dan het wachtwoord van de robotaccounts.

Conclusie

Hoewel RPA al enkele jaren bestaat is het voor veel organisaties nog geen standaard begrip. De afgelopen jaren wordt RPA wel steeds meer toegepast en daarom is het belangrijk om te weten welke misconcepties kunnen ontstaan. In de volgende artikelen zullen we dieper ingaan op onderwerpen als security, RPA ten opzichte van andere automatiseringsoplossingen en implementatie van RPA.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over Process Robotics? Neem dan contact op met Kim Vrielink KVrielink@deloitte.nl of via +31 (0)6 1234 2974.

Vond u dit nuttig?