G4-gemeente bespaart op inkoop met Spend Analytics

Case study

G4-gemeente bespaart op inkoop met Spend Analytics

Tot twintig procent minder uitgaven door slimmer in te kopen

Beter inzicht in de uitgaven en inkoop van uw organisatie maakt het mogelijk om het inkoopproces te optimaliseren en helpt uw organisatie om betere beslissingen te nemen op het gebied van inkoop en uitgaven. Ook bieden deze inzichten ondersteuning bij het verkennen van de mogelijkheden om gezamenlijk in te kopen met buurgemeenten.

Nieuwe organisatie, nieuwe ambitie

In een omvangrijke reorganisatie zijn de zeventien diensten van een grote Nederlandse gemeente omgevormd tot zeven clusters en een concernadministratie. Met veel ambitie gingen de nieuwe organisatieonderdelen van start. Zowel de afdeling Financiën, het Inkoopbureau als de afdelingen uit het primair proces stelden zich ten doel het inkoopproces te verbeteren en uitgaven te reduceren. Maar omdat niet goed was vastgelegd hoe het proces tot dan toe verliep, konden beide afdelingen niet de juiste prioriteiten stellen. Zij hadden behoefte aan betrouwbare informatie over de inkoopprocessen en -kosten van de gemeente, zodat ze wisten waar winst te behalen viel. Bovendien wilden ze de mogelijkheden verkennen om gezamenlijk in te kopen met buurgemeenten. De gemeente vroeg Deloitte om advies.

Inzet Spend Analytics-oplossing

Deloitte heeft een Spend Analytics-oplossing ontwikkeld die inzicht geeft in het uitgavenpatroon van een organisatie. Deze standaardoplossing is direct inzetbaar bij iedere organisatie. Het Spend Analytics-dashboard maakt de totale uitgaven inzichtelijk en rubriceert deze naar bedrijfsonderdelen en toeleveranciers. Zo ontstaat niet alleen helderheid over de inkoopkosten en –processen, maar wordt ook het besparingspotentieel van de organisatie meteen duidelijk. De Spend Analytics-oplossing maakt gebruik van innovatieve methoden als process mining om reconstructies te maken van activiteiten, op basis van logbestanden uit ICT-systemen en databases. Zo worden bijvoorbeeld routes in kaart gebracht of doorloop- en wachttijden berekend. Hiermee wordt tevens duidelijk of gemaakte afspraken en regels worden nageleefd, dus of de organisatie compliant is en of er mogelijk sprake is van fraude.

Inzicht in besparingspotentieel

Ook bij de gemeente gaf de Spend Analytics-oplossing inzicht in de inkoopkosten en -contracten. Daartoe werden eerst de inkoopbestanden van het afgelopen jaar geanalyseerd. Omdat er geen compleet overzicht was van inkooporders en uitgaven, werd text mining toegepast. Hiermee worden niet-geclassificeerde uitgaven (uitgaven zonder een inkooporder) alsnog toegekend aan de juiste producten, diensten, inkopende afdelingen en leveranciers. Op basis van het overzicht biedt de Spend Analytics-oplossing concrete handvatten voor het realiseren van de besparingen. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een beproefd inkoopframework.

Resultaten

Het Spend analytics-dashboard gaf de gemeente een helder inzicht in de inkoop van het afgelopen jaar in termen van kosten, processen, betrokken afdelingen, leveranciers en contracten. Nadat de informatie was gevalideerd binnen de diverse clusters van de gemeente, hadden het Inkoopbureau en de afdeling Financiën een goed beeld van het besparingspotentieel. Vervolgens hebben wij verbetermaatregelen gedefinieerd en een concreet implementatieplan opgesteld om de beoogde besparingen te realiseren. Het slimmer inkopen heeft bijgedragen bij het realiseren van de verbeterdoelstellingen van de gemeente.

Meer weten?

Wilt u meer weten over Spend Analytics? Neem dan contact op met Pouya Zarbanoui via +31 (0)88 288 1768.

Vond u dit nuttig?