Tre undervurderte tema ved Anskaffelse av ERP-systemer

Artikkel

Tre undervurderte tema ved anskaffelse av ERP-systemer

Tre undervurderte tema ved anskaffelse av ERP-system

Innledning

En virksomhets behov for nytt ERP-system oppstår gjerne som følge av endrede behov for systemstøtte i virksomheten, eller manglende funksjonalitet i dagens løsning. Beslutningen om anskaffelse av nytt ERP-system omtales ofte som både omfattende og suksessavgjørende. Det er derfor en beslutning som bør vurderes møysommelig og være godt forankret i virksomhetens strategi. Riktige vurderinger tidlig i et anskaffelsesprosjekt kan være avgjørende for en vellykket anskaffelse og implementering av en bærekraftig løsning. 

Det finnes flere ulike ERP-systemer, og det er en utfordrende øvelse å kategorisere og vurdere hvilket ERP-system som best tilfredsstiller virksomhetens behov. Investeringen bør vurderes fra flere vinkler og ulike vurderingskriterier bør legges til grunn. Målsetningen er å anskaffe et ERP-system som understøtter forretningen på best mulig måte, og temaer som skyløsning versus «on-premise», «best of breed» versus «suite», behovsanalyse og kravspesifikasjon må diskuteres. Det finnes mange spørsmål som må besvares, krav som må defineres og systemer som må testes. Deloitte mener det er tre relevante og mulig noe undervurderte kriterier som bør diskuteres ved enhver anskaffelse av ERP-system.

1) Hvilken standardfunksjonalitet finnes

Når ERP-system anskaffes står effektiv prosessunderstøttelse og brukervennlige skjermbilder øverst på agendaen. Det er viktig å skille mellom hva systemleverandøren muliggjør i standardversjonen og hva som er mulig å utvikle i implementeringsprosjektet. Utvikling utover standard er fordyrende, og dersom behov kan dekkes med standardfunksjonalitet vil det være en fordel. Det vil for eksempel være fornuftig å undersøke hvorvidt aktuelle systemleverandører har eksisterende kunder i tilsvarende marked og bransje som den anskaffende virksomhet, og om disse løsningene har høy eller lav grad av skreddersøm. Er eksempelvis ERP-systemet tilrettelagt for lokal lovgivning og remittering, gir det en indikasjon på at systemleverandøren planlegger å opprettholde lokal tilstedeværelse. Finnes det moduler eller støtte for myndighetenes nye krav til SAF-T-rapportering, viser det at systemleverandøren er proaktiv og fokuserer på videreutvikling av løsningen.

Et ERP-system uten lokal forankring som standard vil potensielt kunne medføre betydelig ekstrakostnader som følge av krav til skreddersøm. Sørg for å velge et ERP-system som er tilpasset deres bransje og marked med standardfunksjonalitet.

2) Valg av implementeringspartner

Hvorvidt ERP-systemet er i stand til å tilfredsstille virksomhetens krav er et særdeles viktig aspekt ved valg av ny ERP-løsning. Likeså er implementeringspartneres evne til å forstå virksomhetens prosesser og kultur. Enhver virksomhet har ambisjoner de ønsker å oppnå og visjoner om hvilken retning de ønsker å bevege seg i. Dette gjelder naturligvis også for implementeringspartneren. Det er derfor fornuftig å ikke bare vurdere ERP-systemet i seg selv, men også hvilken retning og ambisjon implementeringspartneren har. For å unngå en situasjon der implementeringspartner og den anskaffende virksomhet «reiser fra hverandre» bør det ved anskaffelse av ny ERP-løsning derfor velges en implementeringspartner med noenlunde tilsvarende ambisjonsnivå som den anskaffende virksomhet.

Valg av nytt ERP-system er ikke bare valg av ny systemteknisk løsning, men også valg av ny samarbeidspartner. Implementeringspartneren vil, i overskuelig fremtid, bli en viktig strategisk samarbeidspartner. Velg derfor en implementeringspartner som forstår deres forretning og behov, og som det er mulig å skape et effektivt og gjensidig fordelaktig partnerskap med.

3) Mulighet for fremtidig endring, videreutvikling og integrasjon

Uavhengig av størrelse på den anskaffende virksomhet og valg av tradisjonell «on premise» eller skybasert ERP-løsning, er det realistisk å anta at det vil være behov for fremtidig endring, videreutvikling og integrasjon mot andre tredjepartssystemer. I en stadig mer teknologitung og kompleks hverdag bør et ERP-system være basert på en arkitektur som tilrettelegger for dette. Dersom terskelen for å gjøre endringer i ERP-systemet er lav, vil det kunne minimere avhengighet og kostnader knyttet til konsulenthjelp. Finnes det for eksempel et etablert og innarbeidet rammeverk for integrasjoner, vil det kunne medføre forenkling i integrasjonsarbeidet. Har systemleverandøren erfaring med og eksempler på velfungerende integrasjoner, vil det kunne skape trygghet til at løsningen fungerer i samsvar med andre.

Erfaringsmessig medfører integrasjoner uforutsette utfordringer og er ofte tungen på vektskålen for hvorvidt implementeringen blir vellykket eller ikke. Likeså manglende evne og mulighet til videreutvikling. Et velfungerende og tilrettelagt rammeverk eller beviselig erfaring med dette vil derfor være en vesentlig fordel.

Oppfordring 

Anskaffelse av ERP-system er en tidkrevende og ikke minst viktig prosess. Riktig fokus på valg av systemleverandør og teknologi er viktig, men like viktig er fokuset på å velge den rette implementeringspartneren. Verdsett implementeringspartnerens evne til å forstå deres forretning og behov, men vær kritisk til hvor mye som bør løses uten bruk av standardfunksjonalitet i ERP-systemet.

Var denne siden nyttig?