Budsjett i en dynamisk verden?

Artikkel

Budsjett i en dynamisk verden?

I en verden med stadig økende grad av kompleksitet, både internt og eksternt, hva er vel da viktigere enn å forstå hvor vi er i dag, hvor vi ønsker å være i morgen og hvilke steg vi må ta for å komme dit? Økende krav både fra interne interessenter og eksterne kunder gjør at tradisjonelle budsjettprosesser ikke nødvendigvis er den mest effektive og effektfulle måten å styre virksomheten på.

Statisk plan

Mange er klar over det. Man trenger ikke lete lenge før man finner ledere som synes at årlige budsjetter gir liten verdi. Mange virksomheter bruker lang tid på å produsere budsjetter og har utfordringer med å lykkes med raske, effektive og verdiskapende prosesser. Omfattende budsjettprosesser kan skape risiko for at man fokuserer mer på selve arbeidsprosessen og glemmer formålet med budsjettering. Som styringsverktøy har budsjettet som regel gått ut på dato allerede før det trer i kraft.

Ifølge Jan Wallander (tidligere CEO i Handelsbanken) er budsjettet basert på at «det blir samme vær i morgen». Hvis det er sant, er budsjettering unødvendig. Dersom det er feil, kan budsjettering være farlig. Farlig fordi vi styrer på gammel informasjon og det kan føre til beslutninger som ikke lenger skaper verdi. Det blir litt som å styre etter GPS-en hvor ruten er forhåndsinnstilt: Hva gjør man når noe uforutsett inntrer underveis og GPS-en tviholder på en forhåndsinnstilt rute?

Budsjettering har uheldige virkninger. For eksempel har det tradisjonelle budsjettet ofte lite fokus på strategisk økonomistyring. Man kan lett glemme kunder, konkurrenter og det som skjer i omgivelsene rundt, og er for opptatt av om man er innenfor budsjett fremfor å styre etter relative mål. Det kan bidra til å skape introverte organisasjoner. Likevel er budsjett fortsatt høyt på agendaen hos mange økonomiansvarlige.

Justere kursen

Et tradisjonelt budsjett er statisk, mens omgivelsene rundt er i stadig endring. Man bør derfor ha større fokus på selve planleggingen og målene som skal oppnås. Altså bestemme hvor du vil gå. Budsjettering dreier seg om hvordan man skal komme dit. Den beste veien til mål kan endre seg i løpet av budsjettåret. Ny og frisk informasjon gir bedre grunnlag for å ta beslutninger og gjøre de rette grepene for å nå målene til virksomheten.

La oss si at det har kommet en ny aktør i ditt marked, hvilke grep skal du da ta for å posisjonere deg? Da nytter det ikke å styre på fjorårets informasjon. Man må skape en kultur for å justere planene og tilpasse ressursallokering løpende basert på frisk informasjon om omgivelsene virksomheten opererer i.

En digital verden skaper nye muligheter

Økonomifunksjonen har lang erfaring med å håndtere endringer, og digitalisering representerer muligheter vi ikke har sett før. Muligheter til å få og analysere store mengder informasjon, handle hurtig og distribuere ny kunnskap til de som har behov for den.

Disse endringene skaper ikke bare mulighet for operasjonelle forbedringer, men de endrer også forventningene til de rundt. Man ønsker mer informasjon raskere. Man trenger frisk innsikt til driverne i virksomheten slik at man kan agere raskere og styre virksomheten på en bedre måte. Det finnes nesten ubegrenset tilgang til informasjon som kan bidra til bedre styring – i sanntid. Internet of things. Big data. Sosiale medier. I tillegg til all intern informasjon, kunnskap og erfaring som organisasjonen sitter på.

I en digital verden blir nye produkter lansert i løpet av timer i stedet for måneder. Og de kan forsvinne like raskt. Det samme kan kundene. Den tradisjonelle måten å planlegge og budsjettere på blir utfordret, og man trenger både verktøy, prosesser og en organisasjon som agerer raskere og mer agilt. Man har mulighet til å bruke interne og eksterne data for å bli mer fremtidsrettet, i stedet for å bruke historisk informasjon for å si noe om fremtiden.

Tilpasningsdyktige virksomheter legger til rette for kontinuerlig forbedring. En dynamisk tilnærming til styring er et konkurransefortrinn, eller snarere et grep for ikke å falle bakpå. Økonomifunksjonen må ta inn over seg at verden beveger seg fremover i økt hastighet, og må tilpasse seg for å møte kravene til hurtig å respondere på ny og frisk innsikt. Både fra eiere, medarbeidere, kundene og omgivelsene rundt for øvrig.

Den beste veien til mål er ikke nødvendigvis en forhåndsinnstilt GPS. Det tradisjonelle budsjettet er således ikke tilstrekkelig som styringsverktøy i en dynamisk verden.

Var denne siden nyttig?