Din rådgiver - kommunesammenslåing

Artikkel

Din rådgiver i kommunesammenslåingsprosesser

En global aktør med lokal forankring

En kommunesammenslåing innebærer store endringer og omstillinger. I perioden frem mot sammenslåing er det mye å ta stilling til:

  • Hvordan skal den nye kommunen best kunne levere gode tjenester til innbyggere i fremtiden?
  • Hvordan bør de politiske organene organiseres? Hva vil være en hensiktsmessig organisasjonsstruktur for den nye kommunen?
  • Hvilke systemer må samordnes? Hvordan sikre at ledere og medarbeidere føler seg ivaretatt og engasjerer seg i endringsarbeidet?
  • Hvordan gjennomføre prosessen slik at ambisjonene for kommunesammenslåingen kan realiseres?

Deloitte har gjentatte ganger blitt rangert som den globale lederen på rådgivningsbistand relatert til fusjoner og sammenslåingsprosesser. I Norge bistår vi jevnlig med konsulenttjenester knyttet til sammenslåingsprosesser. En kommunesammenslåing innebærer gjerne både omstillings- og effektiviseringsprosesser, strategiarbeid, økonomi- og virksomhetsstyring, organisasjonsutvikling, IKT-rådgivning, analyser og utredninger.

Mellom lokalt og nasjonalt vedtak

Sammenslåing av kommuner innebærer at det bygges noe nytt. Når flere kommuner slår seg sammen til en ny kommune, må man bli enige om et ambisjonsnivå for endrings- og omstillingsarbeidet. I mange tilfeller ligger en intensjonsavtale til grunn, hvor det er formulert mål for hva de sammenslåtte kommunene skal oppnå, og viktige premisser for hvordan prosessen skal gjennomføres.

Våren 2017 skal nasjonalt vedtak om sammenslåing fattes av Stortinget. I perioden mellom lokalt vedtak og nasjonalt vedtak, bør kommunene styrke samarbeidsrelasjonene, opprettholde dialogen og jobbe med å planlegge prosessen, med forbehold om Stortingets endelige behandling.

Prosjektorganisering

God prosjektledelse og god prosjektorganisering er avgjørende for en god prosess når kommuner skal slås sammen, ikke minst for å sørge for realisering av potensielle gevinster som følge av en sammenslåing. En viktig del av dette er å legge til rette for en god integrasjon mellom kommunene som organisasjoner.

Viktige spørsmål ved planlegging er: 
  • Hvordan skal sammenslåingsprosessen organiseres? 
  • Hvordan skal politiske utvalg og grupper sammensettes og ledes?
  • Hva slags mandat og myndighet skal fellesnemda ha? 
  • Hvordan sikre tydelige beslutningslinjer mellom fellesnemda, prosjektorganisasjonen og linjeorganisasjonen? 
  • Hvilke ressurser trengs til prosjektledelse, risikostyring og oppfølging?
  • Hvilke samhandlingsrutiner og systemer for informasjonsutveksling har en behov for?

Krav ved sammenslåing

Kommuner som skal slå seg sammen må etablere en fellesnemnd som skal samordne og ta seg av forberedelsene til det nye kommunestyret er konstituert, jf. inndelingslova § 26. Organisering av prosessen utover dette er ikke regulert av loven. Det er generelt en fordel å ha en tydelig rollefordeling mellom politisk og administrativt nivå i gjennomføringsfasen. Klare mandater og fullmakter til fellesnemnda, partssammensatte utvalg, arbeidsutvalg, prosjektleder og arbeidsgrupper er erfaringsmessig viktig for å få en effektiv og god prosess.

Prinsipper for en vellykket sammenslåing

Erfaringene fra tidligere gjennomførte kommunesammenslåinger viser at det noen prinsipper som må etterleves for å lykkes. Disse er:

Tydelige målsetninger
  • Etablere en tydelig og omforent forståelse av rasjonale for sammenslåingen og målsetninger på tvers av alle avdelinger i organisasjonen
  • Definere en tydelig visjon for Dag 1
  • Identifisere synergier og kommunisere målsetninger bredt- basert på et tydelig utgangspunkt (baseline)
  • Utvikle en strategi for sammenslåingen så tidlig som mulig
  • Utarbeide nye strukturer på ledernivå så tidlig som mulig
  • Etablere en prosjektorganisasjon for å lede sammenslåingsprosessen
Kontroll
  • Være bevisst på valget av ledere til sentrale posisjoner i prosjektet
  • Opprettholde fokus på daglig drift parallelt med sammenslåingsprosjektet – dette krever prioritering
  • Implementere robuste planleggings- og styringsprosesser
  • Sikre effektiv og praktisk bruk av planleggings- og rapporteringsverktøy
  • Håndtere risiko og utfordringer raskt og ta de tøffe beslutningene tidlig
  • Jobbe kontinuerlig med gevinstrealisering og rapportering mot plan for å sikre at målsetningene oppnås
Endringsledelse
  • Erkjenne at sammenslåing skaper usikkerhet for ledere og ansatte i kommunene
  • Redusere usikkerhet og tvetydighet ved å implementere ny organisasjonsstruktur så raskt som mulig
  • Sikre effektive og transparente nedbemanningsprosesser (om nødvendig)
  • Sikre at personalfunksjonen er godt forberedt med nok ressurser og riktig kompetanse
  • Identifisere og erkjenne kulturelle forskjeller på et tidlig tidspunkt og jobbe med å videreføre det beste fra kommunene
  • Planlegge for endring på alle nivåer
  • Kontinuerlig kommunikasjon om prosess og beslutninger
Var denne siden nyttig?

Relatert