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Cambios en los procesos contables implementados como consecuencia de la pandemia

Artículo escrito por Manuel Flores, Socio de Business Process Solutions, publicado en Gestión Web

Así como en otras áreas de nuestra vida personal y profesional, los procesos contables han sufrido cambios significativos como consecuencia de la pandemia. Así, por ejemplo, el típico proceso contable que incluía principalmente la recepción física de facturas, la validación de sus requisitos formales y de los proveedores, su registro contable manual, la emisión de los estados financieros y el análisis de cuentas correspondiente; fue modificado en muchos casos debido a la implementación forzada del trabajo remoto, obligando a las empresas a adoptar, entre otras, las siguientes medidas:

  1. Solicitar a sus proveedores que todavía no hayan adoptado la emisión electrónica de facturas y/o recibos, su adopción inmediata. A partir de este punto, ciertas empresas han implementado desarrollos tecnológicos que escanean la información de las facturas y/o recibos electrónicos y la almacenan automáticamente en un archivo que permita una carga masiva en el software contable.  
  2. Otro grupo de empresas a partir de las facturas y/o recibos escaneados, han implementado robots adosados al software contable que, a partir de un proceso previamente definido, “leen” las facturas y registran automáticamente los datos de los documentos y la cuenta contable previamente definida para ese tipo de compra y/o servicio adquirido. 
  3. Otras compañías han creado plataformas que deben ser llenadas por los proveedores previo al envío físico o electrónico de cada factura y/o recibo, de tal manera que esta información, mediante una interfase, es utilizada para alimentar la contabilidad. Otras, han creado plataformas para el proceso de “alta” de un proveedor que, de igual manera, deba ser llenada por el proveedor. 
  4. Dado que la contabilidad es un reflejo de las operaciones comerciales de una entidad, muchas empresas han revisado el flujo de información que proviene de las diferentes áreas operativas y la manera en que es enviada al área contable con la finalidad de optimizar dicho flujo de información y diseñar herramientas tecnológicas que permitan usarla de manera eficiente en la preparación de los estados financieros.
  5. Otros ejemplos corresponden a la automatización de actividades contables como las conciliaciones bancarias, conciliación de módulos operativos con contables, emisión de reportes para autoridades gubernamentales y/o tributarias, incluyendo por ejemplo libros oficiales, o para la Casa Matriz, etc. 

Estos cambios, debidamente supervisados, han ayudado a las empresas a ser más eficientes, evitando incurrir tiempos en actividades rutinarias. Por ejemplo, ingreso duplicado de la misma información; y minimizando riesgos de errores en el ingreso de información, así como mayor rapidez en la emisión de la información contable, centrando las actividades del área contable en labores de identificación de inconsistencias y/o excepciones, lo cual a su vez también influye en la motivación de los empleados al adquirir nuevas competencias y evitar efectuar tareas repetitivas. Muchos de estos cambios, que han venido para quedarse y que han anticipado aquellos que se veían en el proceso contable a nivel internacional, sin ninguna duda están redefiniendo el perfil del contador público del futuro, el cual hace algún tiempo estaba principalmente parametrizado como un “tenedor de libros” a un profesional con mucho poder de análisis, iniciativa, orientado a la tecnología y adaptado al cambio.

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