Artikkel

Hjemmekontor eller hybridkontor? Fem tips for å bli bedre rustet for «Future of work»

Deloitte Advokatfirma

Covid-19 pandemien har endret norsk arbeidsliv, og flere virksomheter opplever nå behov for avklaringer av balansen mellom tilstedeværelse og hjemmekontor. Deloitte gir deg fem tips for å bli bedre rustet ved utforming og implementering av fremtidens arbeidsliv.

1. Skriftlig avtale om hjemmekontor

Først og fremst er det verdt å huske på at det i henhold til forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem (hjemmearbeidsforskriften), er et krav om at det inngås skriftlig avtale om hjemmekontor. I denne avtalen skal flere forhold reguleres, blant annet omfanget av hjemmearbeidet, arbeidstid for hjemmearbeidet og eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver.

For tiden behandles en høring om forslag til endringer i hjemmearbeidsforskriften. Et av forslagene i denne høringen er et unntak fra kravet til skriftlig avtale der hjemmearbeidet skyldes pålegg eller anbefalinger fra myndighetene. I slike tilfeller skal arbeidsgiver kunne gi informasjon etter drøftinger med tillitsvalgt i stedet.

Klare skriftlige avtaler om hjemmekontor kan skape trygghet og forutsigbarhet i en fortsatt uoversiktlig situasjon.

I tillegg til den skriftlige avtalen om bruk av hjemmekontor, er det også et krav om at arbeidsgiver må inkludere arbeid som utføres på hjemmekontor i virksomhetens generelle HMS-arbeid. Som arbeidsgiver bør du også vurdere om det er behov for å tegne ny/utvidet yrkesforsikring som gjelder ved bruk av hjemmekontor.

Deloitte har i forbindelse med høringen levert våre innspill til hvordan regelverket bør utformes for å ta høyde for fremtidens arbeidsliv. 

2. Forventningsavklaring om hvordan arbeidshverdagen blir fremover

Det er nok mange arbeidstakere som lurer på hvordan arbeidshverdagen blir fremover. Selv om det fortsatt er noe usikkert på når samfunnet vil gå tilbake til normalen bør arbeidsgiver søke å gi en forventningsavklaring til arbeidstakerne om hvordan arbeidshverdagen kommer til å bli fremover.

Det er arbeidsgiver i kraft av styringsretten, som bestemmer hvor arbeidet skal utføres og må vurdere om de ansatte skal komme på kontoret. Det innebærer at arbeidstakere ikke har en rett til å ha hjemmekontor. Likevel ser flere virksomheter at det nå er aktuelt å innføre en eller annen form for hjemmekontor på permanent basis.

Hvis arbeidsgiver vurderer å implementere en hjemmekontorløsning, kan det være fornuftig å gi informasjon til ansatte om at virksomheten arbeider med en løsning som legger opp til kombinasjon av hjemmekontor og vanlig kontor («hybridløsning»), og hva som vil være overordnete prinsipper for en slik løsning.

Pandemien har endret arbeidshverdagen markant i de fleste virksomheter, og etter pandemien vil det oppstå diskusjoner om hvordan fremtidens arbeidshverdag skal utformes. En undersøkelse utført av Gallup viser at 80% av arbeidstakere foretrekker å jobbe for en arbeidsgiver som gir frihet til å velge i hvor stor grad man jobber hjemmefra eller på kontoret1. Samtidig er det fortsatt en forutsetning for samhandling, utvikling, kompetanseoverføring og kulturbygging at samtlige er til stede til samme tid, i alle fall deler av arbeidsuken.

I lys av dette er det viktig at virksomheten utvikler gode føringer for hjemmearbeid, slik at arbeidstakers frihet til å velge arbeidssted på best mulig måte kombineres med virksomhetens behov for å levere et godt produkt eller gode tjenester.

3. Medbestemmelse og drøftelser med tillitsvalgt om utforming av fremtidens arbeidsliv

Ved utformingen av prinsipper for bruk av hjemmekontor/hybridkontor, er det viktig å gi arbeidstakerne mulighet til medbestemmelse og å drøfte behov for endringer med virksomhetens tillitsvalgte. Plikten til drøftelser og medbestemmelse kan følge av både tariffavtale og arbeidsmiljøloven. Etter arbeidsmiljøloven har arbeidsgivere som har mer enn 50 ansatte, en plikt til å informere og drøfte med tillitsvalgte om spørsmål som har betydning for arbeidstakers forhold, herunder beslutninger som kan føre til vesentlige endringer i arbeidsorganiseringen og for ansettelsesforholdet, noe som hjemmekontor/hybridkontor kan ha. Ved mindre virksomheter med færre enn 50 ansatte, kan det også være et krav til å informere og drøfte med tillitsvalgte og ansatte individuelt. Skriftlige avtaler om hjemmekontor må i utgangspunktet avtales og fremforhandles med den enkelte arbeidstaker.

Men medbestemmelse har langt flere fordeler enn at arbeidsgiver oppfyller lovkrav. Når arbeidsgiver og arbeidstaker sammen utarbeider prinsippene for balansen mellom hjemmekontor og tilstedeværelse på kontoret, øker sjansen for at løsningen dekker begge partenes behov i så stor grad som mulig. Mulighet for medvirkning og medbestemmelse fra ansattes side øker lojaliteten til avgjørelsene som tas.

Vi anbefaler dermed at en slik medbestemmelsesprosess planlegges og gjennomføres tidligst mulig, dersom det ikke allerede er initiert. Arbeidsgiver anbefales videre å informere ansatte om at en slik prosess vil finne sted , og at intensjon om ivaretakelse av flest mulig hensyn synliggjøres.

Selv om det kan være et krav om medbestemmelse, minner vi om at det er arbeidsgiver som til syvende og sist bestemmer utformingen og implementeringen av hjemmekontor/hybridkontor.

4. Tillit eller behov for kontrolltiltak?

For enkelte virksomheter kan økt bruk av hjemmearbeid utløse ytterligere ønsker om kontrolltiltak, altså tiltak som på en eller annen måte innebærer en kontroll av arbeidstaker. Dette kan eksempelvis være systemer som kontrollerer når arbeidstaker logger seg på PC-en. Da er det viktig å huske på at det er en relativt høy terskel for innføring av slike tiltak. Arbeidsgiver må både vurdere behovet for kontrolltiltaket, om det har saklig grunn og hvilke konsekvenser dette kan påføre arbeidstakerne. Etter arbeidsmiljøloven har arbeidsgiver også en plikt til å drøfte kontrolltiltak i virksomheten med arbeidstakernes tillitsvalgte.

Flere av dagens store samfunnsanalytikere har uttrykt at pandemien har vært en akselerator inn i fremtiden. Mange endringer som mange tidligere la til grunn at skulle skje langsomt over tiår har funnet sted det siste året. Dette gjelder også ledelse, særlig med tanke på balansen mellom kontroll og autonomi. Med hjemmekontoret har mange ledere måttet stole på sine medarbeidere og et skifte over til en tillitsbasert ledelse har funnet sted. Mange har erfart at medarbeidere yter langt bedre enn fryktet på hjemmekontor. Hvor du er og hvor mange timer du jobber er ikke lenger avgjørende, det som teller er hvilke utfordringer man har klart å løse og hva man faktisk har produsert. Denne tilliten bør arbeidsgivere ta med seg også over i nye omstendigheter når samfunnet åpner opp. Ved å stole på medarbeidere har mange ledere nå erfart at vi kan øke den enkeltes mestringsfølelse og produktivitet.

Selv om det ikke nødvendigvis trenger å være et behov for å innføre kontrolltiltak knyttet til hjemmekontoret, må arbeidsgiver sørge for at de har god nok datasikkerhet og rutiner slik at den enkelte arbeidstaker som utfører arbeid i hjemmet ivaretar kravet til konfidensialitet, sikkerhet og personvern ved utføring av arbeid på hjemmekontoret.

5. Skap trygghet og tilhørighet

Etter en periode med stor uforutsigbarhet og påbudt hjemmekontor har mange arbeidstakere et økt behov for opplevelse av trygghet og tilhørighet til arbeidsgiver. Trygghet en viktig faktor for å kunne levere godt som medarbeider. Som arbeidsgiver kan det være lurt å skape arenaer for å fornye den psykologiske tryggheten. Et eksempel kan være å ha en åpen dialog rundt hva som skaper slik trygghet og hvilke tiltak man kan iverksette i det enkelte arbeidsmiljø. Det blir også nå mulig å invitere til en sosial sammenkomst, slik at kollegaer kan møtes igjen. En sosial sammenkomst kan også bidra til at terskelen for å komme tilbake på kontoret senkes.

Samtidig ser vi at lojaliteten til arbeidsgiver kan være svekket gjennom pandemien og vi ser tendenser til at stadig flere leter etter ny jobb – man har rett og slett behov for nye impulser etter et monotont år. Åpenhet og tydelighet rundt hva arbeidsgiver vet om arbeidssituasjonen fremover kan øke sjansen for både økt opplevelse av tilhørighet, innsatsvilje og lojalitet.

Deloittes arbeid med «Future of Work»

Deloitte arbeider både med overordnede strategier og juridisk rådgivning knyttet til «Future of Work». Vi tilbyr kursing og rådgivning som tar for seg det juridiske aspektene ved hjemmekontor, «remote work» på tvers av landegrenser, fjernledelse og HMS-oppfølging. Vi kan skreddersy tjenester som passer din virksomhet.

Deloitte Advokatfirma kan også bistå din virksomhet med å utarbeide tilleggsavtaler som regulerer bruken av hjemmekontor og rådgivning for hvordan du som arbeidsgiver kan oppfylle dine forpliktelser. Ta kontakt med oss for en uforpliktende samtale.

Deloitte Advokatfirma

Som et av Norges største forretningsjuridiske advokatfirmaer er Deloitte Advokatfirma en foretrukken rådgiver innen alle områder for forretningsjuss.

Meld deg på vårt nyhetsbrev
Var denne siden nyttig?