Tips & Tricks bij het uitrollen van de TOZO-uitkering | Deloitte Nederland

Article

Tips & Tricks bij het uitrollen van de TOZO-uitkering

Aanpak voor gemeenten of regionale uitvoeringsorganisaties

Veel ondernemers worden hard getroffen door de coronacrisis. Het kabinet heeft daarom een noodpakket samengesteld, waarvan de TOZO-uitkering deel uitmaakt. Een zeer belangrijke rol is daarbij weggelegd voor u als gemeente (of regionale uitvoeringsorganisatie).

Wij proeven bij veel van onze relaties die we spreken een enorme drive om deze regeling - in het belang van de ondernemers - snel en goed uit te voeren. Dat is geen gemakkelijke taak, want ook uw eigen medewerkers worden geconfronteerd met de gevolgen van de crisis. Thuiswerken, aangepaste werkomstandigheden, digitaal vergaderen en de woon-werkbalans goed in de gaten houden; dit alles vergt nog meer inspanningen dan normaal van ons allemaal.

Vlak voor het weekend van 4 april jl. zijn de handreiking en de toolkit beschikbaar gekomen voor de uitvoering van TOZO. VNG, Divosa en het Ministerie van SZW hebben snel een informatiepakket samengesteld. Wij willen hieraan ook een steentje bijdragen, door u onze eerste tips & tricks mee te geven voor het verder uitrollen van de regeling. Want één ding is zeker: elke dag telt weliswaar voor de ondernemer in kwestie, maar je moet toch zorgvuldig te werk gaan.

Bron: website VNG

Snelheid geëist, zorgvuldigheid gewenst!

Hoewel de nadruk vanzelfsprekend ligt op een snelle afwikkeling van de aanvragen, is het belangrijk de regeling administratief-organisatorisch goed te borgen, ook voor de aanvragers.

De handreiking “Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandige Ondernemers (TOZO) voor gemeenten” geeft u daarvoor zeer goede handvatten, onder andere in de vorm van een modelaanvraagformulier, een uitwerking van de criteria waaraan moet worden voldaan en van de informatie die door de aanvrager moet worden verstrekt, etc.

In het verlengde van de beschikbare handreiking willen wij u een aantal suggesties meegeven. Het betreft hier immers het werken onder bijzonder omstandigheden, aan een nieuwe regeling, die van groot belang is voor de continuïteit van veel ondernemers. Deze regeling dient bovendien bij voorkeur ook nog snel en zorgvuldig te worden toegepast. Het minste wat wij kunnen doen is het met u delen van enkele ideeën, tips en aandachtspunten.

De open deuren, maar toch; denk hieraan bij het inregelen van proces:

  • Een goede instructie voor uw medewerkers: de regeling is nieuw, is op zichzelf eenvoudig toepasbaar, maar u werkt nu niet samen op kantoor. Organiseer een digitale kick-off bijeenkomst, spreek met elkaar de regeling door, maak een goede verdeling van de noodzakelijke acties, en maak hiervan een verslag.
  • Een regeling van de bevoegdheden: wie toetst een aanvraag, wie controleert, wie keurt goed? 
  • Uw softwareleverancier heeft wellicht al een digitale werkomgeving ingericht. Denk ook aan de privacyaspecten; geef hackers geen kans.
  • Check of de rapportageformats aansluiten bij uw eigen informatiebehoeften én bij de vereisten voor verantwoording achteraf via de SiSa-bijlage in de jaarrekening. Registreer dit vooral alle besluiten, zowel de toekenningen alsook de afwijzingen. U krijgt immers een vergoeding per genomen besluit.

… wat en hoe getoetst en goed gedocumenteerd:

  • De indeling van het aanvraagformulier biedt in principe al voldoende houvast voor een goede dossierindeling. Probeer in het proces alvast een goed controlemoment in te bouwen door collegiaal elkaars dossiers te checken op juiste en volledige documentatie. Alles wat in de eerste lijn is geregeld, leidt tot minder werk achteraf. 
  • Stem met elkaar af en leg vast in duidelijke afspraken volgens welke criteria een aanvraag wordt getoetst, en welke informatie de aanvrager verplicht dan wel facultatief moet aanleveren.
  • Bespreek of het nodig is om een procesafspraak te maken met betrekking tot díe situaties in welke aanvullende bewijsstukken bij de aanvrager moeten worden opgevraagd.
  • Denk na over een duidelijke procedure voor het beoordelen van de juistheid van het bankrekeningnummer van de aanvrager en voor een betrouwbare betalingsorganisatie binnen uw gemeente (batchbetalingen en eventuele handmatige betalingen).

Wat te doen bij uitzonderingen?

  • Bedenk met elkaar bijzondere situaties, bespreek deze met elkaar en leg duidelijk vast hoe u wilt omgaan met bijzonderheden, uitzonderingen en twijfelgevallen. Uit ervaring weten zowel u als wij dat de praktijk weerbarstig kan zijn. Documenteer daarom welke overwegingen hierbij zijn gemaakt. Registreer bijvoorbeeld alle uitzonderingssituaties of twijfelgevallen apart, zodat uzelf en/of uw accountant achteraf op een eenvoudige wijze kunt/kan vaststellen wat de onzekerheden waren. Anders gezegd: alle toekenningen zijn dan goed controleerbaar op een al dan niet rechtmatige verstrekking.

Controle achteraf

  • Achteraf moet ook verantwoording worden afgelegd. Daarom is het inregelen van het primaire proces van groot belang. Te denken valt aan: de collegiale toetsing, goede werkafspraken en een strakke dossiervorming. Ondanks alle hectiek moet dit allemaal goed in orde zijn.
  • U kunt als gemeente op grond van de Participatiewet een onderzoek instellen naar de verstrekte gegevens, bijvoorbeeld door na afloop een steekproef te trekken om de rechtmatigheid hiervan vast te stellen. Als blijkt dat de verstrekte gegevens evident onjuist zijn en de bijstand te hoog is vastgesteld, kunt u overgaan tot het intrekken en terugvorderen van de bijstand. Bij fraude bent u als gemeente verplicht om de toegekende bijstand terug te vorderen en een boete op te leggen. 
  • Overweeg om de interne controlefunctionaris direct aan te haken op deze regeling. Een goede verbijzonderde interne controle nu en tijdens het proces kan alleen maar helpen bij het direct oppakken van eventuele omissies en is ook van belang in het kader van de accountantscontrole op de SiSa-bijlage bij de jaarrekening 2020. 
  • Betrek, waar gewenst, uw eigen accountant of adviseur bij dit proces, om ‘over uw schouder’ mee te kijken.
  •   Voorkom bureaucratie; iedereen die recht heeft op een uitkering moet deze snel kunnen krijgen, maar wees terecht kritisch op het voorkómen van misbruik en/of oneigenlijk gebruik.

Maak het leuk en gezellig

Een bizarre tijd als deze biedt ook nieuwe kansen om op een collegiale wijze samen te werken aan een belangrijke regeling, zoals TOZO is. Wij hebben bij Deloitte heel goede ervaringen met het beleggen van virtuele meetings, bijvoorbeeld elke ochtend en aan het einde van de dag. Wij zien en spreken elkaar op dit momenten, spreken de dagplanning door, en maken waar gewenst gebruik van een digitaal Kanbanbord. Op deze manier houden we contact, helpen we elkaar, en delen we vragen en oplossingen. En we werken zeer efficiënt en effectief. Vitamine-aandacht is ook voor uw en onze mensen nu meer dan cruciaal. Lees ook het artikel over Leiderschap en samenwerken in virtuele teams.

Chapeau!

Wij wensen u heel veel succes met het uitvoeren van de regeling. Dit wordt een flinke uitdaging voor in de komende periode, die meer dan ooit van groot belang is voor de ondernemers in uw gemeente. Aan de rechterzijde kunt u een samenvatting vinden van de regeling. 

U weet dat wij, indien gewenst, ook altijd bereid zijn om met u mee te denken en u te ondersteunen. Neem daarom gerust - en geheel vrijblijvend - contact op met uw accountant of adviseur van Deloitte.

Did you find this useful?