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Pandemia: el desafío para la continuidad de una organización

Por: Jorge Alfredo Hernández, Socio Líder de Risk Advisory Región Andina 

Hoy en día todas las empresas han empezado a percibir los efectos del COVID-19 en sus operaciones, y ante clientes, colaboradores, proveedores, entre otros.

Lo que parecía algo lejano, que recordaba viejas noticias sobre enfermedades en otros países con poco impacto en el nuestro, en las dos últimas semanas pasó a ser un tema relevante que empieza a afectar nuestras actividades diarias y nuestra economía. La confirmación de los primeros casos de contagio y la respuesta del Gobierno Nacional y los Gobiernos Locales ha incrementado nuestra conciencia del riesgo que corremos.

En algunas organizaciones, ya habían empezado a discutir, diseñar e implementar los denominados planes de continuidad, para minimizar los impactos y asegurar la continuidad de las operaciones al presentarse un evento desastroso como una pandemia. Desafortunadamente como pasa con muchos riesgos en nuestra cultura, es un tema que se percibe de remota ocurrencia y no nos preparamos adecuadamente para disminuir los impactos antes de que el riesgo suceda.
 

Por lo anterior, discutiremos algunas acciones a tomar por cualquier institución para responder ante un evento de esta naturaleza y así minimizar su potencial impacto.

Como en cualquier tema que afecte significativamente a una entidad, la alta dirección encabezada por la junta directiva, juega un papel fundamental. Con su liderazgo se debe mantener alta la moral, aunque generalmente tendemos a ser pesimistas ante las dificultades, es el momento para que la junta y los ejecutivos -siendo realistas- promuevan el optimismo.

Es necesario reconocer los impactos negativos que se puedan presentar, y revisar las acciones que se están llevando a cabo para minimizarlos y asegurar la continuidad de la entidad. Así mismo, es importante asegurar que se establece un equipo de trabajo multidisciplinario que tomará decisiones y guiará a la entidad durante la crisis.

Si la organización cuenta con un plan de continuidad este se debe empezar a utilizar inmediatamente, entre más temprano ejecutemos los planes para mitigar los riesgos, mayor efectividad se tendrá y consecuentemente el impacto debería ser menor. En estos momentos cobra gran importancia el mantener los planes actualizados para el momento de su aplicación. En caso de no tenerlo, es necesario realizar inmediatamente una evaluación detallada de todos los potenciales riesgos, incluidos aquellos relacionados con empleados, proveedores, subcontratistas, el gobierno, la cadena de abastecimiento, la tecnología utilizada y el público en general.

Un asunto clave son las comunicaciones. Se debe establecer mecanismos positivos de comunicación que provean información similar a todos los grupos de interés y que informen adecuadamente a toda la cadena de suministro, manteniendo una mentalidad positiva entre los empleados, socios, clientes y aliados. A la vez, se debe asegurar que los canales de comunicación existentes se usan para recopilar, transmitir y analizar información sobre la pandemia que permitan identificar tendencias e identificar alertas de riesgos adicionales.

Por otro lado, mantener el bienestar físico y mental de los empleados de la entidad y los de sus aliados y subcontratistas es otro elemento clave. Según la última encuesta de recursos humanos de Deloitte sobre respuestas a epidemias, el 82% de las empresas cree que los "acuerdos de tiempos flexibles" son, en las actuales circunstancias, el medio más importante para la gestión de los empleados. Por esto, se recomienda establecer mecanismos flexibles de trabajo y disfrute de vacaciones, utilizando tecnologías que en lo posible durante períodos prolongados faciliten el trabajo no presencial o desde sitios remotos. Esto incrementa los riesgos sobre la tecnología y la seguridad de la información, es importante reforzar la conciencia de los empleados propios y de terceros y los controles sobre la seguridad de la información para evitar que atacantes aprovechen la circunstancia.

Asimismo, se debe establecer un sistema para monitorear la salud del personal y mantener la confidencialidad sobre la información de la salud del mismo. La organización debe garantizar la seguridad del entorno laboral, limpiando y desinfectando estrictamente los sitios de trabajo atendiendo como mínimo los requisitos de higiene establecidos por las autoridades para estos casos. A su vez, fortaleciendo la educación sobre seguridad epidémica, estableciendo pautas de autoprotección de los empleados y aumentando la conciencia sobre seguridad y prevención de riesgos.

Otra área de atención, más en algunas industrias que en otras, es la cadena de suministro. Las organizaciones deben prepararse para utilizar instalaciones "redundantes" o alternas de operación y prever canales alternos de suministro de materias primas de múltiples países o regiones, para que la operación en un "área infectada" pueda trasladarse oportunamente o que la producción no se detenga por falta de capacidad o materias primas. Al mismo tiempo, en industrias con ciclos de producción largos deben prepararse anticipadamente para un repunte en el consumo una vez que la epidemia haya disminuido para evitar el riesgo de inventarios insuficientes.

También se deben considerar ajustes en los presupuestos, ejecución de proyectos, en el comercio exterior y los flujos de efectivo. Según los datos de Deloitte, el 46% de las empresas planean reducir sus proyecciones de desempeño para 2020. Se deben revisar detalladamente los flujos de efectivo, para asegurar tener fondos suficientes para garantizar la operación ante potenciales reducciones del ingreso y la poca flexibilidad que pueden ofrecer los costos salariales y algunos proveedores.

El comercio exterior, particularmente por cambios repentinos o desastres en lugares de donde se originan los principales productos, puede impactar los planes de producción o abastecimiento y potencialmente generar pérdidas importantes. Para minimizar tales incidentes, las compañías deben establecer escenarios de respuesta a emergencias para proveedores claves tan pronto como sea posible, que pueden incluir planes de cobertura, uso de futuros, y proveedores o alternativas de transporte alternativos.
 

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