Artikkel

For CFO-er: Seks spørsmål om bruk av skyteknologi

Det ligger mange spennende muligheter i skyteknologi, men hvordan kan skyteknologien skape verdi for min virksomhet? Dette er et spørsmål mange CFO-er stiller seg i dag.

Den raske teknologiutviklingen gjør det risikabelt å ikke ha en strategi som tillater adopsjon av skybaserte løsninger.

Et blogginnlegg skrevet av Matt Schwenderman, principal, Deloitte Consulting LLP, Raj Chhabra, managing director, Deloitte Consulting LLP and Whitney Horner, senior manager, Deloitte Consulting LLP

I tillegg til de tekniske og operasjonelle utfordringene knyttet til bruk av tradisjonell teknologi står virksomheter i dag ovenfor en fundamental forretningsrisiko: - å holde tritt med konkurransen i et miljø hvor skyen dramatisk har revolusjonert utvikling og leveranse av nye teknologiske løsninger.

Gjennom å adressere de seks spørsmålene under – spørsmål mange CFO-er stiller seg – kan du ta effektive og gode beslutninger i forhold til bruk av skyteknologi i din virksomhet.

 

Vår CEO ønsker å bytte over til skyteknologi i løpet av de neste tre årene. Bør vi gjøre det nå eller vente til markedet har modnet?

Vi ser i dag få virksomheter som ikke har sky-initiativ i gang. Mange jobber med sky-piloter, andre er i gang med full migrering og resten befinner seg et sted mellom disse to. For å finne ut om det er lurt å ta i bruk skyteknologi eller ikke bør virksomheten stille seg disse spørsmålene:

  • Hvilke gevinster bør vi kunne forvente fra våre teknologiinvesteringer? 
  • Hvordan kan vi håndtere våre skyløsninger mer effektivt? 
  • Og hvordan vil vår organisasjon være i stand til å ta i bruk skyteknologi mest effektivt?
Er gevinstene ved skyteknologi knyttet til kostnadsbesparelser, eller finnes det andre potensielle gevinster?

Selv om skyteknologien ofte er mer kostnadseffektiv enn tradisjonell teknologi kan man støte på mange utfordringer underveis. Det kan virke enkelt å sette opp løsningene, men dersom man ikke endrer prosesser, kompetanse og organisasjon samtidig, kan det være vanskelig å realisere kostnadsbesparelsene. Det er viktig å se verdiene knyttet til smidig utvikling, kortere tid til marked og økt innovasjon.

Noen virksomheter oppnår en avkastning på mer enn 10 ganger sky investeringen når de har regnet inn alle kostnader og gevinster. Skyen kan også gjøre det mulig å standardisere og forenkle prosesser slik at man for eksempel får tilgang til beslutningsinformasjon i tilnærmet sanntid. Det er kan være uvurderlig for mange organisasjoner.

Jeg synes det er vanskelig å forstå regnskaps- og skattemessige konsekvenser av å flytte til skyen. Hva gjør andre virksomheter?

Rapportering og skatteregler for skyinvesteringer er kompliserte, de har endret seg betydelig i det siste året og vil fortsette å endre seg. Bedrifter kan lese den nyeste informasjonen på Deloitte sine nettsider. Her er en oversikt på generelt nivå. For de fleste virksomheter anses maskinvarekostnader som kapitalutgifter. Når et selskap flytter over til skyen kan disse kostnadene bokføres som driftskostnader. Sky-programvare faktureres vanligvis, men ikke alltid, på månedlig eller årlig basis.

Infrastrukturtjenester kan derimot faktureres i sanntid basert på bruk (for eksempel per gigabyte lagringsplass brukt eller per minutt en server er slått på). En virksomhets nåværende skattestruktur kan påvirkes hvis man flytter til skyen. Tillatte avgiftsbehandlinger varierer for eksempel for ulike typer kostnader tilknyttet sky-tjenester. De varierer også på tvers av skattejurisdiksjoner og kan avhenge av plassering av virksomheten, skytjenesteleverandøren, skyressursene og transaksjonen. Sørg for at Skatteetaten er involvert i diskusjonene fra begynnelsen. Sørg også for å avstemme eventuell regnskapsmessig behandling med revisor.

Jeg har hørt at sikkerhetsrisiko knyttet til sky løsninger verken er større eller mindre enn andre løsninger – de er bare annerledes. Hva menes med dette?

Det bør gjennomføres risikovurderinger dersom en virksomhet vurderer å flytte til en sky-løsning.

  • Datasikkerhet og personvern: Usikkerheter CFO hørte om for fem år siden er ikke lenger relevante med dagens sky løsninger. Allikevel er det viktig å være sikker på at korrekte kontroller er etablert og ivaretas. Derfor bør de som jobber med personvern og sikkerhet involveres tidlig når en skal flytte til en skyløsning.
  • Lock in: Siden skytjenestene betales løpende antar mange virksomheter at det en enkelt å bytte fra en til en annen skyleverandør. Det er ikke nødvendigvis tilfelle. Å migrere en stor IT portefølje fra en skyleverandør til en annen kan være utfordrende og kostbart. Kommersielle betingelser i de standardiserte skytjenesteavtalene kan også føre til betydelige kostnader dersom en avbryter tjenesteleveransen tidligere enn planlagt. Det kan også være vanskelig å endre prismodell dersom kommersielle forhold endres.
  • Samsvarsbestemmelser og regulatoriske risker: Sky relaterte samsvarsbestemmelser kan involvere en rekke regulatoriske krav. I mange sammenhenger gir selskaper en grad av kontroll til skyleverandøren, noe som kan medføre utfordringer i forhold til revisjon. Det finnes ofte også bransjespesifikke regulatoriske krav og vurderinger som må tas hensyn til. CFO bør tilnærme seg skyteknologi på en slik måte at samsvarsbestemmelser og regulatoriske krav er ivaretatt.
Vi ser etter en ny ERP løsning. Finnes det skyversjoner av ERP løsninger tilpasset en virksomhet som vår?

Store ERP leverandører investerer mest i utvikling av de skybaserte variantene av programvaren, andre leverandører tilbyr kun skybaserte alternativer. Selv om de fleste trolig vil fortsette å støtte tradisjonell programvare flere år inn i fremtiden, vil mesteparten av deres innovasjon være knyttet direkte til skytjenester. Derfor bør også skyløsningene være førstevalget for de fleste virksomheter som ser etter ERP løsninger i dag.

Programvare som en tjeneste (Software as a Service – SaaS) har gjort at implementeringstid og kompleksitet er betydelig redusert. Selv om integrasjoner på tvers av komponenter eller plattformer fortsatt må bygges, er to av de mest tidkrevende oppgavene blitt enklere. Tiden brukt til å utvikle tilpassede løsninger og funksjonalitet er redusert som følge av standardiserte forretningsprosesser og bedre konfigurasjonsmuligheter. Tiden brukt for å utvikle rapporteringsmaler er også kraftig redusert. Malene er i stor grad tilgjengelige «rett ut av esken» og klare til bruk.

Det økte momentet rundt skybaserte ERP løsninger er noe finansorganisasjoner lenge har etterspurt: evnen til å se og dele innsikt i virksomheten, både mye raskere og enklere. I forhold til funksjonalitet nærmer skyversjonene og de tradisjonelle løsningene seg mer og mer. Konsekvensen av dette er at virksomhetene uansett må tilpasse seg standardiserte prosesser, det finnes ikke lenger rom for skreddersøm. Som følge av dette blir endringsledelse i innføring av ERP løsningene blir mer og mer viktig. Med hyppige oppdateringer og nye versjoner må også virksomhetene etablere en kultur for kontinuerlig forbedring, noe som er krevende, men som skaper stor verdi.

Hvilke utfordringer må vi tenke på når vi forhandler med en skyleverandør?

Volumrabatter, tjenestenivåer, sikkerhet og tilpasning av tjenesten er en god start. Andre områder som lock-in, ansvarsbegrensning, skadesløsholdelse og intellektuell eiendom er ofte viktige. Finansfunksjonen har en uvurderlig rolle inn i disse forhandlingene.

For å gjennomføre en effektiv kontraktsforhandling er det viktig å etablere et integrert team bestående av finans, juridisk, IT og sentrale funksjoner i virksomheten. Eksterne rådgivere kan også bidra, spesielt dersom virksomheten mangler personell med kompetanse på skytjenester.

Skyleverandører bygger sine tjenester og prismodeller rundt standardisering, dette gjenspeiles også i kontraktene og måten de håndterer disse. De vil sannsynligvis si nei til vesentlige endringer i standardavtalene. Imidlertid er skyleverandørene med i et race om markedsandeler. Det betyr at man kan forhandle om ytterligere fordeler og funksjoner. Tilleggsfunksjonene som tilbys er ofte det som skiller mellom de ulike skyleverandørene, siden kjernen i skytjenestene er standardisert.

Skytjenestene kommer til å fortsette å utvikle seg, med avtaleverk som endres jevnlig for å inkludere nye tjenester, vilkår og betingelser. En CFO må også utvikle sin egen kompetanse og bevissthet tilsvarende, det gjelder også så å si alle andre aspekter av en «sky reise».

Var denne siden nyttig?