Artikkel

Åpen innovasjon

Det arbeides mye med innovasjon i norske kommuner. Men får vi frem de beste idéene? Å åpne opp innovasjonsprosessen kan gi gode resultater på tvers av kommunegrensene

Artikkelen på 15 sekunder: I denne artikkelen vil det bli lagt frem innspill til innovasjonsarbeid i norske kommuner. For å skape en innovativ organisasjon kan det være til hjelp å være bevisst noen av faktorene som kan fremme og hemme innovasjonsarbeidet, bl.a. organisering, regelverk, kompetanse, kultur, tid og ressurser til rådighet. Konseptet ”åpen innovasjon” vil bli presentert som en mulighet for kommuner til å åpne opp innovasjonsarbeidet og lete bredere etter nye, innovative løsninger på eksisterende problemer.

Ordet innovasjon blir stadig brukt i politiske handlingsplaner og i festtaler. Politikere trekker ofte frem innovasjon og nytenkning som selve nøkkelen til å tilby gode tjenester i fremtiden. Regjeringen planlegger også i 2014 å dele ut en ”innovasjonspris” til Norges mest innovative kommune. Men hva betyr egentlig innovasjon? Og hvorfor er det så vanskelig å få til?

I denne artikkelen vil det bli sett nærmere på hva innovasjon er og ikke er, noen utfordringer for innovasjonsarbeidet og gis noen innspill til hvordan kommuner kan legge til rette for innovasjon.

Hvorfor innovasjon?

I SSBs Innovasjonsundersøkelse fra 2011 fremgår det at formål med innovasjon i offentlig sektor blant annet er å forbedre tjenestekvalitet, øke effektiviteten i organisasjonen og å øke brukertilfredsheten. Jobbe smartere, ikke raskere, sies det. Det har lenge vært et politisk mål å fornye offentlig sektor generelt og kommunal sektor spesielt.

I et større perspektiv kan det å tenke nytt være særlig aktuelt innenfor det som innen forskning kalles for særlig komplekse og grenseoverskridende samfunnsproblemer, såkalte ”wicked problems” (Christensen og Lægreid 2012).

Hva betyr innovasjon?

Når ordet innovasjon nevnes, ser mange for seg en visjonær ”Petter Smart” som klekker ut grensesprengende idéer og lager produkter basert på disse. Men innovasjon er mye mer enn dette.

Ifølge ”Oxford Handbook of Innovation” bør man skille mellom oppfinnelse og innovasjon; der en oppfinnelse er den første forekomsten av en idé til et nytt produkt eller en ny prosess, mens en innovasjon er det første forsøket på å sette idéen ut i live. En innovasjon kan bryte radikalt med det foregående, eller bidra til mindre forbedringer, såkalt ”inkrementell innovasjon” eller ”hverdagsinnovasjoner”.

I Kommuneproposisjonen 2014 fremgår det at ”innovasjon er prosessen med å utvikle nye ideer og realisere dem slik at de gir merverdi for samfunnet”. Det blir i proposisjonen påpekt at merverdi for eksempel kan ligge i bedre løsninger i eldreomsorgen eller bedre kommunikasjon med innbyggerne.

Et eksempel på innovasjon er innføring av velferdsteknologi, som GPS-sporing av demente eller smarthusteknologi. Et annet eksempel er innføring av elektronisk meldingsutveksling innen Helse og omsorg, som gjør at de ansatte får enkel tilgang på nødvendige pasientdata, også mens de er på hjemmebesøk. Innovasjon kan også være å tenke nytt i forhold til organisering og rutiner. Flekkefjord kommune valgte å tenke nytt for å dekke opp kabalen med nattevakter. Etter å ha intervjuet ansatte som ikke ønsket nattevakter, valgte de en helt ny måte å organisere arbeidet på, og endte opp med å få 40 søkere på få stillinger.

Forhold som påvirker innovasjonsevnen

Mange kommuner er allerede langt fremme når det gjelder innovative forbedringer av egen virksomhet, og i en presset kommuneøkonomi kan dette gjøre kommunene enda mer robuste i tøffe tider. På lik linje med andre store organisasjoner har kommuner i ulik grad fokus på innovasjonsarbeid, og det er flere faktorer som kan fremme eller hemme en kommunes forutsetninger for å drive innovasjonsarbeid.

Jeg vil her vise til noen poeng fra innovasjonsforskningen og offentlige utredninger:

1) Tid til innovasjon

Det er en risiko for at innovasjonsarbeid blir nedprioritert i møte med daglig rutinebasert arbeid. I en SSB-rapport fra 2011 hevder offentlig ansatte at det største hinderet for innovativ aktivitet er nettopp for lite tid og ressurser. SSB-undersøkelsen viser at 17 % mener det mangler incentiv for å innovere, 27 % mener det er satt av for liten tid til innovasjon, mens 30 % peker på mangel på budsjettmidler som innovasjonshindring. Rutinearbeid har ofte klarere tidsfrister, målene er tydelige og manglende etterlevelse vil kunne få konsekvenser. Kommuner er forpliktet til å etterleve en rekke lovkrav, og det må arbeides kontinuerlig for å sikre slik etterlevelse. Innovasjons- og utviklingsarbeid kan oppleves som mer diffust. Og hvis det meste fungerer greit i kommunen, er man gjerne mindre motivert til å prioritere tid til å lete etter nye løsninger, for ”hvorfor endre noe som fungerer?”.

I motsetning til rutinebasert arbeid har innovasjonsprosjekter usikre utfall, og det kan være vanskelig å fastslå den nøyaktige fremtidige verdien av disse aktivitetene.

2) Ledelse og kultur påvirker innovasjonsevnen

Ledelsessignal og kultur påvirker også rammene for innovasjonsarbeid. Kommunenes budsjett- og planarbeid kan med fordel brukes aktivt til å forankre gode innovasjonsprosesser og -strategier (jf. Stortingsmeldingen Morgendagens omsorg). Kommunen kan her gi retning for innovasjonsarbeidet ved å vise de ansatte hvilke problem og behov en ønsker løsningsforslag til.

Kultur setter rammer for hva som blir sett på som akseptert adferd, slik som i hvor stor grad det er ønskelig med forbedringsforslag og kritikk av det bestående. En konservativ organisasjonskultur innebærer gjerne stabilitet, og motstand mot endring (”det er sånn vi gjør det her”) i motsetning til endringsønske (”kanskje vi bør prøve noe nytt?”, ”er dette den beste løsningen?”). Det krever ikke det samme å skape idéer som å implementere dem i praksis. Det vil variere i hvor stor grad organisasjoner har en kultur for å tåle usikkerheten det innebærer å innføre innovasjoner i daglig drift. Det kan være gode grunner til å være kritisk til nye idéer. Det er ikke automatisk slik at nye idéer er bedre enn de eksisterende, og innføring av nye idéer kan både kreve ressurser og innebære risikomoment.

I tillegg må innovasjonsarbeid nødvendigvis skje parallelt med ordinær drift og kommunens kontinuerlige arbeid med å sikre etterlevelse av lover og regelverk. Noen områder er også mer lovregulerte enn andre. Innovasjon i kommuner handler om i hvilken grad man klarer å finne frem til gode løsninger og muligheter innenfor handlingsrommene som fastsettes av lov- og regelverk. Relevante spørsmål blir både ”gjør vi ting rett?” og ”gjør vi de riktige tingene?”

3) Evne og kapasitet til å innføre innovasjon

Selv om vilje og tid til å drive med innovasjonsaktiviteter skulle være til stede, er det også nødvendig med evne og kapasitet til å absorbere ny kunnskap, omsette denne til praksis og forstå nytteverdien.

I Stortingsmelding Morgendagens omsorg blir det for eksempel vist til at det allerede på 1990-tallet eksisterte velferdsteknologi som smarthusteknologi, men at dette ikke ble tatt i bruk. I sin doktoravhandling viser Thygesen (2009) at dette blant annet kan henge sammen med manglende kompetanse og en sårbar og lite brukervennlig teknologi. Det blir også vist til at det i det offentlige manglet planlegging og tverrfaglig organisering for å utnytte teknologien på best mulig måte.

Det er viktig å sikre at kommunene har en evne og kapasitet til å forstå hva nye innovasjoner innebærer. Det er også viktig at kommunene har et system og en kompetanse til å fange opp nye, relevante idéer og skille ut de som faktisk vil være fordelaktige for deres organisasjon. Spørsmål er blant annet om innovasjonen vil medføre en klar forbedring av det eksisterende, om den møter et reelt behov, om den lett kan tilpasses dagens praksis og om den nye løsningen er brukervennlig nok.

Jakten på de gode idéene

Et vanlig spørsmål i forbindelse med innovasjonsarbeid er hvordan man skal organisere letingen etter de gode idéene. En trend innen innovasjonsfagfeltet har vært å vri synet på innovasjon fra en prosess internt i organisasjonen (lukket innovasjon) til en prosess der man henter inspirasjon og gode idéer ved å lete bredt og åpne opp for innspill fra brukere og omverdenen (åpen innovasjon) (jf. Chesbrough 2008; von Hippel 2011).

Tanken med åpen innovasjon er at man ikke trenger å ”finne opp hjulet på nytt”, og at andre kan ha kommet opp med gode idéer som en kan la seg inspirere av. Selv uforpliktende og uformell kontakt mellom personer med ulike perspektiver og kunnskap om et tema kan øke kommunens innovasjonsevne. Fokuset på interaksjon som en viktig forløper til innovasjon kan en blant annet se ved fremveksten av en rekke nettverk og møteplasser som skal bidra til nye impulser, slik som kompetansenettverket InnoMed, som har fokus på behovsdrevet innovasjon i helsesektoren.

Stadig ny teknologi gjør at impulser og gode idéer også kan hentes inn digitalt, via sosiale medier, ulike forumløsninger og såkalte ”crowdsourcing”-løsninger der alle innbyggere og brukere er inviterte til å komme med innspill til utviklingsprosesser.

En studie fra Tyskland viser til at offentlige etater som har brukt åpen innovasjon og nettbaserte crowdsourcing-strategier opplevde stort engasjement blant innbyggerne og nye og gode innspill til innovasjon og utvikling (Koch m.fl. 2011). I artikkelen understreker Koch samtidig at det generelt er viktig at modeller fra åpen innovasjon er tilpasset formålet og konteksten som offentlige organisasjoner opererer under.

Åpne opp utviklingsprosessene

Ved å åpne opp kommuners utviklingsprosesser kan de gode idéene og impulsene komme fra mange ulike kilder, som brukere, forskningsmiljøer, studenter, andre kommuner, kunnskap om praksis i andre land og feedback fra brukere.

For eksempel snakkes det innenfor pleie- og omsorgssektoren om ”behovsdrevet innovasjon”, der tanken er at brukerne er ekspert på egen situasjon og bør inkluderes i jakten på innovative løsninger (jf. rapporten Behovsdrevet innovasjon). ”Bruker” inkluderer alt fra myndigheter, ledelse og ansatte i helseforetak og kommunehelsetjeneste til pasienter, pårørende og vanlige borgere.

Mange kommuner har allerede rutinemessige brukerundersøkelser, men det påpekes i stortingsmeldingen “Morgendagens omsorg” at det vanligvis kun blir bedt om evaluering av eksisterende tjenester, og at kommunene i sine brukerundersøkelser med fordel også kan stille spørsmål om tjenestene faktisk løser de utfordringene brukerne har.

Konklusjon

Som vi har sett i denne artikkelen handler innovasjonsarbeid både om å finne nyskapende idéer og løsninger og om å innføre idéene i praksis. Det kan i noen tilfeller være en idé å åpne opp innovasjonsprosessene for å lete bredt etter gode innspill på faktiske utfordringer i kommunen. Gode idéer kan også dukke opp tilfeldig, og innovasjonskultur kan være like viktig for innovasjonsevnen som ledelsesvedtak om innovasjon.

En organisasjon som vil satse på innovasjon bør uansett sikre gode system for å fange opp, foredle og implementere de beste idéene, og slik bidra til at konkrete utfordringer i organisasjonen kan løses.

Om artikkellforfatteren: Ruth Rørvik rrorvik@deloitte.no er seniorkonsulent i Deloitte og arbeider med offentlig sektor, i hovedsak med evalueringer og forvaltningsrevisjoner i kommuner og fylkeskommuner. Hun har skrevet masteroppgave om innovasjon og har jobbet med forskning på bl.a. innovasjon ved Samfunns- og Næringslivsforskning ved NHH.
Var denne siden nyttig?

Relatert