10 viktige retningslinjer for skreddersøm av ERP-systemer

Artikkel

10 viktige retningslinjer for skreddersøm av ERP-systemer

Enterprise Resource Planning (ERP)-systemer er standardiserte programvarepakker som bygger på industriell «beste praksis». Til tross for at standard hyllevare baseres på «beste praksis», eksisterer det ofte gap mellom organisatorisk praksis og hvordan systemet fungerer. Virksomheter som implementerer ERP-systemer møter ofte utfordringen: skal de benytte standard ERP-system og endre eksisterende forretningsprosesser, eller skal de skreddersy programvaren. Flere virksomheter velger å skreddersy programvaren. Skreddersøm representerer imidlertid et toegget sverd; på den ene siden kan skreddersøm gi forbedret funksjonalitet, økt brukskvalitet, økt effektivitet og fornøyde brukere, på den andre siden kan skreddersøm innebære stor risiko for virksomheten gjennom høye kostnader og økt kompleksitet ved senere oppgraderinger og videreutvikling.

Til tross for at flere virksomheter velger å skreddersy programvaren, synes det å være ulike praksis for hvordan virksomheter tar stilling til spørsmålet om skreddersøm av ERP-systemer. Deloitte har derfor, i samarbeid med Universitetet i Agder, utviklet et rammeverk med tilhørende retningslinjer som kan bidra til at virksomheter bedre kan håndtere beslutninger om de bør foreta skreddersøm av sitt ERP-system eller ikke.

Beslutninger vedrørende skreddersøm av ERP-systemer

Virksomheter opplever ofte et dilemma relatert til å utføre skreddersøm av ERP-systemet versus å endre forretningsprosessene slik at de passer til forretningsreglene i ERP-systemet.  Å ta riktige beslutninger om skreddersøm av ERP-systemet er derfor utfordrende, ettersom det kan få betydelige konsekvenser for fremtidig bruk og vedlikehold.

For å være i stand til å ta mest mulig overveide beslutninger vedrørende skreddersøm, har Deloitte utviklet et rammeverk (jfr. figur 1) som illustrerer «beste praksis» fremgangsmåte for å sikre en vel overveid beslutning vedrørende skreddersøm av ERP-systemer. Sentralt i rammeverket anbefales et «råd» bestående av ulik ekspertise for å vurdere forslagene til skreddersøm. Basert på fordeler og ulemper ved skreddersøm og hvordan enhver skreddersøm er forankret i virksomheten, anbefales det at rådet utvikler en businesscase som inkluderer både en kost/nytte-analyse og en risikoanalyse. Basert på disse analysene vurderer rådet initiativet for skreddersøm, samt om virksomheten heller bør endre forretningsprosessene, fremfor å gjennomføre skreddersøm av systemet. Dette er spesielt viktig for å unngå at systemet tilpasses tungvinte prosesser. Businesscasen bør med andre ord reflektere hvorvidt skreddersøm faktisk bør gjennomføres, eller om skreddersøm eller endring bør frarådes i sin helhet.

Råd for beslutning vedrørende skreddersøm av ERP-systemer

Rådet utgjør en kompetansegruppe som har i oppgave å utforme et godt beslutningsgrunnlag for å vurdere forslag til skreddersøm. For å danne et tilstrekkelig godt bilde av forslag til skreddersøm, anbefales følgende roller som en del av rådet (jfr. figur 1): Prosjektleder for ERP-prosjektet og forretningsleder; bør være involvert med tanke på risiko og kostnad. Prosesseier; bør være involvert for å sikre at skreddersøm understøtter prosessen på best mulig måte. Sluttbruker; kjenner prosessen godt og som, fra et annet perspektiv enn prosesseier, kan bidra til at skreddersøm understøtter prosessen på best mulig måte. Systemleverandør; kjenner ERP-systemets historikk og fremtidige utviklingsplaner, og kan derfor gi et inntrykk av om potensiell skreddersøm vil bli standardfunksjonalitet i nær fremtid. Sistnevnte bør også ha god kjennskap til eventuelle konsekvenser av skreddersøm for et gitt system.  Skreddersømekspert; det er vesentlig at vedkommende som besitter denne rollen i rådet kjenner ERP-systemet og programmeringsspråket godt, og forstår de tekniske konsekvensene av skreddersøm. Systemekspert; må kjenne ERP-systemet og arkitekturen godt nok til å kunne foreslå alternative løsninger til skreddersøm.

I noen virksomheter vil rådet ha personer som representerer flere roller. Dette vil avhenge av virksomhetens størrelse og kompleksitet.

Rammeverk for beslutninger ved skreddersøm av ERP-systemer

10 viktige retningslinjer vedrørende skreddersøm av ERP-systemer

Supplerende til rammeverket foreslås 10 retningslinjer vedrørende skreddersøm av ERP-systemer. Rammeverket og retningslinjene kan bidra til å støtte beslutningstakere i prosesser som omfatter skreddersøm av ERP-løsninger. Disse retningslinjene må ansees som kritiske for å oppnå en optimal ERP-løsning hvor vedlikehold og oppgraderinger er håndterbart, systemet er effektivt, samtidig som det jevnt over har god brukskvalitet på tvers av virksomheten.

1. Sørg for å ha tilgang til kompetanse på skreddersøm av ERP-systemer. Som rammeverket illustrerer, er det vesentlig å ha tilgang til riktig kompetanse, både prosessuelt og systemteknisk.

2. Etabler et råd med riktig kompetanse som kan evaluere og prioritere innspill til skreddersøm av ERP-løsningen. Erfaring viser at det er viktig med formaliserte prosesser og beslutninger rundt skreddersøm. Skreddersøm vil få konsekvenser for mange brukere og ulike avdelinger med forskjellige behov. Dette kan i mange tilfeller innebære komplekse businesscase og prioriteringer vil være veldig viktige.

3. Utfør alltid risikoanalyse før man skreddersyr et ERP-system. Risikoanalyse for skreddersøm er sentralt, og bør fokusere på hvordan aktuell skreddersøm påvirker øvrig funksjonalitet i ERP-systemet.

4. Vurder alltid kost/nytte før man skreddersyr ERP-systemet. Kost/nytte-analyse for hele prosjektet hvor skreddersøm inngår er et viktig vurderingskriterium. Fokuser også på alternativkosten ved å ikke utføre skreddersøm. Det kan tenkes at virksomheten kommer bedre ut ved å endre forretningsprosessen, fremfor å skreddersy systemet.

5. Prøv å unngå skreddersøm på et tidlig tidspunkt i ERP-prosjektet. Utføres skreddersøm for tidlig i prosjektet, er det både en risiko for at virksomheten ikke har tilstrekkelig kunnskap til standardfunksjonaliteten i systemet, og at virksomheten ikke kjenner konsekvensene av skreddersøm.

6. Bli kjent med standardfunksjonalitet i ERP-systemet før skreddersøm.  Refererer også til punktet over. Ha kjennskap til hva som er mulig å utføre i standard ERP-system. Risikoen er at man skreddersyr en løsning som er mulig å konfigurere med standardfunksjonalitet ERP-system.

7. Forsøk å begrense skreddersøm ved å fokusere på endringsledelse og prosessforbedring i ERP-prosjektet. Det er viktig å evaluere virksomhetens interne forretningsprosesser før man igangsetter omfattende skreddersøm. Modernisering av prosessene kan gi konkurransefordeler, og derfor vil vurdering av prosessendring fremfor skreddersøm være sentralt.

8. Skreddersy ERP-systemet kun når det øker brukskvalitet og effektiviteten betraktelig. For større virksomheter vil det sjelden eller aldri være ERP-prosjekter hvor det er mulig å unngå skreddersøm i sin helhet. I noen tilfeller er det også viktig og riktig å gjennomføre skreddersøm for å opprettholde unike forretningsprosesser som standardfunksjonalitet i ERP-systemet ikke støtter. Det kan derfor være viktig å prioritere skreddersøm som øker brukskvalitet og effektivitet betraktelig.

9. Sett opp en prioriteringsliste over innspill til skreddersøm. Utarbeid businesscase for hvert enkelt forslag til skreddersøm og ranger disse i prioritert rekkefølge for utvikling og implementering.

10. Delta i brukerforum for å påvirke systemleverandøren til å utvikle ny funksjonalitet. Systemleverandørene vil kontinuerlig oppdatere og fornye sine systemer gjennom nye versjoner med ny og forbedret funksjonalitet. Brukerforumet for ERP-systemet er en viktig aktør for å fremme forslag til forbedring. 

Oppsummering

Denne artikkelen er basert på en studie utført av Johan Stensholt, Deloitte og Eli Hustad, Universitetet i Agder. Studien «Skreddersøm av ERP-systemer: Et rammeverk for beslutninger (2017)» ble først presentert på NOKOBIT-konferansen, 27.-29. november 2017, og er publisert i proceedings for denne konferansen (vol. 25, no. 1). Studien gir perspektiver på ERP og skreddersøm fra både konsulenten og kunden sin side, og foreslår et rammeverk med tilhørende retningslinjer som kan støtte virksomheter i å ta riktige beslutninger vedrørende skreddersøm av ERP-systemer.

De viktigste resultatene fra denne studien er gjengitt i denne artikkelen. Studien har gitt grunnlag for å utvikle et rammeverk med tilhørende retningslinjer som kan støtte beslutningstakere i vanskelige spørsmål rundt skreddersøm av ERP-systemer. Konklusjonen fra studien viser at det bør etableres et råd bestående av ulike roller med ulik kompetanse som kan ta stilling til spørsmål vedrørende skreddersøm av ERP-systemer. Rådet vil dermed kunne bidra til å utvikle et bredt beslutningsgrunnlag for skreddersømspørsmål basert på fordeler, ulemper og forankring i virksomheten. Ta kontakt dersom du ønsker mer informasjon om skreddersøm av ERP-systemer, eller ønsker å lese studien i sin helhet. 

Var denne siden nyttig?