Raadslid van de toekomst: Economische Impact

Article

Succesvol aanbesteden: het kan!  

Thema's voor raadsleden: Succesvol aanbesteden

Gemeenten moeten hun geld op een doelmatige en verantwoorde manier besteden. De wet- en regelgeving rond aanbestedingen schrijft voor dat de gemeenten hun in- en aankopen doen op basis van transparantie en gelijkwaardigheid.

Anders gezegd: een gemeente mag een specifieke marktpartij niet bevoordelen boven andere marktpartijen en moet inkopen tegen een goede prijs-kwaliteitverhouding.

Toch is er veel weerstand tegen aanbesteden en vaak niet onterecht: de kosten van aanbestedingen voor zowel de overheid als de markt zijn gigantisch. Een aanbestedingsproces vergt veel tijd en dus geld, leidt vaak tot irritatie en regelmatig ook tot juridische procedures. Uit onderzoek blijkt dat de aanbestedingskosten bij gebiedsontwikkeling net zo hoog zijn als de totale winst van de Nederlandse bouwsector.

Een nieuwe raad, nieuwe kansen

Als raadslid kunt u hier iets aan veranderen. Succesvol aanbesteden is het vinden van de ultieme balans tussen:

§  Kostenefficiëntie

§  Tijdsefficiëntie

§  Kwaliteit

§  Rechtmatigheid

Dat vraagt om een kritische blik op de inrichting van het inkoopproces (past de procedure bij de opdracht?), op de uitvraag aan de markt (vragen we een visie of een volledig uitgewerkt product?) en op de wijze van selectie van marktpartij (kunnen we een raamovereenkomst sluiten met meerdere aanbieders?).

Een voorbeeld uit de praktijk laat zien hoe bij gebiedsontwikkeling efficiëntie in middelen en in tijd, kwaliteit en rechtmatigheid tot een winnende combinatie zijn samengebracht en welke winst dit oplevert, zowel binnen het domein van gebiedsontwikkeling als daarbuiten.

De raad als aanjager van succesvol aanbesteden

Doelmatigheid optimaliseren, rechtmatigheid verzekeren

Onduidelijke opdrachten, complexe procedures, geen voorselectie en ga zo maar door. Allemaal factoren die leiden tot hoge aanbestedingslasten voor gemeenten en marktpartijen. Om nog maar te zwijgen over de situatie waarin aanbestedingsplicht ongeclausuleerd aan één marktpartij wordt doorgelegd: de individuele aanbieder wordt dan geconfronteerd met de interne én externe aanbestedingskosten. Ons advies aan de nieuwe gemeenteraden is dan ook: gebruik uw kaderstellende en controlerende rol om een positieve bijdrage aan het aanbestedingsklimaat in uw gemeente te realiseren.

Kaderstellend algemeen: het aanbestedingsbeleid

De Aanbestedingswet stelt de kaders voor de gemeentelijke aanbestedingsplicht. In de praktijk wordt via het gemeentelijk aanbestedingsbeleid een aanmerkelijk strakker kader voor de gemeente en de partners vastgesteld dan de wet vereist.

Voor opdrachten onder de drempelwaarden gelden geen vaste procedures. Is het dan doelmatig om nieuwe drempelwaarden te creëren en daar vaste procedures aan te verbinden? Zou het beleid niet juist moeten sturen op de kwaliteit van de aanbesteding (in proces en resultaat) in plaats van uitsluitend te kijken naar opdrachtwaarde?

Er zijn durf en creativiteit nodig om te voorkomen dat de aanbestedingskosten verder uit de hand lopen. Dus laat u bij het vaststellen van het aanbestedingsbeleid goed adviseren over de wettelijke mogelijkheden, wees op de hoogte van de visie van (lokale) ondernemers en geef sturing vanuit kwaliteit en lastenbeperking in plaats vanuit risico-uitsluiting.

Kaderstellend specifiek: kredietbesluiten

Als gemeenteraadslid zult u moeten besluiten welke middelen beschikbaar worden gesteld voor allerhande projecten via de zogeheten ‘kredietbesluiten’. Juist op dit moment kan de gemeenteraad een stempel drukken op de besteding van middelen. Is de voorgenomen wijze van aanbesteding al een standaardparagraaf in het kredietbesluit in uw gemeente?

Controlerend: de jaarrekening

De gemeenteraad is verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening en stelt de jaarrekening jaarlijks vast. Hierbij neemt de gemeenteraad het accountantsadvies in acht. De externe accountant controleert standaard of de gemeente voldoet aan het aanbestedingsrecht en doet dat vanuit rechtmatigheidsperspectief.

Als de gemeenteraad duidelijke kaders heeft gesteld in het aanbestedingsbeleid of in de kredietbesluiten zou de gemeenteraad in overweging kunnen nemen om de aanbestedingslasten aan het beleid of kredietbesluit te laten toetsen, zodat ook daadwerkelijk wordt vastgesteld of de aanbestedingslasten worden beperkt.

RijswijkBuiten: selectie ‘light’, gebiedsontwikkeling ‘plus’

Met een bouwopgave van 3.500 woningen en de wens om in 2013 de eerste paal te slaan ging de gemeente Rijswijk in 2011 op zoek naar een partner om de gebiedsontwikkeling RijswijkBuiten mee te realiseren. De gemeente had een groot deel van de gronden al in eigendom. Midden in de financiële crisis vormde een traditionele PPS geen optie, maar wat dan wel?

Door de selectiecriteria beperkt te houden en geen grote financiële investering te vragen, creëerde de gemeente Rijswijk een aantrekkelijk project in crisistijd. Partijen werden uitgenodigd om op 1 A4-tje hun visie op RijswijkBuiten te schetsen, een projectteam te presenteren en een voorstel te doen voor het duurzaamheidsprofiel van de locatie en de doelstelling voor de EPC-norm. Dit in tegenstelling tot de tot dan toe gebruikelijke aanbestedingsprocedures, waarin de inschrijvers uitvoerige plannen, referenties, planningen en cijfermatige onderbouwingen moesten aanleveren.

De winnende inschrijver kreeg een bouwclaim voor 250 woningen, maar hoefde slechts een rentevergoeding te betalen voor de grond in plaats van de gronden al op voorhand in te kopen. Bovendien verklaarde de gemeente Rijswijk dat de volgende bouwclaims ook aan de winnende inschrijver gegund zouden worden als de samenwerking beviel.

In RijswijkBuiten zijn inmiddels ruim 1.000 woningen gerealiseerd, gasloos en met een EPC van 0,0. De vervolgfases zijn volop in voorbereiding. Een mooi voorbeeld van een aanbesteding met minimale kosten voor overheid en markt, die leidt tot een resultaat dat alle partijen meer dan tevredenstelt.

Wilt u weten welke thema's er nog meer relevant zijn voor raadsleden?

Bekijk deze overzichtspagina

Vond u dit nuttig?