Skigåere i fjellet.

Artikkel

A-ordningen innføres fra 1. januar

På tide med en status-sjekk

A-ordningen innføres fra 1. januar 2015 med frist for første innsendelse av en «a-melding» innen 5. februar. På grunn av den detaljerte informasjonen som skal med i meldingen, må de aller fleste arbeidsgivere ha et lønnssystem og gjøre forberedelser for å unngå at meldinger avvises ved innsending.

Dagens innrapportering av ansatt-opplysninger og ansattes inntekter til tre ulike etater, Skatteetaten, NAV og Statistisk sentralbyrå erstattes av en elektronisk a-melding som skal sendes inn via Altinn.no. Dagens terminrapportering, lønns- og trekkoppgave og årsoppgave for arbeidsgiveravgift erstattes med en månedlig a-melding. Ny frist for innsending er innen den 5. i måneden etter lønnsutbetaling. I tillegg erstattes dagens rapportering av lønnsstatistikk til SSB og melding om arbeidsforhold til NAV (melding til NAV Aa-registeret).

Forberedelse er avgjørende

For arbeidsgiver innebærer omleggingen at interne rutiner må gjennomgås og tilpasses ny ordning. A-meldingen vil måtte inneholde en del mer informasjon enn dagens lønns- og trekkoppgave, blant annet yrkeskode fra SSBs oversikt og bedriftsnummer for virksomheter med flere avdelinger. Leverandører av lønns- og personalsystemer har tilpasset sine systemer slik at det blir mulig å sende a-melding fra lønnssystemet og flere har også utarbeidet lister over den ekstra informasjonen som skal inn for at rapportering skal være mulig.

Det som er viktig å være klar over er at små feil i innberetningen kan føre til at hele meldingen blir avvist. Det er en lang rekke forskjellige feil som fører til at hele a-meldingen avvises og må sendes inn pånytt.

Sjekkliste

Sjekkliste for arbeidsgivere er omfattende slik at det er viktig å starte forberedelsene allerede nå. Det er klart at januar måned i 2015 vil bli utfordrende med nye rutiner parallelt med årsavslutning for 2014.

•        Sjekk at opplysninger om arbeidsgiver stemmer med enhetsregisteret      

•        Riktig knytning mellom juridisk organisasjonsnummer og tilhørende virksomhetsnummer (bedrift-/undernummer)

•        Sjekk opplysninger om ansatte og andre det er foretatt rapporteringspliktige utbetalinger til

•        Alle ansatte må knyttes til et virksomhetsnummer

•        Ansatte skal rapporteres med fødselsnr./d-nr.

•        Ansatte skal rapporteres med type arbeidsforhold til Aa-registeret (ordinært, maritimt, frilansere/honorar og pensjonister/ikke ansatte), stillingsprosent, startdato, avlønningstype (eks. fast-, time-, akkordlønnet), arbeidstidsordning (eks. skift, turnus, offshore)

•        Ansatte i permisjoner over 14 dager skal meldes med start- og sluttdato og en prosent for permisjon, tilsvarende for permittering

•        Yrkeskoder på alle ansatte (Styrk-kode fra SSB, 7 siffer)

•        Internasjonal identifikator (f eks passnr.) kan benyttes for utenlandske inntil d-nr mottas

•        Gå gjennom alle lønnarter i lønnssystemet og koble dem mot de nye beskrivelsene, LTO-kodene utgår

•        Vurdere rutiner og frister for å overholde rapporteringsfristen den 5. i påfølgende måned

 

Flere må ha lønns- og personalsystem

Arbeidsgivere som ikke bruker et lønns- og personalsystem i dag har den største jobben i forhold til tilpasninger. Dagens adgang til innsending i papirformat blir for mange uaktuell fordi rapportering via papirskjema kun er tillatt for virksomheter som har inntil 2 ansatte. Det er mulig å legge inn opplysninger manuelt i Altinn, men dette er ikke særlig praktisk og anbefales kun for virksomheter med opp til 8 ansatte. Selv i disse tilfellene, kan det være hensiktsmessig med et lønns- og personalsystem på grunn av informasjonen som skal inn månedlig og funksjonaliteten i Altinn ved manuell innlegging kan bli tidkrevende.

Mange små bedrifter og utenlandske virksomheter som i dag sender terminoppgave i papir-versjon vil måtte foreta tilpasninger til den nye ordningen ved å gå til anskaffelse av et lønns- og personalsystem eller få bistand fra rådgiver eller regnskapskontor.

Månedlig innsending av a-melding – må alle sende inn?

A-meldingen må sendes inn minst en gang per måned. Dette gjelder selv om lønnskjøring kun skjer én gang i året. I slike tilfeller må det sendes 0-oppgave månedlig gjennom året innen fristen som gjelder. Dette gjelder virksomheter som har arbeidsforhold uten sluttdato, såkalte åpne arbeidsforhold. Er det ingen ansatte i virksomheten (alle er lagt inn med sluttdato) skal det heller ikke sendes a-melding.

I tilfeller der innrapporteringen ikke fører til registrering i Aa-registeret, kreves det ikke at opplysninger om arbeidsforholdet gjentas hver måned gjennom innsending av a-melding.

Betaling av arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk

Det er ingen endring i plikten til å ha en skattetrekkskonto og heller ingen endring av betalingsfristene for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk. Frist for betaling av arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk er dermed som tidligere hver 15. januar, 15. mars, 15. mai, 15. juli, 15. september og 15. november for de to foregående kalendermånedene. Konto, KID-nummer og beløp som skal betales vil komme i en tilbakemelding via Altinn kort tid etter at a-meldingen er levert. Sum for hver måned i to-måneders perioden må summeres før betaling.

Hva skjer med lønns- og trekkoppgaven, vil arbeidstaker få en årsoversikt?

Lønns- og trekkoppgavene vil utgå, men arbeidsgiver har plikt til å gi arbeidstaker en årlig sammenstilling over innrapporterte opplysninger om blant annet utbetalt lønn, trukket skatt og feriepengegrunnlag. Som oftest vil lønnssystemet ha løsninger for dette.

Inntektsmottaker vil i tillegg ha innsynsrett i opplysninger om egne forhold og få tilgang til dette via Altinn.

Kontantprinsippet

Vi opplever at flere arbeidsgivere har spørsmål knyttet til etterskuddslønn og innberetning. Enkelte har innberettet lønn utbetalt i januar for desember året før slik at ytelsen har kommet med på lønns- og trekkoppgave for opptjeningsåret. Skatteetaten har uttalt at dette strider mot kontantprinsippet og er ikke korrekt håndtering selv etter dagens regler. Den klare hovedregel er at lønn skal tas med i rapportering for den perioden utbetaling skjer. Lønn utbetalt i januar, tas med ved rapporteringen for januar. Enkelte arbeidsgivere som utbetaler lønn på etterskudd har ikke fulgt denne regelen, men rapportert lønn for perioden den er opptjent (måneden før utbetaling). Ved innføring av ny ordning aktualiseres problemstillingen blant annet fordi fristen fremskyves. Fristen for innsending av en a-melding er innen den 5. måneden etter utbetaling.

Omlegging til korrekt rapportering fra januar 2015 vil få konsekvenser for de ansatte ved at kun 11 måneder innberettes for 2014. Grunnlaget for feriepenger for 2014 vil reduseres fordi desember-lønnen da vil inngå i feriepengegrunnlaget for 2015. Grunnlaget for beskatning vil imidlertid gå ned slik at det er sannsynlig at dette vil gi et noe økt tilgodebeløp eller redusere restskatt ved likningen for 2014. Det er uansett viktig å informere de ansatte ved omleggingen og eventuelt vurdere ekstrakjøring i desember for timelønnede.

Permisjoner

Det blir en ny måte å rapportere ansatte i permisjon over 14 dager til Aa-registeret. I dagens rapportering skal disse rapporteres ut av Aa-registeret når permisjonen starter. I a-meldingen rapporteres detaljer om permisjonen med en start- og sluttdato og en permisjonsprosent, start-/sluttdato for ansettelsesforholdet beholdes uendret.

Utenlandske arbeidsgivere – Altinn-tilgang og bruk av lønnssystem

Utenlandske arbeidsgivere har gjerne ikke et norsk lønnssystem som er tilpasset den nye norsk ordningen i tillegg til at mange mangler den nødvendige tilgangen til Altinn for å kunne gjennomføre rapporteringen.

De som ikke allerede har bistand fra regnskapsfører eller skatterådgiver i Norge, bør vurdere dette for å få gjennomført lønnsrapportering i henhold til kravene. For NUF-selskaper registrert i Enhetsregisteret, bør det undersøkes hvem som i dag står som kontaktperson for selskapet og vurdere om dette er korrekt person. Kontaktpersonen (KNUF) er gitt de nødvendige tilganger i Altinn slik at vedkommende kan delegere tilgang og sende inn a-melding på vegne av virksomheten.

Sanksjoner ved for sen eller manglende innlevering

Skatteetaten har uttalt at sanksjoner i forhold til oversittelse av frist for innlevering ikke vil bli håndhevet strengt den første tiden. Det vil komme noe mer informasjon og detaljer rundt sanksjonene i forskrift. Overtredelsesgebyret ved for sen innlevering kan ikke settes høyere enn 15 ganger rettsgebyret (12 900 kroner). Det kan i tillegg ilegges tvangsmulkt ved manglende innlevering.

Skatteetatens infosider

Skatteetaten har lagt ut mye informasjon på Altinn og ny informasjon legges til fortløpende: www.altinn.no/A-ordningen/

Var denne siden nyttig?