Artikkel

Fjernarbeid – hva er viktig når den ansatte arbeider eksternt på permanent basis?

Deloitte Advokatfirma

Bruk av fjernarbeid, hvor de ansatte sitter et annet sted enn i kontorene til arbeidsgiver, blir stadig mer utbredt. Bør man som arbeidsgiver tillate at de ansatte jobber fra hjemmekontor eller fra andre steder i landet? Og hva må arbeidsgiver være klar over og vurdere før man åpner for fjernarbeid?

Viktigheten av fleksibilitet

Medarbeidere i forskjellige faser har ulike behov og ønsker om fleksibilitet, for enkelte type virksomheter kan derfor åpning for permanent fjernarbeid for hele eller deler av arbeidstiden gi positive effekter. Undersøkelser og erfaringer Deloitte gjør viser at fleksibilitet stadig blir viktigere for norske arbeidstakere, og virksomheter som åpner for fjernarbeid kan bli mer attraktive for jobbsøkere.

Mange erfarer at yngre umodne medarbeidere ofte har behov for å være til stede på arbeidsstedet, både fordi fasilitetene på hjemmebane ikke er tilpasset at man både skal jobbe og bo samme sted, samtidig som denne yrkesgruppen har et større ønske og behov for oppfølging fra kollega og leder. Mer erfarne medarbeidere har oftere andre preferanser, deres behov for fleksibilitet henger ofte sammen med et ønske om mer autonome arbeidshverdager og en fleksibilitet som kan gi en enklere hverdag med tanke på work life balance. Behov om økt fleksibilitet gjelder også for erfarne medarbeidere som ønsker om å stå lengst mulig i jobb samtidig som man ønsker å kunne følge opp interesser utenfor arbeidslivet.

Et annet moment som for mange er viktig å hensynta i vurderingen av om man skal åpne opp for fjernarbeid, er at virksomheter da kan få tilgang til kompetanse man ikke finner på det stedet man er lokalisert. Dette skjer både hos virksomheter som er i storbyer og i mindre byer. I flere tilfeller har det blitt lyst ut stillinger hvor den ansatte selv bestemmer sitt arbeidssted, og hvor stillingene er tildelt personer bosatt i en helt annen del av landet.

Arbeidskultur

For arbeidsgiver er det flere utfordringer ved å tillate fjernarbeid. Noen åpenbare områder er utvikling av arbeidskultur og jobbengasjement, samt arbeid med kontinuerlig forbedringer og innovasjon. Dette er alle områder hvor tilstedeværelse er viktig for å ha best mulige forutsetninger for å oppnå ønsket resultat.

I hjemmekontorundersøkelsen som Deloitte Advokatfirma gjennomførte høsten 2020, kom det frem at enkelte virksomheter slet med oppfølging av ansatte på hjemmekontor, og at det spesielt var mellomlederne som fant det utfordrende å holde jevnlig kontakt med mange ansatte som satt hver for seg. På samme tid var det flere arbeidsgiver som svarte det motsatte, og som hadde god kontroll på lederoppfølgingen av de ansatte. Hvorfor er det slik?

Vi tror at fokuset på arbeidskultur blir viktigere ved økt bruk av fjernarbeid. Mange mellomledere har allerede opplevd at medarbeiderne yter bedre enn forventet, og mye av årsaken til det er «nye» digitale kommunikasjonsløsninger som Teams. Fokuset til de som lykkes har ofte gått fra kontroll til tillit. For å få til en ønsket kultur bør man sette søkelys på verdier som holder seg konsistente over tid, organisere arbeidet slik at det blir meningsfullt og skape felles mål med medarbeiderne. På den måten bygger man felles engasjement, tillit og tilhørighet som har bedre forutsetninger for å lykkes selv om man arbeider på ulike steder.

Arbeidsmiljølovens krav til arbeidsgivere

Arbeidsmiljøloven stiller konkrete krav til arbeidsgiver som må sørge for å ivareta et godt psykisk arbeidsmiljø. I dette ligger også at arbeidstaker skal ha mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten. Arbeidsgiver bør også være klar over arbeidstakers rett til faglig og personlig utvikling gjennom sitt arbeid, slik det fremgår av § 4-1 i arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiver må medvirke til den ansattes utvikling, selv om den ansatte sitter et annet sted i landet enn de øvrige ansatte.

Konfidensialitet og personvern

Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for at arbeidstaker kan holde forretningshemmeligheter og personopplysninger konfidensielle, også på hjemmekontoret og ved bruk av fjernarbeid. Hvis arbeidstaker sitter i et kontorfellesskap med andre som ikke jobber for samme virksomhet, blir det særlig viktig å ha tilstrekkelige sikkerhetstiltak for å hindre brudd på personvernreglene eller virksomhetens regler for konfidensialitet. Arbeidsgiver bør derfor vurdere å gjøre en risikovurdering av situasjonen og av kontorsituasjonen til den ansatte før fjernarbeid tillates.

Forholdet til lover

Når arbeidstaker jevnlig jobber i eget hjem, reguleres arbeidet både av hjemmekontorforskriften og arbeidsmiljøloven. Det forutsetter blant annet at det inngås en tilleggskontrakt mellom partene. 

For ansatte som fjernarbeider vil arbeidet kanskje skje både på hjemmekontor og i et kontorfellesskap med andre. I slike tilfeller må arbeidsgiver være klar over at kravene som følger av hjemmekontorforskriften må etterleves når arbeidstaker jobber i eget hjem, men at det ellers er arbeidsmiljølovens regler som skal følges.

Det er flere viktige spørsmål arbeidsgiver bør stille seg før fjernarbeid tillates, eksempelvis:

  • Har vi som arbeidsgiver kontroll på arbeidstiden til den ansatte?
  • Vet vi nok om det fysiske arbeidsmiljøet der arbeidstaker skal jobbe fra?
  • Hvilke psykiske konsekvenser kan det ha for arbeidstaker å alltid sitte alene? Klarer vi å følge opp dette tilstrekkelig?
  • Hva slags krav skal stilles til den ansatte om rapportering av arbeidsoppgaver?
  • Hvor ofte kan arbeidstaker instrueres til å møte på kontoret?
  • Hvordan skal man følge opp den ansatte hvis personen får langvarig sykefravær? Hva slags krav foreligger til tilrettelegging?

Disse spørsmålene er komplekse, og de viser at arbeidsgiver bør gjøre grundige vurderinger før det tillates fjernarbeid i virksomheten.

For større virksomheter bør det også vurderes om retningslinjer for fjernarbeid bør drøftes med de tillitsvalgte, slik det er krav om etter kapittel 8 i arbeidsmiljøloven.

Deloitte Advokatfirma kan bistå din virksomhet med både organisatoriske og juridiske vurderinger før innføring av fjernarbeid. Ta kontakt for en uforpliktende prat om hva vi kan bistå deg som arbeidsgiver med!

Deloitte Advokatfirma

Som et av Norges største forretningsjuridiske advokatfirmaer er Deloitte Advokatfirma en foretrukken rådgiver innen alle områder for forretningsjuss.

Meld deg på vårt nyhetsbrev
Var denne siden nyttig?