Person går gjennom papirer på gulvet.

Artikkel

Redusert oppbevaringstid for regnskapsmateriale

Med virkning fra 1.1.2015 har Finansdepartementet fastsatt endringer i reglene om minste oppbevaringstid for regnskapsmateriale i bokføringsforskriften. Endringene innebærer at minstekravet til oppbevaringstid for de fleste former for primærdokumentasjon blir fem år.

Bokføringsloven § 13 ble endret med virkning fra 1.februar 2014 hvor man i 2. ledd tok inn ordlyden:

«Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 1 til 4 skal oppbevares i Norge i fem år etter regnskapsårets slutt.»

Dog forelå det på dette tidspunkt så mange unntak gjennom overgangsregler, at realiteten fremdeles var 10 år oppbevaringstid for all primærdokumentasjon.

Med siste vedtak er de fleste av disse unntakene fjernet, blant annet er bestemmelser i bokføringsforskriften som tidligere påla 10 års oppbevaring, nå endret til 5 år. Departementet har samtidig opphevet overgangsreglene som ble fastsatt samtidig som endringen i bokføringsloven trådte i kraft.

 


De områder som fremdeles avviker fra fem års oppbevaringstid er;

  • Bygg og anlegg
    • Kravet om ti års oppbevaring for prosjektregnskap i bygge- og anleggsvirksomhet videreføres. Dette gjelder prosjektregnskapet eller bokførte opplysninger nødvendig for å kunne utarbeide prosjektregnskap samt tilhørende dokumentasjon. Fristen regnes fra avsluttede regnskapsår.
  • Banker og finansieringsforetak
    • Kunde- og leverandørspesifikasjoner, samt dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i disse spesifikasjonene må oppbevares i minst 10 år.
  • Petroleumsutvinning eller rørledningstransport mm
    • Bokføringspliktige som driver innenfor disse virksomhetene har fremdeles et krav om oppbevaring i minst 15 år og i minst 10 år for utenlandske selskaper og personer som driver virksomhet på norsk sokkel.
  • Fast eiendom
    • Som en følge av justeringsreglene i merverdiavgiftsloven er det fortsatt et krav at kjøpsdokumentasjon knyttet kapitalvaren fast eiendom oppbevares i ti år.

 

Etter det siste vedtaket lyder oppbevaringsbestemmelsen i bokføringsloven:

BFL § 13. Oppbevaring

Som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale regnes:

  1. årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning,
  2. spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering,
  3. dokumentasjon av bokførte opplysninger og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen,
  4. nummererte brev fra revisor,
  5. avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning,
  6. korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning,
  7. utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte,
  8. prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift.

Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 1 til 4 skal oppbevares i Norge i fem år etter regnskapsårets slutt. Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 5 til 8 skal oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. Originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring av regnskapsinformasjon til andre media hvis muligheten til å etterprøve pliktig regnskapsrapportering i regnskapsmaterialets oppbevaringstid ikke svekkes. Departementet kan i forskrift fastsette nærmere krav til oppbevaringsmedier.

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll.

Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.

Departementet kan i forskrift fastsette krav om lengre oppbevaringstid for nærmere angitte typer primærdokumentasjon enn det som følger av annet ledd når det finnes nødvendig av hensyn til pliktig regnskapsrapportering eller skatte- og avgiftskontroll. Departementet kan i forskrift eller ved enkeltvedtak gjøre unntak fra bestemmelsene i annet ledd om oppbevaringssted og oppbevaringstid.

 

Hva innebærer siste endring i regelverket rundt oppbevaring?

Dersom den bokføringspliktige ikke faller inn under noen av unntakene, kan all primærdokumentasjon ihht bokføringsloven § 13, 1. ledd nr 1 til 4 kastes når det er 5 år. Dette innebærer at dokumentasjon eldre enn 2009 kan kastes i 2015.

 


Ennå ikke harmonisert regelverk

Selv om bokføringsregelverket samt forskrift til skatteloven (F av 19.11.1999 nr 1158) nå er tilpasset den reduserte oppbevaringstiden, er det fremdeles flere lover hvor tilsvarende harmonisering ikke er foretatt.  Dette gjelder bla. aksjeloven, tolloven, kommuneloven, revisorloven og regnskapsførerloven.
Dette er viktig å huske på når man nå starter den store ryddesjauen.

Eksempel:

  • Aksjeloven pålegger 10 års oppbevaring av regnskapsmateriale etter fusjon og avvikling
  • Oppbevaring av tolldeklarasjoner og grunnlagsdokumenter etter tollforskriften – 10 år
  • Ligningsloven pålegger 10 års oppbevaring på dokumentasjon av transaksjoner med nærstående mm.

 


Skattekontoret kan pålegge lengre oppbevaringstid

Fra 1. januar 2015 trer også ligningsloven ny § 6-7a, merverdiavgiftsloven ny § 16-8a og skattebetalingsloven ny § 5-13c i kraft. Etter disse bestemmelsene kan skattekontoret i forbindelse med kontroll pålegge bokføringspliktige å oppbevare regnskapsmateriale etter bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4 i mer enn fem år etter regnskapsårets slutt.
Pålegg om lengre oppbevaringstid kan gis både etter at kontroll er iverksatt og før iverksettelse når en kontroll er nær forestående.

 

OPPSUMMERT

Finansdepartementet har endret reglene om minste oppbevaringstid for regnskapsmateriale. Minstekravet for de fleste former for primærdokumentasjon blir fem års oppbevaring. Etter denne endringen er oppbevaringstiden i hovedsak fem år.

Endringene trer i kraft 1. januar 2015.  Noe som innebærer at all dokumentasjon fra 2009 eller tidligere kan kastes, men mindre den bokføringspliktige har dokumentasjon som faller inn under unntakene.

Merk dog at det fremdeles er noen unntak, samt at lovverket for øvrig, bla aksjelov, ligningslov  og tollforskriften ikke er tilpasset de endrede bestemmelsene.

Var denne siden nyttig?