3 największe problemy zespołów sprzedażowych, które nie korzystają z CRM

Z tego artykułu dowiesz się:

• Dlaczego system CRM jest kluczowym narzędziem w zespole sprzedażowym;
• W jakich przypadkach korzystanie z nowoczesnego i przejrzystego CRM przydaje się najbardziej;
• Jakie korzyści zarówno dla pracowników działu sprzedaży, jak i dla kierownictwa, przynosi sprawnie działający CRM.
   

Jeśli sprzedaż idzie dobrze, to po co wprowadzać zmiany? Zgodnie z przysłowiem, lepsze jest wrogiem dobrego. Marketingowcy zdobywają leady, specjaliści sprzedaży zawierają transakcje, a kierownictwo cieszy się z osiągnięcia wyznaczonych wskaźników. Wydawałoby się, że to proste, prawda? Niekoniecznie. Bardziej szczegółowa kontrola może wykazać, że zespół sprzedaży miewa pewne trudności. Firmy, które nie posiadają systemu CRM, zapytane o to, jak można zracjonalizować proces sprzedaży, udzielają zawsze tej samej odpowiedzi: wystarczy usprawnić wymianę informacji. To słuszna odpowiedź, bo największe trudności pojawiają się wtedy, gdy jeden zespół musi przekazać drugiemu istotne informacje. A jeżeli coś pójdzie nie tak, to konsekwencje ponosi na ogół pion sprzedaży. W związku z tym przeanalizujmy trzy najczęstsze przypadki trudności w procesie sprzedaży, który nie wykorzystuje systemu CRM.

Przypadek 1: Marketing przekazuje sprzedaży nowe leady

Dlaczego bez CRM jest to problem?

Przekazywanie tego rodzaju informacji przypomina przekazywanie pałeczki w biegu sztafetowym. Pałeczka musi precyzyjnie trafić z ręki do ręki, a jeżeli upadnie, odbierający musi ją podnieść i szybko dogonić pozostałych. Firmy, które nie posiadają systemu CRM, mają własne metody przekazywania informacji. Mogą one jednak rodzić wiele problemów, które pojawiają się przy każdej próbie przekazania danych między zespołami czy systemami. Przekazywane dane nieraz są niekompletne, niedokładne, a sam proces ich przekazywania zbyt powolny, by umożliwić dostosowanie działań sprzedaży. Niezależnie od tego, czy dany lead jest wartościowy, czy nie, zadaniem sprzedaży jest pozyskanie go jako klienta.

Do czego może przydać się CRM?

Proces przekazywania danych w nowoczesnym systemie CRM umożliwia działowi marketingu i sprzedaży wgląd w te same dane, dotyczące danego leada. Szczegółowe informacje o nim, a także o jego otoczeniu są przechowywane i aktualizowane w jednym miejscu. Po zakwalifikowaniu leada, przekształceniu go w klienta oraz przypisaniu do działu sprzedaży, osoba odpowiedzialna za jego obsługę ma szybki i bezpośredni dostęp do wszystkich istotnych informacji. Co więcej, proces kwalifikacji, przekształcenia i przypisania można zautomatyzować, dzięki czemu pracownicy sprzedaży mają wszystko, czego potrzebują, w ciągu paru minut, a nie kilku dni.
 

Przypadek 2: Przekazanie cenników przez dział wsparcia sprzedaży

Dlaczego bez CRM jest to problem?

Zespół sprzedaży czeka na możliwość zamknięcia transakcji, a tymczasem konieczność uzyskania akceptacji cennika oznacza uzależnienie od terminarzy, procesów i priorytetów pracowników innych działów. Choć na tym etapie procesu liczą się szczegółowe informacje, cena jest również elementem, który każdy chce jak najszybciej mieć z głowy. Proces często polega na wysyłaniu serii wiadomości mailowych z korektami i niezbędnymi zgodami, dotyczącymi roboczej lub ostatecznej wersji cennika. Często dzieje się to pod presją czasu, ale pośpiech tylko zwiększa ryzyko popełnienia kosztownych błędów w wersji ostatecznej. Jeżeli coś nie wyjdzie – niezależnie od tego, czy będzie to błąd w cenie, czy opóźnienie w przepływie informacji – najwięcej straci oczywiście sprzedaż.

Do czego może przydać się CRM?

W nowoczesnym systemie CRM wszystkie osoby zaangażowane w proces opracowywania cennika mogą współpracować na jednej wspólnej stronie. Wszystkie mają dostęp do tego samego zestawu informacji cenowych dotyczących danego klienta, w identycznym formacie, z uwzględnieniem kwestii rabatów czy zgód. Następnie dział sprzedaży może automatycznie wygenerować cennik, mając pewność, że jest to właściwa wersja, bez błędów w kopiowanych formułach i po starannej kontroli.  

Przypadek 3: Dział sprzedaży przekazuje aktualizację prognoz kierownictwu

Dlaczego bez CRM jest to problem?

Prognozowanie to jedno z najistotniejszych zadań kierownictwa działu sprzedaży, które dostarcza informacji, które mają kluczowe znaczenie dla kondycji firmy. To obszar wymagający i objęty ogromną presją. Brak systemu CRM oznacza, że przedstawiciele handlowi muszą stale aktualizować prognozy za pomocą poczty elektronicznej, komunikatora lub innych narzędzi. A wszystko po to, by umożliwić kierownictwu uzyskanie bieżących informacji dotyczących każdej transakcji w systemie. Metoda ta nie jest skuteczna z dwóch powodów. Po pierwsze pracownicy sprzedaży powinni poświęcać więcej czasu na realizację transakcji, a nie na wykonywanie zadań administracyjnych. Po drugie kierownictwo sprzedaży często dysponuje danymi statycznymi, które szybko się dezaktualizują, co wpływa na wiarygodność. Kierownictwo sprzedaży, które uważnie śledzi prognozy podczas zamykania okresów rozliczeniowych często żąda dokładniejszych informacji, dotyczących poszczególnych transakcji. Zmusza to pracowników sprzedaży do zajmowania się administracją, co zwłaszcza w tak gorących okresach, bywa bardzo uciążliwe.

Do czego może przydać się CRM?

Jeżeli firma korzysta z nowoczesnego systemu CRM, zawsze ma dostęp do aktualnych danych, dotyczących poszczególnych transakcji. Kierownictwo może korzystać z automatycznie aktualizowanych raportów i tablic informacyjnych. Ma też stały wgląd w prognozy generowane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu nie musi odrywać od pracy swoich specjalistów. Oni mogą zająć się finalizowaniem transakcji. Zindywidualizowany proces sprzedaży w podziale na etapy, wbudowany bezpośrednio w CRM, daje też kierownictwu pewność, że prognozy odzwierciedlają przewidywaną wartość ważoną całego łańcucha, bez konieczności dokonywania korekt in plus lub in minus.

Oszczędność czasu, szybki dostęp do danych, raportów i prognoz, a przede wszystkim możliwość skupienia uwagi na transakcjach – to największe, a zarazem najważniejsze korzyści płynące ze sprawnie działającego systemu CRM. Gdy celem firmy jest usprawnienie i ciągły rozwój sprzedaży, warto zastanowić się nad narzędziem, który pomoże w pracy nie tylko pracownikom działu, ale także osobom kierującym zespołem sprzedażowym. Nowoczesny CRM ułatwia pracę, a także pozwala szybciej pozyskać ważne i kompletne dane. A te, jak wiadomo, są dziś kluczem do sukcesu.
 

Digital Marketing Newsletter 4/2019. Spis treści:

• 3 sposoby na podniesienie interakcji z partnerami handlowymi.
• 3 największe problemy zespołów sprzedażowych, które nie korzystają z CRM.
• Jak rozgryźć potencjalnego klienta?