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¿Qué mecanismos legales se deben emplear para reemplazar la firma manuscrita?

La firma electrónica y la aplicación de la firma digital son reconocidas por el ordenamiento jurídico peruano como mecanismos legales alternativos.

La firma digital cobra vital relevancia, ya que contribuye a la identificación sin necesidad que la persona esté presente físicamente.

Lima, mayo de 2020. La firma manuscrita es el medio regularmente utilizado por las personas naturales para la firma de documentos. Esta tiene la finalidad de identificar a la persona que firma, preservar la integridad de un documento firmado, entre otros.

No obstante, la firma electrónica y la aplicación de la firma digital, son reconocidas por el ordenamiento jurídico peruano como mecanismos legales alternativos para la suscripción de documentos.

La firma electrónica es cualquier símbolo o carácter, o conjunto de símbolos o caracteres, basados en medios electrónicos que cumple solo con algunas de las funciones de la firma manuscrita, como por ejemplo, identificar al firmante; sin embargo, no preserva la integridad del documento firmado.

Para Juan Diego Cruz, Gerente de Deloitte Legal Perú, en la actual coyuntura, que ha llevado a emplear la modalidad de teletrabajo, estos mecanismos adquieren una mayor relevancia pues garantizan los acuerdos entre partes, ya sean empresas o personas naturales. 

“Por otro lado, la firma digital es un tipo de firma electrónica reconocida por la normativa vigente que cumple con todas las funciones de la firma manuscrita. Se trata de aquella firma electrónica basada en criptografía asimétrica que es generada dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica regulada y supervisada por INDECOPI y, en consecuencia, otorga un mayor nivel de seguridad jurídica a las partes intervinientes en el documento firmado”, agrega Juan Diego Cruz, Gerente de Deloitte Legal Perú. 

Validez jurídica

El artículo 141-A del Código Civil, la Ley N° 27269 y su reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 052-2008-PCM, así como también sus normas modificatorias y complementarias, reconocen en nuestro país la importancia de las firmas electrónicas y la aplicación de la firma digital como mecanismo legal válido para reemplazar la firma manuscrita.

Beneficios del reemplazo de la firma manuscrita

Actualmente, el empleo de la firma digital contribuye a la identificación digital sin necesidad que la persona esté presente físicamente. De esta manera, la firma digital contribuye a resguardar al firmante sin desatender las gestiones que deba atender.

Además, puede ser empleada en partes notariales de constitución de compañías, títulos valores en los que exista acuerdo previo y expreso por ambas partes. Asimismo, se puede utilizar en contratos por mutuo acuerdo de sus intervinientes y actas societarias previa verificación de no existir limitaciones en los estatutos de cada sociedad.

A pesar de las similitudes en términos, la firma digital no es una firma manuscrita escaneada ni tampoco la asociación de un usuario con una contraseña, dado que para emplear válidamente la firma digital se debe solicitar un certificado digital a alguna de las Entidades que prestan este tipo de servicios acreditadas ante INDECOPI y que están inscritas en el Registro Oficial de Prestadores de Servicio de Certificación Digital.

Respecto a su necesidad e importancia en el ámbito tributario, Yanira Armas, Socia de Impuestos de Deloitte, resalta el denominado “Sistema Integrado del Expediente Virtual” (SIEV), que desde el 2016 permite a la SUNAT gestionar y conservar los expedientes electrónicos de procedimientos de cobranza coactiva y de fiscalización parcial electrónica. “Adicionalmente, SUNAT puede generar expedientes electrónicos mediante el SIEV para iniciar procedimientos de fiscalización parcial y fiscalización definitiva, y realizar cruces de información, añadió.

Igualmente, los contribuyentes tendrán que presentar sus solicitudes (por ejemplo, solicitudes de prórroga y de reunión con SUNAT), así como sus escritos de descargos y otros documentos electrónicos relativos a los procedimientos de cobranza coactiva, fiscalización y cruces de información, mediante el SIEV. Ello se podrá realizar en línea (SUNAT Virtual) y mediante un USB entregado al auditor o en mesa de partes. 

Cabe precisar que, desde agosto de 2020, los contribuyentes que pertenezcan a la Intendencia de Principales Contribuyentes Nacionales, y demás dependencias de SUNAT a nivel nacional, deben contar con la firma digital para atender dichas fiscalizaciones y cruces de información. Asimismo, podrán solicitar la revisión de los expedientes de fiscalización y su estado en línea. Esto ya estaba vigente para contribuyentes de la Intendencia Regional de Lima desde el 1 de enero de 2020.

De no contarse con la firma digital, el contribuyente podría incurrir en infracción tributarias sobre la forma cómo ha sido presentada la documentación en la fiscalización, entre otros.

Finalmente, ante el escenario actual y su impacto en el desarrollo sostenible de las actividades económicas, es importante analizar la viabilidad de permitir vía modificación del marco normativo vigente el uso de firmas electrónicas adicionales a fin de agilizar el trámite de obtención de firma electrónica y promover su incorporación a la práctica corporativa peruana, agrega Juan Diego Cruz, Gerente de Deloitte Legal Perú.

Firma Electrónica y su uso - Juan Diego Cruz, Gerente de Legal de Deloitte Perú

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