SAF-T skjema v 1.2 med tilhørende veiledningsdokumentasjon er publisert

Skatteetaten har publisert en ny versjon av SAF-T skjemaet og gjort noen endringer i veiledningsdokumentasjon. Her har vi oppsummert noen viktige endringer.

Oppdateringen av SAF-T skjemaet omfatter hovedsakelig tekniske justeringer, mer utfyllende veiledning og korreksjoner av feil. Det er også tatt inn en viktig presisering om omfanget av unntaket fra å kunne levere spesifikasjoner fra fagsystemer knyttet til bank- og forsikringsvirksomhet på SAF-T-format. Dette omtales nærmere nedenfor.  

Hvilke regnskapsopplysninger som skal medtas i SAF-T filen

Det er tatt inn en presisering i veiledningsdokumentasjonen om at dersom det finnes data i ERP systemet til de enkelte elementer i SAF-T så skal dette være med i SAF-T eksporten. Det vil si at alle regnskapsopplysninger som ligger i regnskapssystemet og dekkes av SAF-T-filen som et utgangspunkt skal tas med i uttrekket, uavhengig av om feltet rent teknisk i SAF-T skjemaet er definert som ‘Mandatory’ eller ‘Optional’.

Adresser for kunder og leverandører

Feltene for adresseopplysninger, postnummer og by, på kunder og leverandører har vært obligatoriske felter i SAF-T filen. Det vil si at disse feltene ikke kunne stå tomme og dette ville medføre at filen ikke validerer ved innsending i Altinn. Disse feltene har nå blitt endret til ‘teknisk frivillige’ felter slik at det ikke lengre er krav om å fylle dem ut. Endringen følger av at det ikke er krav til bokføring av postnummer og by i bokføringsforskriften. Merk at de adresseopplysningene som er registrert i regnskapssystemet på kunder og leverandører, fortsatt skal medtas i SAF-T filen dersom de er tilgjengelige i regnskapssystemet.

Kravet til SAF-T for finansvirksomheter mv

For finansvirksomhet, forsikringsselskaper og pensjonsforetak som er underlagt konsesjonsplikt hos Finanstilsynet og som benytter særreglene i bokføringsforskriften §§ 8-13 og 8-14, kan kunde- og leverandørtransaksjoner som er knyttet til et kontoforhold fremkomme som totaler per regnskapsperiode i kontospesifikasjonen. Dvs. at det ikke er krav om at SAF-T filen skal inneholde hver enkelt transaksjon fra fagsystemet.

Det er nå tatt inn et nytt avsnitt for å presisere omfanget av unntaket fra å kunne levere spesifikasjoner fra fagsystemer knyttet til bank- og forsikringsvirksomhet på SAF-T-format. Dette fordi det har vært forskjellige oppfatninger om hvor langt dette unntaket egentlig strekker seg. Presiseringen innebærer at masterdata på kundenivå, herunder kundens kode, samt inngående og utgående balanser for perioden for alle kunder og leverandører, skal kunne eksporteres til SAF-T, uavhengig av om disse er i bank- eller forsikringsbransjens kjernevirksomhet eller ikke. Nåværende praksis i bransjen er at fagsystemer kan benyttes for alle kundetransaksjoner og tilhørende kundeopplysninger, dvs både transaksjoner og tilhørende masterdata på kundenivå. Disse opplysningene blir normalt ikke overført til hovedboken og reskontroen i de vanlige regnskapssystemene. Det er betydelige utfordringer og kostnader for bransjen å skulle oppfylle et slikt krav om at masterdata på kundenivå skal rapporteres på SAF-T format. I praksis innebærer det at slike opplysninger må overføres til regnskapssystemet slik at det kan inkluderes i SAF-T filen, eller at det utvikles SAF-T funksjonalitet for forsystemene.

KID-nummer formatering

Det har vært et problem at gyldige KID nummere har gitt valideringsfeil i SAF-T filen på grunn av feil i formateringen av KID nummer feltet i SAF-T skjemaet. Dette er nå endret slik at det nå er mulig med for eksempel bindestrek i KID-numre.

Tekstfelter for interne MVA koder

Antall tillate tegn i selskapets interne MVA-koder har vært begrenset til 9 tegn. Antall tillatte tegn i disse elementene økes til 35 tegn slik at nå skal være nok antall tegn til å kunne få med hele teksten som spesifiserer de interne MVA-kodene som benyttes i regnskapssystemet.

Nytt felt for landkode for å skille mva-behandling i ulike land

Flere foretak bruker landkoder for å skille mva-behandling for forskjellige land på linjenivå. Det er derfor inkludert et nytt frivillig element for landkoder på transaksjonslinjenivå sammen med MVA kodene.

Bokstavene MVA etter organisasjonsnummer

Bruk av bokstavene ‘MVA’ etter organisasjonsnummeret i feltet for MVA-nummer er fjernet. Endringen skyldes at kravet til å ta med bokstavene MVA er et fakturakrav og ikke et spesifikasjonskrav i kunde og leverandørspesifikasjonen.

Statlig kontoplan

Standard kontoplan for statlige virksomheter er nå blitt kompatibel med SAF-T. Statlige virksomheter får dermed mulighet til å mappe sine kontoer mot standard kontoplan for statlige virksomheter. Se veiledningsdokumentasjonen for en fullstendig liste over alle gyldige kodelister knyttet til standard kontoplaner og næringsoppgaver.

Merk at det fortsatt er mulig å levere tidligere versjoner av SAF-T skjemaet i Altinn, da skjemaene er kompatible med hverandre. Har man allerede en tilfredsstillende SAF-T fil trenger man altså ikke foreta seg noe spesielt med tanke på den nye versjonen av SAF-T skjemaet, og man kan vente på at systemleverandøren tar i bruk det oppdaterte skjemaet. De som har opplevd utfordringer med SAF-T filen som følge av de tingene som nå er løst, som for eksempel manglende adresser på kunder og leverandører, format på KID nummere eller antall tegn for interne MVA koder, bør få oppdatert SAF-T skjemaet til nyeste versjon for å sikre at man kan levere en gyldig SAF-T file. Finansbransjen anbefales å vurdere behov for ytterligere implementeringsaktiviterer for å få nødvendig SAF-T funksjonalitet på plass.

• Nyeste versjon av SAF-T Skjema,  v1.20 og kodelister.
• Revidert veiledningsdokumentasjon (skatteetaten)