WKR-compliant zonder omvangrijke IT-projecten

Case study

WKR-compliant zonder omvangrijke IT-projecten

Gemeente zet Werkkostenregeling Analytics in

De nieuwe WKR-regeling heeft nogal wat voeten in de aarde voor werkgevers. Het is noodzakelijk om diverse processen en systemen aan te passen, zoals het enterprise-resource-planningsysteem. ‘Werkkostenregeling Analytics’ van Deloitte pakt het een stuk eenvoudiger aan. Met de inzet van zelflerende technologie zijn overheidsorganisaties snel en eenvoudig WKR-compliant, nu en in de toekomst. Zo ook deze gemeente.

Gemeenten hebben sinds 2015 de verplichting hun werkgerelateerde kosten naar de nieuwe werkkostenregeling (WKR) te rapporteren. Er zijn andere regels gekomen voor onder andere noodzakelijkheidscriteria, jaarlijkse afrekeningen en vrijstellingen. De WKR betekent voor veel gemeenten ingrijpende wijzigingen in processen en systemen. Wijzigingen die veel tijd en geld kosten.

De oplossing van Deloitte

Om gemeenten te helpen WKR-compliant te zijn zonder grootschalige (IT-)projecten heeft Deloitte een slimme oplossing gevonden: ‘Werkkosten Analytics’. Hierbij vormen bestaande systemen de basis. Daar bovenop wordt een ‘sorteerfabriek’ gebouwd die alle relevante gegevens uit de systemen combineert, interpreteert en classificeert. Op deze manier worden de gegevens toegekend aan diverse WKR-categorieën. Transacties die niet direct herkenbaar zijn als een WKR-categorie worden in de sorteerfabriek alsnog gelabeld met behulp van ‘text mining’ (een methode om met behulp van ICT waardevolle informatie te halen uit grote hoeveelheden tekstmateriaal). Ook is het mogelijk handmatig informatie toe te voegen. Deze informatie wordt teruggekoppeld aan de sorteerfabriek, die hierdoor steeds slimmer wordt.

Inzet Werkkosten Analytics

Een gemeente met circa 90.000 inwoners heeft een relatief groot aantal medewerkers. Om WKR-compliant te zijn, moest de gemeente duizenden transacties langsgaan en classificeren conform de nieuwe regeling. Dit was onbegonnen werk. Met de inzet van Werkkosten Analytics bood Deloitte een oplossing waarbij er geen ingrijpende veranderingen in processen en systemen nodig waren.

Op basis van data uit 2013 is het model ‘getraind’ om de juiste WKR-labels aan de transacties te koppelen. Daarna is het model ingezet op data uit 2014. Voor dat jaar is de positie ten opzichte van de WKR onderzocht en geanalyseerd. Op basis van het resultaat zijn personeelsregelingen aangepast, zodat belastingkosten binnen de WKR zijn geminimaliseerd. Door te werken met data uit eerdere jaren, is het model slimmer gemaakt. Daardoor hoefde er voor 2015 en 2016 nog maar weinig handmatig te worden geclassificeerd. Daarna is het model per kwartaal toegepast, zodat gedurende het jaar kon worden gemonitord of de gemeente binnen de gestelde doelen bleef.

Dashboard voor inzicht en aangifte

Het dashboard geeft een helder inzicht in de gevolgen van de WKR: de categorisering en de bijbehorende bedragen. Het resultaat kan tot in detail worden geanalyseerd. De informatie uit het dashboard kan gebruikt worden voor de aangifte.

Het resultaat

Van de data van 2013 moest 15 procent van de transacties nog handmatig gelabeld worden. Het zelflerend vermogen van Werkkostenregeling Analytics zorgde ervoor dat van de dataset van 2015 nog maar 2 procent handmatig aangepast hoefde te worden. Dat scheelde de gemeente veel tijd. Ook voor medewerkers is er veel toegevoegde waarde: het grootste deel van de vrije ruimte (de ruimte om werknemers onbelast vergoedingen en verstrekkingen te doen) komt uit de payroll. Dit is nu al ongeveer 70 procent en dit percentage blijft groeien.

Een unieke oplossing

Werkkosten Analytics is een totaaloplossing voor WKR. Deloitte zet hierbij een multidisciplinair team in met kennis van belastingadvies én data analytics. Wij bieden een volledig veilige service voor bestandsoverdracht, serverbeheer en dashboardhosting. Het gehele proces – opschonen van de data, classificeren van transacties, integreren van data, visualisaties en feedback – is verregaand geautomatiseerd. Het classificatiemodel is zelflerend, zodat het met elke nieuwe dataset beter wordt. Hierdoor hebben overheden er na implementatie nog nauwelijks omkijken naar.

Meer weten?

Wilt u meer weten over Werkkostenregeling Analytics? Neem dan contact op met Pouya Zarbanoui via +31 (0)88 288 1768 of met Jorg Schalekamp via +31 (0)88 288 7217 of met Johan van der Veen via +31 (0)88 288 2081

Vond u dit nuttig?