Generalforsamling og styremøter ved hjelp av elektronisk kommunikasjon

Hovedregelen etter norsk lov er at saksbehandlingen i
selskaper skal skje i fysiske møter, og at undertegning av møteprotokoller skal
skje skriftlig. Ettersom disse kravene nå kan være i strid med påleggene fra
helsemyndighetene åpner de nye forskriftene for større bruk av
fjernmøteteknologi og elektronisk signatur.

1. Bruk av elektronisk kommunikasjon for oppfyllelse av lovpålagte krav for selskapets styrende organer

Kommunikasjon mellom administrasjon, styre og aksjonærer i norske selskaper har tradisjonelt basert seg på fysisk kommunikasjon, eksempelvis ved avholdelse av fysiske møter og ved utveksling av dokumenter. Dette er også hovedregelen i aksjeloven og allmennaksjeloven, men lovene åpner i stor grad for at selskapene kan benytte seg av elektronisk kommunikasjon. Forutsetningen er at dette gjøres på en betryggende måte.

De nye forskriftene understreker nå disse mulighetene, og bestemmer at styrets leder kan beslutte at styret skal behandle og avgjøre saker på telefon- eller videomøte. Det er også muligheter for at møtene gjøres skriftlig. Forutsetningene for alle alternativene er at det gjøres på en betryggende måte, og at alle styremedlemmer får muligheten til å delta.

Ordlyden i forskriften ligger nært opp til den allerede eksisterende bestemmelsen i aksjeloven § 6–19, men går lenger ved å understreke at telefon- og videomøte også er tilstrekkelig så lenge møtet ellers gjøres på en betryggende måte.

Nytt i forskriften er imidlertid at ethvert styremedlem kan kreve å få delta per telefon eller video dersom styret bestemmer at saksbehandlingen skal skje i fysisk møte. Det samme gjelder for daglig leder og andre som har rett eller plikt til å delta i møtet.

2. Bruk av elektroniske hjelpemidler for gjennomføring av generalforsamling

For at generalforsamlingen skal kunne treffe sine beslutninger, så som godkjennelse av årsregnskap, valg av styremedlemmer og endring av vedtekter, må deltakere på generalforsamlingen kunne kommunisere og stemme over sakene som er til behandling. Aksjeloven og allmennaksjeloven åpner fra før for at dette kan skje elektronisk, dog under forutsetning av at visse krav er oppfylt. Med den nye forskriften gis styret fullmakt til å beslutte at generalforsamlingen skal holdes elektronisk.

2.1 Forenklet generalforsamling uten fysisk møte

Aksjeloven åpner for forenklet generalforsamlingsbehandling uten fysisk møte. Et vilkår for å kunne avholde slik forenklet behandling er at hverken noen av selskapets aksjeeiere eller dets administrative ledelse motsetter seg dette. Det er en forutsetning at alle blir forespurt og gitt rimelig tid til å melde sin eventuelle motstand.

Med den nye forskriften kan styret beslutte at generalforsamling skal holdes helt eller delvis uten fysisk møte, herunder ved bruk av telefon- eller videomøte eller på annen betryggende måte.

Styret må imidlertid sørge for at alle aksjeeiere kan delta og stemme, og at deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på en betryggende måte.

Dersom det besluttes at generalforsamling skal holdes som fysisk møte, har styret nå fått en plikt til å sørge for at revisor, daglig leder og andre som har rett eller plikt til å delta, kan delta på generalforsamlingen uten å være fysisk til stede.

Fra før av er det et krav i loven om at elektronisk deltakelse skal skje på «egnet måte», hvilket forstås som at deltakerne må kunne følge behandlingen når den faktisk skjer, og herunder kunne uttale seg og stemme over de vedtak som forelegges for avstemming.

Ordlyden i forskriften skiller seg fra loven ved at møtet må gjennomføres på en «betryggende måte». Selv om ordlyden er noe annerledes må det antas at de samme krav til at deltakerne må kunne følge behandlingen også gjelder for den nye forskriften.

Det er også et vilkår i loven om at det besørges notoritet for generalforsamlingens behandling og beslutninger. Det skal altså føres protokoll som signeres av møteleder på vanlig måte.

2.2 Selskapet kan fastsette adgang til forhåndsstemme i vedtektene

Selskapet kan ha en vedtektsfestet adgang for aksjeeiere til å avgi sin stemme elektronisk i en periode før generalforsamlingen avholdes. Dette forutsetter at avsenderen kan autentiseres på betryggende måte og at det opplyses om fremgangsmåten for slik stemmegivning i innkallingen til generalforsamlingen.

Den nye forskriften utvider muligheten for forhåndsstemming. Styret kan nå beslutte at generalforsamlingen kan gjennomføres ved forhåndsstemming uten at det er vedtektsfestet.

2.3 Generalforsamling som gjennomføres delvis ved hjelp av elektroniske hjelpemidler

Både aksjeloven og allmennaksjeloven åpner fra før av for at et selskap kan avholde generalforsamling hvor den enkelte deltaker gis anledning til å delta elektronisk som et alternativ til fysisk oppmøte. Den nye forskriften åpner også for dette.

Også her må deltakelse kunne skje på «egnet måte», hvilket forstås som at de alle må kunne følge behandlingen når den faktisk skjer, og herunder kunne uttale seg og stemme over de forslag til vedtak som forelegges for avstemming.

Videre må selskapet sørge for at deltakelse og stemmegivning kan skje på «betryggende måte». Kravet innebærer at deltakere må kunne autentiseres, og at teknologien som anvendes på en pålitelig måte kan registrere den enkelte aksjonær, samt dennes (i) stemmeantall, (ii) kapitalandel, og (iii) stemmegivning.

Selskapets styre og ledelse skal legge til rette for at aksjonærene kan delta på generalforsamlingen elektronisk. Styret i aksjeselskaper kan imidlertid avslå elektronisk deltakelse dersom det foreligger «saklig grunn». Hvorvidt slikt grunnlag foreligger avhenger av omstendighetene, og det skal i den nåværende situasjonen mye til for at styret kan nekte elektronisk deltakelse. I en normalsituasjon vil det at det foreligger saker til behandling av sensitiv karakter, at de teknologiske løsningene som er påkrevet vil være uforholdsmessig ressurskrevende, eller at det kan foreligge risiko for at kravet til behandling på «betryggende måte» ikke vil kunne etterleves, kunne være saklige grunner.

3. Bruk av elektroniske hjelpemidler i styret

Det er viktig for selskapsstyrer å ha en effektiv og formålstjenlig kommunikasjonsform i sin forvaltning av selskapets overordnede forvaltning og drift. Regelverket gir styret en høy grad av frihet til å bestemme sin arbeidsform, dog slik at behandlingsformen må være «betryggende».

Den nye forskriften åpner mer for elektroniske styremøter. Dette kan skje ved videokonferanse, telefonmøter eller ved skriftlig behandling. Det er en forutsetning at styret er beslutningsdyktig og at møtet skjer etter gyldig innkalling.

Hva gjelder årsregnskap og årsberetning, samt fastsettelse av lederlønn og lønn til daglig leder, skal dette som utgangspunkt etter allmennaksjeloven behandles i fysisk møte. Dette nevnes ikke direkte i den nye forskriften, men i den rådende situasjon bør et videomøte der styrets medlemmer ser hverandre og kan dele skjerm og diskutere sakene på agendaen, kunne være akseptabelt i en situasjon der helsemyndighetene legger restriksjoner på fysisk samvær.

4. Andre selskapsformer

Tilsvarende forskrifter for ansvarlige selskaper, kommandittselskaper, stiftelser og samvirkeforetak trådte også i kraft lørdag 28. mars 2020. Forskriften for aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper gjelder også for finansforetak som ikke er organisert som aksjeselskap eller allmennaksjeselskap.

5. Fullmaktsloven

De fire forskriftene trådte i kraft med hjemmel i den nye koronaloven av 21. mars 2020. Loven har som formål å holde samfunnshjulene i gang under koronakrisen, og gir norske myndigheter hjemmel til å handle raskt, og fullmakt til å vedta nødvendige bestemmelser, også om de fraviker allerede eksisterende lover.

Allerede i presentasjonen av lovforslaget ble det eksplisitt nevnt at fysisk avholdelse av generalforsamlinger ikke er tilrådelig i den nåværende situasjonen.