Hoe Robotic Process Automation kan helpen bij de AVG

Article

Hoe Robotic Process Automation kan helpen bij de AVG

RPA automatiseert het verzamelen en verwerken van gegevens

Veel overheidsorganisaties kiezen voor handmatige procedures om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is echter veel tijdrovender dan noodzakelijk: Robotics Process Automation (RPA) kan deze processen versnellen zodat medewerkers kunnen worden ingezet op complexere taken.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in het Engels de GDPR, is vanaf 25 mei van kracht. Een kleine rondvraag bij onze overheidsklanten leerde dat veel organisaties weliswaar bezig zijn met de AVG, maar dat de verordening toch ook nog behoorlijk wat uitdagingen met zich meebrengt.

Het probleem zit hem meestal niet in het voldoen aan de eisen aan de voorkant. Het opstellen van (verwerkers)overeenkomsten en het privacystatement, het aanstellen van een Functioneel Gegevensbeheerder – zoals verplicht is voor overheidsorganisaties – het inrichten en beleggen van de meldplicht datalek en alle andere bijbehorende standaardprocedures: het moet allemaal gebeuren, maar het is geen hogere wiskunde.

Data in meerdere systemen

Complexer wordt het als we aan overheidsorganisaties vragen of ze weten waar en hoeveel persoonlijke gegevens van klanten en medewerkers er precies zijn opgeslagen. Die data staan vaak in verschillende systemen en databases en zijn niet met een druk op de knop tevoorschijn te toveren.
Is er zicht op de informatiestromen tussen die systemen? Weten organisaties welke klantgegevens hun medewerkers op hun persoonlijke harde schijf hebben staan?
Op deze vragen dienen ook overheidsorganisaties snel een antwoord te hebben. Immers, iedere klant, medewerker of burger heeft nu het recht om op te vragen welke data de organisatie over hem of haar heeft opgeslagen en het recht om te vragen deze te verwijderen.

Robotic Processing Automation

Veel organisaties kiezen ervoor om voor het verzamelen van deze gegevens handmatige procedures in te richten. Dat is niet alleen tijdrovend, maar ook een saaie klus voor medewerkers waarbij een fout snel gemaakt is.
Gelukkig zijn er hulpmiddelen beschikbaar die (bijna) al het handmatige werk van medewerkers kunnen overnemen: met Robotic Process Automation (RPA) kunnen verschillende processen die vanwege de AVG moeten worden ingericht worden geautomatiseerd.

Snel inzetbare robots

Robotic Process Automation is technologie die al meer dan tien jaar beschikbaar is, maar die door recente vernieuwingen pas erkenning begint te krijgen. RPA is een softwaretool waarmee transactionele processen kunnen worden gereproduceerd en geautomatiseerd, terwijl de procesnauwkeurigheid en -snelheid worden verbeterd. Het is een virtuele medewerker die een extra paar handen biedt om taken uit te voeren die anders handmatig zouden moeten worden gedaan.
Deze softwarerobots zijn eenvoudig te configureren, vereisen weinig IT-expertise en kunnen snel worden getraind en ingezet om handmatige taken te automatiseren. Het verschil tussen deze en traditionele software is dat deze robots op het niveau van de gebruikersinterface werken en exact de acties herhalen die menselijke gebruikers ook maken.

AVG-processen die RPA kan overnemen

Voorbeelden van activiteiten waarbij RPA kan worden toegepast, zijn onder meer het opschonen van dubbele gegevensinvoer, het kopiëren en plakken van gegevens tussen computersystemen, het maken van “if/then” beslissingen en regels, data verzamelen uit verschillende systemen en van het web, inloggen op (web-)applicaties, het verplaatsen en opslaan van bestanden, het openen van e-mails en bijlagen en het lezen en schrijven in databases.
In de context van de AVG komen er dus veel processen in aanmerking voor gebruik van robotsoftware. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van gegevens op toestemmings- en intrekkingsdatabases en het controleren van inkomende toestemming/intrekkingsverzoeken en hier uitvoering aan geven.
RPA kan ook helpen bij het verzamelen van data die wordt bijgehouden over medewerkers en burgers en het verwerven van inzicht daarin. Ook bij het bijhouden van veranderingen in de verzamelde data over medewerkers en burgers en het verwerken van de bijbehorende toestemming in alle relevante systemen kunnen robots organisaties van dienst zijn.
De techniek omtrent RPA ontwikkelt zich snel: straks zullen softwarerobots ook in staat zijn om data zelfstandig te interpreteren en ongestructureerde data te analyseren. Dat maakt RPA ook toekomstbestendig.

Goedkoper en flexibeler

Ook overheidsorganisaties kunnen niet om nieuwe technologieën heen in een wereld waarin het beheren van groeiende hoeveelheden data en het voldoen aan regels steeds complexer wordt.
RPA is een relatief nieuwe methode die kan helpen bij het verbeteren van de efficiency en kwaliteit van processen omtrent de AVG. De softwarerobots kunnen goedkoper en flexibeler geïmplementeerd worden dan traditionele IT-oplossingen en zijn efficiënter en nauwkeuriger dan handmatige oplossingen. Dat maakt dat RPA helemaal voor organisaties die achterlopen met het voldoen aan de AVG een interessante toepassing is.

Wilt u hier meer over weten?

Neem dan contact op met Martin Eikenboom of Kim Vrielink.

Vond u dit nuttig?