Firma digital en fiscalizaciones electrónicas

De acuerdo al Código Tributario, la fiscalización puede ser definitiva o parcial. Mediante esta última, SUNAT revisa uno o algunos de los elementos de la obligación tributaria, debiéndose comunicar al deudor tributario, al inicio del procedimiento, el carácter parcial de la fiscalización y los aspectos que serán materia de revisión.

Sin embargo, cuando el contribuyente determina en forma incorrecta sus obligaciones tributarias, ya sea a través de la información de sus propias declaraciones o de terceros o de los libros, registros o documentos que la SUNAT almacene, archive o conserve y la SUNAT decide que puede realizar la fiscalización desde sus oficinas; es decir, sin tener que hacer una visita presencial en el establecimiento del contribuyente, puede realizar una Fiscalización Parcial Electrónica, la cual se inicia con la notificación al contribuyente de una liquidación preliminar del tributo a regularizar, con el detalle de los reparos detectados, iniciándose un procedimiento que dura un plazo máximo de 30 días hábiles.        

Para poder desarrollar adecuadamente este tipo de fiscalizaciones electrónicas, mediante Resolución de Superintendencia N.º 084-2016, SUNAT creó el Sistema Integrado del Expediente Virtual (SIEV) el cual que hizo posible el llevado de los expedientes electrónicos.

Ahora bien, dada la utilidad de esta herramienta informática, a partir del 2020, se amplió el uso del SIEV para el llevado de expedientes electrónicos asociados a procedimientos de fiscalización parcial (distinta a la parcial electrónica) y a la fiscalización definitiva; cruces de información; acciones inductivas; así como para la presentación de las solicitudes y de la sustentación de inconsistencias u omisiones relacionadas con aquellas acciones inductivas.

El SIEV le permite a SUNAT generar un expediente electrónico para vincularlo con el procedimiento respectivo, registrando los documentos que lo conforman, siguiendo la tramitación de la documentación contenida en dicho expediente y conservando este último. Como es evidente, también se dan facilidades a los contribuyentes para consultar el estado del procedimiento visualizando el detalle de la documentación del expediente. El contribuyente puede acceder a través de SUNAT Virtual, utilizando su clave SOL.

El SIEV debe garantizar la integridad e inalterabilidad de los documentos electrónicos que conforman el expediente electrónico, y los funcionarios de SUNAT están obligados a guardar reserva sobre la información comprendida en los referidos expedientes y de aquella correspondiente a datos personales.

Es importante conocer que el expediente electrónico está conformado por los documentos electrónicos que se generan o que se presentan en cada procedimiento o actuación, según la normativa vigente.

La foliación del expediente electrónico se lleva a cabo mediante un índice electrónico que contiene el registro cronológico de los documentos electrónicos que lo conforman y asegura el ordenamiento de esos documentos. Los documentos en soporte papel deben ser digitalizados para su incorporación a los expedientes electrónicos y para ello, el SIEV cuenta con las funcionalidades necesarias que permiten registrar en el expediente electrónico la información del documento y su imagen.

Ahora bien, es importante que se tenga en cuenta que, para poder presentar solicitudes y escritos en el marco de una fiscalización electrónica y utilización adecuada del SIEV, los contribuyentes requieren de una firma digital.

La firma digital no es otra cosa que una firma electrónica que cuenta con la misma validez y eficacia jurídica que una firma manuscrita u otra análoga que conlleva manifestación de voluntad, pero que requiere de un Certificado Digital otorgado por una Entidad de Certificación acreditada ante INDECOPI.  La firma que se registre para la atención válida y oportuna de estas fiscalizaciones electrónicas, debe corresponder al representante legal del contribuyente que cuente con las facultades suficientes para representarla.

Recordemos que, desde el 1 de agosto de 2020, los contribuyentes de la Intendencia de Principales Contribuyentes Nacionales y demás dependencias a nivel nacional están obligados a contar con firmas digitales certificadas, a fin de atender las fiscalizaciones, siendo que esta obligación está vigente para los contribuyentes de la Intendencia Regional de Lima desde el 1 de mayo de 2020.