Praca zdalna z zagranicy na nowych zasadach

Artykuł

Praca zdalna z zagranicy na nowych zasadach

Nowe przepisy Umowy Ramowej od 1 lipca 2023 r.

Strefa Pracodawcy 26/2023 | 26 lipca 2023 r.

Mimo zniesienia obostrzeń w przemieszczaniu się wprowadzonych w pandemii, praca zdalna pozostała praktyką na rynku pracy. Warto zauważyć, że praca zdalna z zagranicy wciąż stanowi wyzwanie dla pracowników i pracodawców pod względem rozliczeń podatkowych, ale także ubezpieczeń społecznych. 1 lipca 2023 r weszły w życie przepisy Umowy Ramowej, które wychodzą naprzeciw potrzebom uelastycznienia regulacji dotyczących zabezpieczenia społecznego w sytuacji wykonywania pracy zdalnej z kraju UE innego niż kraj siedziby pracodawcy.

Praca zdalna na dłużej

Organy UE zauważyły potrzebę wprowadzenia pragmatycznych rozwiązań w zakresie uregulowań unijnych dla ubezpieczonych pracujących zdalnie poza krajem pracodawcy. Treść przygotowanej Umowy Ramowej państwa członkowskie mogą podpisać w oparciu o art. 16 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004 – a zatem przepisu dotyczącego wyjątków od zasad wynikających z koordynacji zabezpieczenia społecznego w sytuacji zgody zainteresowanych stron. Podpisanie Umowy przez kraj członkowski jest konieczne do stosowania regulacji.

 

Regulacje dotyczące pracy zdalnej z zagranicy – główna zasada

Głównym założeniem wypływającym z Umowy Ramowej jest wprowadzona nowa zasada, że ustawodawstwo kraju siedziby pracodawcy będzie miało zastosowanie pod warunkiem, że ilość pracy w kraju siedziby pracodawcy jest nie mniejsza niż 50% całkowitego czasu pracy ubezpieczonego (tj. że połowę lub większość pracy ubezpieczony wykonuje w państwie zatrudnienia). Jeśli ubezpieczony pracuje na rzecz kilku pracodawców, odniesieniem będzie łączny czas pracy dla wszystkich pracodawców.

Na ten moment nie jest oczywiste, jaki okres powinien być brany pod uwagę przy weryfikacji wymiaru 50% czasu pracy w kraju pracodawcy (czy będzie to kontrolowane w skali tygodnia / miesiąca / roku). W praktyce okaże się też, czy ZUS weryfikuje takie aspekty sytuacji ubezpieczonego jak ciągłość przebywania w jednym kraju przez określony okres / naprzemienność okresów pracy w dwóch krajach.

 

Kogo dotyczą przepisy Umowy Ramowej?

Zakres Umowy Ramowej obejmuje wszystkie osoby, wobec których można zastosować art. 16 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004, pod warunkiem, że miejsce zamieszkania ubezpieczonego oraz miejsce siedziby pracodawcy znajdują się w krajach, które podpisały treść nowych uzgodnień.

W praktyce regulacje znajdą zastosowanie wobec osób, dla których w konsekwencji pracy zdalnej z zagranicy właściwe byłoby ustawodawstwo państwa zamieszkania (przez wypełnienie kryterium znacznej części pracy, tj. powyżej 25% w kraju miejsca zamieszkania), a którzy są zatrudnieni przez jednego lub więcej pracodawców, których siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdują się w jednym innym państwie-sygnatariuszu.

 

Regulacje pracy zdalnej z zagranicy a stanowisko Polski

29 czerwca 2023 r. Polska podpisała Umowę Ramową (organem właściwym był Zakład Ubezpieczeń Społecznych), w konsekwencji czego regulacje weszły w życie z dniem 1 lipca 2023 r. Postanowienia Umowy będą mogły mieć zastosowanie między Polską a innym krajem, który już podpisał Umowę Ramową, np. (stan na 19.07.2023): Austria, Belgia, Chorwacja, Czechy, Francja, Finlandia, Hiszpania, Holandia, Lichtenstein, Luxemburg, Malta, Niemcy, Norwegia, Portugalia, Słowacja, Szwajcaria, Szwecja. Depozytariuszem Umowy jest Belgia.

 

Procedura zastosowania Umowy Ramowej

Zastosowanie nowych regulacji dotyczących pracy zdalnej z zagranicy wymaga złożenia wniosku niezbędnego do otrzymania zaświadczenia A1. Wniosek pracodawcy lub ubezpieczonego powinien być złożony we właściwej instytucji w państwie, w którym pracodawca ma swoją siedzibę (czyli tego państwa, którego ustawodawstwo będzie miało zastosowanie) na okres po wejściu w życie uzgodnień. Organ może potwierdzić objęcie pracownika systemem zabezpieczenia społecznego na maksymalnie 3 lata.

W przypadku zmiany stanu faktycznego konieczne jest niezwłoczne powiadomienie państwa członkowskiego, które wydało certyfikat A1 (organy dokonają oceny co do zasadności wydanego zaświadczenia na dalszy okres).

 

Co przepisy pracy zdalnej z zagranicy oznaczają w praktyce?

Rozporządzenie 883/2004, które w art. 13 reguluje ustawodawstwo właściwe przy wykonywaniu pracy w dwóch lub kilku krajach członkowskich jednocześnie, pozwala na pozostanie ubezpieczonym w kraju pracodawcy, o ile ubezpieczony nie wykonuje znaczącej części pracy (minimum 25%) w kraju zamieszkania. Jeśli wymiar czasu pracy pracownika osiąga lub przekracza 25% w kraju zamieszkania, powinien on być ubezpieczony w tym właśnie kraju.

W praktyce, takie określenie ustawodawstwa pociąga za sobą dość skomplikowane dalsze obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych, tj. spółka – pracodawca (np. z Francji) zatrudniająca zdalnie polskiego pracownika, który pracuje powyżej 25% czasu w Polsce powinna zarejestrować się w Polsce jako płatnik składek lub pracownik powinien przejąć obowiązki płatnika składek na podstawie umowy zawartej z pracodawcą.

Umowa Ramowa zwiększa „tolerancję” wymiaru pracy z kraju zamieszkania z 25% do 49 % bez zmiany systemu zabezpieczeń, jakim jest wówczas system kraju pracodawcy, a nie kraju miejsca zamieszkania (przy założeniu, że pozostałe co najmniej 50% jest spędzone w kraju siedziby pracodawcy).

Można spodziewać się, że dzięki nowym regulacjom dot. pracy zdalnej z zagranicy proces uzyskania certyfikatu A1 z art. 16 Rozporządzenia 883/2004 będzie łatwiejszy w sytuacji pracy zdalnej. To z kolei będzie stanowić ułatwienie dla pracodawców, którzy będą mogli elastyczniej podchodzić do uzgodnień z pracownikami co do pracy zdalnej z zagranicy, mając świadomość, że (przy spełnieniu określonych warunków) taka sytuacja nie spowoduje u nich dodatkowych obowiązków (np. rejestracji w zagranicznym organie ubezpieczeń społecznych).

Warto podkreślić, że postanowienia Umowy Ramowej nie wpływają na inne możliwości zawierania indywidualnych uzgodnień w sytuacji danego pracownika na podstawie art. 16 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004. Jeśli sytuacja ubezpieczonego nie mieści się w zakresie zastosowania Umowy Ramowej, wciąż pozostaje możliwość wnioskowania o zawarcie szczególnego porozumienia w jego sprawie, o ile istnieją argumenty (tj. jest to w interesie ubezpieczonego) za utrzymaniem ubezpieczonego w systemie określonego kraju.

 

Regulacje pracy zdalnej z zagranicy z perspektywy pracodawcy

Jeśli jesteście Państwo w trakcie uzgadniania pracy zdalnej z zagranicy i macie Państwo wątpliwości dotyczące wyżej wskazanych kwestii, zapraszamy do kontaktu.

Czy ta strona była pomocna?