bps, okonomifunksjon, fravær

Artikkel

Er din bedrift rustet for langvarig fravær i økonomifunksjonen?

Fravær av nøkkelressurser kan være svært utfordrende og dyrt for en bedrift, spesielt hvis fraværet kommer plutselig eller i en periode med høyt arbeidstrykk. Det vil kreve godt dokumenterte prosesser, og skaper et mulig behov for ekstra ressurser for å komme helskinnet gjennom perioden.

Alle bedrifter opplever fravær av nøkkelpersonell. Sykdom, planlagt fravær, oppsigelse – fraværet kan skyldes så mangt, men måten bedriften står stilt til å håndterer fraværet vil variere. Ved uforutsett fravær vil bedriften være avhengig av godt dokumenterte rutiner for å kunne utføre personens arbeidsoppgaver på kort sikt.

Hvis fraværet viser seg å bli langvarig, vil behovet for en ekstra ressurs kunne melde seg. SINTEF utførte i 2011 et forskningsprosjekt om kostnadene plutselig sykefravær vil påføre organisasjonen. Forskningen viste at denne typen fravær vil kunne få store økonomiske konsekvenser, og ulike tiltak kan være med på å redusere kostnadene. Av kostnadsreduserende tiltak nevnes organisasjonens evne til å omstille seg på kort sikt, og hvor fort bedriften kan få på plass en interimløsning.

Oppsigelser og feilansettelse

Ved en uventet oppsigelse vil bedriften raskt måtte se seg om etter en ny person for å fylle den aktuelle stillingen. Ansettelsesprosesser er ofte tidkrevende, og kan strekke seg utover oppsigelsestiden. I tillegg vil en nyansatt normalt ha en oppsigelsestid på tre måneder hos sin nåværende arbeidsgiver, noe som forlenger prosessen ytterligere. PAMA-rapporten for 2011 tar for seg feilansettelser og kostnader relatert til dette. Av de spurte lederne svarte 84 prosent at tidspress er en av hovedårsakene til en feilansettelse, noe som viser viktigheten av å ikke stresse ansettelsesprosessen. Ledernytt fra 19 mars, 2018 viser til at de direkte kostnadene knyttet opp mot feilansettelser kan fort ligge opp mot 700-900.000 NOK . Kostnadene vil selvfølgelig variere fra stillingsnivå og ansvaret personen har.

De direkte kostnadene knyttet til feilansettelser kan være svært høye, noe som gjør at man fort kan glemme de indirekte konsekvensene en feilansettelse kan medføre. Som et eksempel vil en feilansettelse i en økonomiavdeling kunne gi feilrapportering, økt arbeidspress på medarbeidere og frustrasjon. I verstefall vil det kunne gi en demotivert avdeling, med nye oppsigelser. En feilansettelse av prosjektleder vil kunne føre til tapt tid, som igjen betyr at deadline for prosjektet står i fare. Det vil også kunne gi en dårlig systemimplementering.

I en overgangsperiode før den permanente løsningen er på plass kan man være avhengig av en midlertidig løsning. Ved lavt arbeidspress kan godt dokumenterte prosesser samt overlevering av kunnskap fra den som slutter være nok til at andre interne ressurser kan dekke arbeidsoppgavene i en overgangsperiode. I perioder når staben allerede er under hardt press kan det være kritisk å hente inn en interimløsning, både for å få en overlevering av kunnskap fra den som slutter, men også for å sikre en smidig overgang til den nyansatte er på plass. Ikke bare sikrer dette kvaliteten på arbeidet fremover, men det sparer også bedriften tid ved at den nyansatte raskere er i stand til å jobbe selvstendig.

Business Process Solution

Les mer her

Økt arbeidspress

Nå som årsoppgjørstiden står for tur, går vi inn i en svært hektisk periode for de fleste bedrifters økonomiavdelinger. Det er liten tvil om at denne perioden krever både mye tid og ressurser for bedriften. Økonomiavdelingen jobber allerede for fullt, og et fravær vil kunne få store konsekvenser. I første omgang vil det gi en økt arbeidsbelastning for andre i avdelingen, noe som vil kunne påvirke kvaliteten på arbeidet som utføres. Dette vil igjen kunne gi økonomiske konsekvenser. Gjennom godt dokumenterte prosesser og en god handlingsplan vil man kunne stå mye bedre rustet i en slik situasjon. Har man i tillegg mulighet til å hente inn en interimressurs, vil dette hjelpe i en ellers krevende situasjon.

Business Process Solutions (BPS) har spesialisert seg på CFO-en sitt ansvarsområde, og kan med det bistå med godt kvalifiserte konsulenter innen ulike interimløsninger som er vant til å tre inn i stillinger på kort varsel. BPS tilbyr konsulenter som kan avlaste økonomiavdelingens arbeidspress, og bidra til at leveransen går som normalt. I ansettelsesprosess, permisjoner eller sykefravær kan BPS tilby ressurser som utfører arbeidsoppgavene i en mellomfase. Hvis det er ønskelig, kan de også hjelpe til med å utarbeide dokumentasjon og rutinebeskrivelser, slik at nye medarbeidere raskt kommer i gang med sitt arbeid. Uansett hvilken løsning du eller din bedrift velger, så er det viktig at man allerede nå har en slagplan for fravær i økonomiavdelingen.

Var denne siden nyttig?