Czy mediacja pomoże przedsiębiorcy w szybszym uzyskaniu decyzji w urzędzie?

12 maja 2015 r. Rada Ministrów przyjęła Projekt założeń nowego Prawa działalności gospodarczej (dalej PDG), który kładzie szczególny nacisk na dialog między organem administracji publicznej a przedsiębiorcą przy wydaniu istotnych decyzji administracyjnych.

PDG zgodnie z oświadczeniami jest istotnym elementem realizowanej przez Ministerstwo Gospodarki kompleksowej strategii poprawy warunków prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, a przez to swoistą „konstytucją” dla przedsiębiorców działających w Polsce, w tym podmiotów zagranicznych.

Ten dokument kładzie szczególny nacisk na wzmocnienie „dialogu” pomiędzy administracją a przedsiębiorcą. Polsce zajęło prawie 15 lat, aby dostrzec tę ideę (05.09.2001 r. Komitet Ministrów Rady Europy przyjął Rekomendację w sprawie alternatywnych metod rozwiązywania sporów między organem administracyjnymi a podmiotami prywatnymi). Przy czym od początku 2015 roku jest to już trzecia odsłona projektowanego wykorzystania mediacji w relacjach administracja publiczna – przedsiębiorca.

PDG przewiduje, że mediacja będzie mogła być wszczynana przed wydaniem decyzji administracyjnej na zaproszenie jednej ze stron, a więc także organu. Propozycja regulacji zakłada, że jeśli w wyniku mediacji stronie i organowi I instancji uda się ustalić treść rozstrzygnięcia, organ wyda rozstrzygnięcie zgodne z ustaleniami zawartymi w protokole podpisanym przez strony mediacji. Mediacja będzie mogła być wykorzystana także w postepowaniu prowadzonym przez organ II instancji, oraz przy wznowieniu postępowania czy też przy uchyleniu i zmianie decyzji ostatecznej.

Mediatorem miałaby być osoba, która byłaby wpisana na listę prowadzoną przez wojewodę. Będzie to już trzecia kolejna lista mediatorów obok centralnej listy mediatorów udostępnianej w BIP na stronie Ministra Sprawiedliwości oraz listy mediatorów prowadzonej przez Ministra Finansów. Listy te różnią się jedynie podmiotem prowadzącym, więc bezcelowym wydaje się jest ich mnożenie. Wątpliwości pozostawia także brak szczególnych wymagań stawianych mediatorom, w zależności od rodzaju spraw, w których prowadzone będą mediacje. Zwłaszcza, że PDG przewiduje odegranie szczególnej roli w mediacji profesjonalnych pełnomocników, którzy mają należycie zabezpieczyć prawa stron, co natomiast przeczy podstawowej istocie mediacji, zgodnie z którą to mediator ma czuwać nad prawidłowym zabezpieczeniem interesów stron mediacji. W tradycyjnym ujęciu mediacji, w przeciwieństwie do sali sądowej, to strony są jej głównymi aktorami. Pełnomocnicy pełnią funkcję wspierającą (w wielu przypadkach bardzo istotną, zwłaszcza na końcowym etapie prawnego weryfikowania i spisywania uzgodnień mediacyjnych), przy czym często uczestniczą w mediacji jedynie pośrednio.

W świetle PDG od rozstrzygnięcia wydanego przy uwzględnieniu ustaleń mediacyjnych strona będzie mogła złożyć środek odwoławczy, a także skargę do WSA. Takie rozwiązanie wydaje się być sprzeczne z istotą mediacji, gdyż dopuszcza możliwość zaprzeczenia przez stronę w całości lub części poczynionych uprzednio uzgodnieniom z organem. Z drugiej jednak strony, takie rozwiązanie umożliwia wyeliminowanie ewentualnych błędów z uzgodnień, a w konsekwencji z rozstrzygnięć.

Istotną kwestią w PDG z perspektywy efektywności instytucji z całą pewnością okaże się pokrywanie kosztów mediacji, gdyż obecnie PDG zakłada, że koszty będą pokrywane przez podmiot inicjujący mediację (wnioskodawca), lub przez każdego uczestnika mediacji (przy uzgodnieniu rozstrzygnięcia), jednocześnie rozważane jest także ponoszenie kosztów mediacji w całości przez organ (na wzór przygotowywanej nowej ordynacji podatkowej).

Dodatkowo w duchu „dialogu” pomiędzy administracją a przedsiębiorcą w PDG pojawia się instytucja przewidująca informowanie wnioskodawcy o niespełnieniu przesłanek do wydania decyzji w sprawach wszczynanych na jej wniosek. Sama idea wydaje się być ciekawą z perspektywy przedsiębiorcy, jednak nie do końca wiadomo czy i w jakim zakresie będzie się ona różniła od występującego w przepisach prawa wezwania do usunięcia braków formalnych.

Ponadto moment, na który przewiduje się przekazanie informacji stronie, a więc wraz z powiadomieniem o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, wydaje się zbyt późny, gdyż może wpłynąć na wydłużenie rozpoznania sprawy przez organ I instancji.

Z perspektywy przedsiębiorców dużo istotniejszą kwestią może okazać się wyznaczenie odpowiedniego czasu na uzupełnienie wniosku o wydanie decyzji, czy też umożliwienie jego wydłużenia na wniosek strony. Obecnie nierealny termin w tego typu sprawach bywa zdecydowanie większym problemem, zwłaszcza z perspektywy przedsiębiorców zagranicznych.

Otwarcie administracji na komunikację z przedsiębiorcą przy założeniu, że ma ona w większym stopniu pełnić rolę służebną i pomocniczą (99%) niż sankcyjną (1%) należy ocenić pozytywnie. Jednakże skuteczne uregulowanie tej idei w przepisach prawa wymaga dużej uwagi i ostrożności, aby nie stworzyć martwej instytucji na wzór funkcjonującego w ustawie Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi postępowania mediacyjnego.

Monika Stachura, Adwokat i mediator, Senior Associate w Deloitte Legal