Artikkel

Naturalytelser i arbeidsforhold – tid for optimalisering?

Deloitte Advokatfirma

Telefon, internett, mat, kinobilletter, klær, kontorstol, dataskjerm, briller, legehjelp, reiseforsikring, flybilletter, hotellopphold, rimelig bil; listen over naturalytelser som ansatte mottar kan være lang, og ivaretakelse av korrekt skatterapportering er utfordrende, noen ganger overveldende. I det følgende vil vi se på noen grep virksomheter kan ta for å få bedre kontroll og samtidig optimalisere bruken og sammensetningen av naturalytelser.

Lag en samlet oversikt

Et naturlig startpunkt for bedre kontroll og optimalisering vil være en så fullstendig som mulig oversikt over hvilke naturalytelser – varer og tjenester – som tilflyter virksomhetens ansatte, hvem som gir dem, verdien av ytelsen og hva de ansatte evt. betaler for den.

Utarbeidelsen av en slik oversikt kan være et mer omfattende stykke arbeid enn man gjerne skulle tro når det tas i betraktning at som naturalytelser fra arbeidsgiver forstås enhver fordel av økonomisk verdi i annet enn kontanter og andre betalingstjenester, og at ytelsen omfattes enten den ytes direkte av arbeidsgiver eller av en tredjepart, som f.eks. en kunde eller leverandør, så lenge det er arbeidsforholdet som foranlediger naturalytelsen. Det kan vise seg hensiktsmessig å legge listen lavt for hva som skal inkluderes når oversikten utarbeides.

Plasser naturalytelsen i riktig boks

Mens utgangspunktet er at alle fordeler i form av naturalytelser er skatte- og arbeidsgiveravgiftspliktige på grunnlag av prisen den ansatte ville betalt uavhengig av arbeidsforholdet (omsetningsverdien i sluttbrukermarkedet) fratrukket det den ansatte eventuelt har betalt for den, så er det omfattende unntak som i sum kan gi store besparelser.

Skattepliktig eller ikke?

For at en naturalytelse skal være skattepliktig som lønn må den i grove trekk ha økonomisk verdi, tilstrekkelig tilknytning til arbeidsforholdet, og den må utgjøre en privatøkonomisk fordel. Samtlige vilkår utløser vanskelige grensedragninger, og det er ikke alltid klart om det foreligger skatteplikt, eller ikke.

Generelt vil en naturalytelse anses for å ha økonomisk verdi om den setter den ansatte i en stilling andre ville betalt for å være i. Det er i utgangspunktet ikke av betydning om den ansatte ønsker naturalytelsen, eller ikke. Har den ansatte først mottatt noe av økonomisk verdi, skal fordelen som utgangspunkt verdsettes til omsetningsverdi med mindre særskilte regler foreligger (se under). Omsetningsverdi skal fastsettes på basis av en konkret vurdering av hva varen/tjenesten ville vært omsatt for til en enkeltstående privatkunde i det åpne markedet på det tidspunktet fordelen ble mottatt. Omsetningsverdien er likevel ikke alltid enkel å fastslå, spesielt ikke der hvor den ansatte låner eller overtar brukte gjenstander fra virksomheten, eller hvor gjenstanden kun er brukt i en kortere periode (se under om bruk av arbeidsgivers kapitalgjenstander).

Tilknytningen til arbeidsforholdet vil ofte være uproblematisk der naturalytelsen gis direkte fra virksomheten til den ansatte. Mer problematisk er det gjerne hvor fordelen kommer fra tredjeparter så som en av arbeidsgivers leverandører eller kunder. Argumenter for at det ikke foreligger skatteplikt vil i disse tilfellene kunne være at fordelen ytes ensidig og uten at arbeidsgiver bidrar med annet enn å formidle tilbudet.

Fordelen vil bare være skattepliktig dersom den utgjør en privatøkonomisk fordel for den ansatte. Der hvor den ansatte mottar varer eller tjenester som bare er til tjenstlig bruk, foreligger det normalt ingen skattemessig fordel. For å unngå tvil kan det i disse tilfellene være hensiktsmessig å sikre at evt. gjenstander returneres til arbeidsgiver ved endt oppdrag. Som eksempel på fordeler for tjenstlig bruk bruker Skatteetaten der hvor en fotballklubb dekker billett for sin trener for å se en fotballkamp for å vurdere rekruttering. Der hvor formålet er delt – varen eller tjenesten tjener dels et tjenstlig, dels et privat formål – vil hovedformålet kunne være avgjørende.

Ved å se nærmere på omstendighetene tilknyttet de forskjellige naturalytelsene, vil man kunne kategorisere dem som ikke skattepliktige og derved utelukke dem fra videre oppfølgning og håndtering. I tillegg til de rent skatte- og avgiftsmessige besparelsene dette kan gi, så kan det også ligge store interne ressursbesparelser i en slik øvelse.

Omfattes ytelsen av en unntaksregel?

Selv om de ovenstående vilkårene for skatteplikt er oppfylt, kan naturalytelsen omfattes av en særskilt unntaksregel. Dem er det mange av, og det er lett å gå seg vill.

I det nedenstående gis en oversikt over noen av de mest generelle unntaksreglene. I tillegg til disse finnes det en rekke særskilte unntak, både mht. selve skatteplikten og mht. hvordan naturalytelsen skal verdsettes.

Gaver

Arbeidsgivers gaver til ansatte er i utgangspunktet skattepliktige. Det er imidlertid unntak for bl.a.

  • gaver for inntil NOK 8 000 ved ansettelse i bedriften i minst 20 år,
  • gaver inntil NOK 4 000 ved bedriftsjubileum (25 år, antall år delelig med 25), og for gaver inntil NOK 4 000 ved bryllup, pensjon, avslutning av arbeidsforhold etter minst ti år og tiårsdager fra og med fylte 50 år,
  • gaver av bagatellmessig verdi så som blomster, konfekt, (rimelig) vinflaske, m.v. som gis ved spesielle anledninger

I tillegg til ovenstående er det en generell adgang til å gi gaver skattefritt for inntil NOK 5 000 i året. Tidligere var det et krav om at gaven ble gitt som en del av en generell ordning i bedriften, men dette vilkåret er nå frafalt, og arbeidsgiver står nå – hvertfall for skattemessige formål – fritt til å bestemme hvem som skal få hva, om noe. Den generelle gavegrensen på NOK 5 000 har dermed blitt en sekkepost der man kan samle nær sagt alle ytelser som ikke består i kontanter og som ikke omfattes av noen av de andre unntaksreglene. Også det som måtte være overskytende etter andre regelsett omfattes, som for eksempel del av personalrabatt som overstiger NOK 8 000 (se under).

Mer informasjon om den generelle gavegrensen finnes her.

Personalrabatter

Også personalrabatter er i utgangspunktet skattepliktige, men skattlegges kun for den del av rabatten som overstiger NOK 8 000 per år.

Verdt å merke seg er at unntaksregelen for personalrabatter kun gjelder for varer og tjenester som omsettes i arbeidsgivers virksomhet eller i annet selskap i annet konsern, og at utlån av formuesgjenstander som ikke leies ut i arbeidsgivers eller konsernselskaps virksomhet, ikke omfattes. Ved lån av slike gjenstander kan skattefrihet imidlertid gjelde etter unntaksreglene for rimelige velferdstiltak (se under).

Rimelige velferdstiltak

I skattemessig sammenheng er velferdstiltak ytelser som henvender seg til de personer som er tilknyttet virksomheten, og som har til hensikt å øke trivselen, samhørighet og tilknytningen til arbeidsplassen.

Det vil ikke alltid være klart hvem som anses tilstrekkelig knyttet til bedriften, eksterne konsulenter vil for eksempel kunne omfattes, og det er også enkelte krav til selve virksomheten, men det er ofte hvorvidt selve tiltaket kvalifiserer som er det springende punktet. Sentrale vurderingsmomenter vil være om tiltaket er tilstrekkelig «rimelig» og treffer tilstrekkelig bredt. I Skatte-ABC gir Skatteetaten gir en god opplisting av ytelser som etter praksis har kvalifisert, og ytelser som ikke har kvalifisert. Det er ikke alltid opplagt hva som kvalifiserer og ikke; fri bruk av bedriftshytte vil for eksempel kunne kvalifisere mens fri bruk av arbeidsgivers bobil eller campingvogn ikke gjør det.

Fri bruk av arbeidsgivers kapitalgjenstander

Den ansattes private bruk av arbeidsgivers kapitalgjenstander, som f.eks. bil, båt, PC, kamera, etc. er i utgangspunktet en skattepliktig fordel. Det er imidlertid gjort enkelte unntak fra både skatteplikt, så som for sporadisk bruk av arbeidsgivers bil, og fra trekkplikt. I dette ligger et potensiale for å lette det administrative arbeidet rundt oppfølging av denne type ytelser.

Særskilte verdsettelsesregler

For enkelte naturalytelser gjelder det unntak fra regelen om at naturalytelsen skal verdsettes til omsetningsverdien i sluttbrukermarkedet. Dette gjelder f.eks. for

  • EKOM/fri telefon og/eller internett,
  • fordel ved rimelig lån i arbeidsforhold,
  • alminnelige forsikringer.

Det er forstått at disse særskilte verdsettelsesreglene også gjelder når disse fordelene gis som gave eller personalrabatt. Om en arbeidsgiver for eksempel ønsker å gi sine ansatte en eller flere EKOM-tjenester som gave, så vil det skattepliktige beløpet være maksimalt NOK 4 392 i året, ikke det beløpet den ansatte ville betalt dersom vedkommende skulle kjøpt tjenestene selv.

Finnes det bedre bokser å legge naturalytelsen i?

På basis av oversikten over virksomhetens naturalytelser, og den nærmere analysen av den enkelte naturalytelsen, kan det være det finnes muligheter for å «mikse og matche» slik at de skattemessige unntaksreglene utnyttes maksimalt. Er det for eksempel rom for å nedjustere verdien av en naturalytelse på basis av en særskilt verdsettelsesregel, og har man utnyttet rammene for personalrabatter og gaver fullt ut?

Er den gjeldende sammensetningen av naturalytelsen i virksomhetens interesse?

Minst like viktig som optimal og korrekt skattemessig håndtering er det at man gjennom grepene beskrevet over muliggjør en nærmere vurdering av om de naturalytelsene virksomheten gir de ansatte egentlig hører til i virksomhetens lønnsmiks gjennom å bidra til at virksomheten når sine strategiske målsetninger.

Lag tydelige retningslinjer, følg opp

Etter skattelovgivningen skal arbeidsgiver rapportere alle skattepliktige naturalytelser som de ansatte mottar, også dem fra tredjeparter, og hun må ha rutiner på plass som sikrer at de opplysningene som er nødvendige for å kunne rapportere riktig, tilflyter dem med ansvar for skatterapporteringen. I tillegg må arbeidsgiver sørge for en tilstrekkelig aktiv oppfølging av de ansatte. Det anses ikke som tilstrekkelig bare å innta en bestemmelse om den ansattes informasjonsplikt i en arbeidsavtale.

Spekteret av naturalytelser er nær sagt uendelig, og skattereglene er mange, og til dels kompliserte og vanskelig tilgjengelige. Ved å bruke spekteret av unntaksregler for skatteplikt, verdsetting og trekkplikt riktig, vil det imidlertid kunne være store besparelser å hente for virksomheten.

Mens det kan være krevende å få oversikt over, og kontroll på, naturalytelsene som tilflyter de ansatte i virksomheten, vil et skikkelig stykke arbeid i dag, med klare retningslinjer og prosesser for oppfølging som utkomme, kunne vise seg gull verdt senere.

Ta gjerne kontakt med oss for en samtale om skatte- og rapporteringsplikt for naturalytelser, og hvordan virksomheten din best kan optimalisere bruken av dem.

Kildebruk:
Skatteloven § 5-1, § 5-10, § 5-13, § 5-15. m.fl.
FSFIN
Skatte-ABC: 1 Hovedregel - Skatteetaten
Skatteetaten: Veileder til de nye reglene om rapportering og skattlegging av naturalytelser, 6. mai 2019 - Skatteetaten
Skatteetaten: Hjemmekontor og skatt - The Norwegian Tax Administration-Skatteetaten
Skatteetaten: Gaver og reiser betalt av arbeidsgiver - Skatteetaten
Skatteetaten: Spørsmål og svar - naturalytelser - Skatteetaten
Skatteetaten: Beskatning av EKOM-tjenester (telefon mv.) - Skatteetaten
 

Global Employer Services

Read more about our offerings and insight regarding global employer services.

Read more
Var denne siden nyttig?