Oddelegowania Choroba i wypoczynek pracownika

Analizy

Oddelegowania: Pracownik oddelegowany choruje i wypoczywa na innych zasadach

W okresie delegowania pracownik poowienien korzystac co najmniej z tej samej liczby dni wolnych od pracy, jak gdyby pracował w Polsce.

Strefa pracodawcy: Oddelegowania - kompendium wiedzy 8/2018

Podstawę wymiaru zasiłku dla pracownika, który w okresie pracy za granicą podlega ubezpieczeniom w Polsce, ustala się w szczególny sposób. Przy ustalaniu i udzielaniu mu urlopu wypoczynkowego trzeba natomiast porównać przepisy polskie z tymi obowiązującymi w państwie pobytu.

Przesuń stronę do:

Zazwyczaj już na początku wyjazdu pracownik jest wyposażony w zaświadczenie o kontynuowaniu ubezpieczeń w Polsce (zaświadczenie A1) oraz o uprawnieniach do zagranicznej opieki zdrowotnej – Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) lub zaświadczenie S1.

EKUZ uprawnia do dostępu do opieki zdrowotnej w kraju innym niż kraj ubezpieczenia, na zasadach analogicznych jak wobec osób ubezpieczonych w tym kraju. Przy czym objęcie opieką zdrowotną na podstawie EKUZ jest ograniczone wyłącznie do sytuacji nagłej potrzeby (np. nagła choroba, wypadek).

Zaświadczenie S1 daje natomiast podstawę do pełnej opieki zdrowotnej w drugim państwie na takich samych zasadach, jak ubezpieczone tam osoby.

Uprawnienia chorego

Gdy pracownik zachoruje, zachowuje prawo do:

  • wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie do 33 dni (lub 14 w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia) w ciągu roku kalendarzowego, lub
  • zasiłku chorobowego – po wykorzystaniu wynagrodzenia chorobowego, zasiłek przysługuje na zasadach określonych w ustawie z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1368; dalej: ustawa zasiłkowa).

Prawo do świadczeń z ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne, zasiłek wyrównawczy, zasiłek macierzyński, zasiłek opiekuńczy) zachowuje również pracownik oddelegowany – jeśli kontynuuje ubezpieczenie chorobowe w Polsce zgodnie z ustawą z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1778).

Odpowiedni dokument

Pracownik przebywający poza granicami kraju nie uzyska zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby na druku ZLA, które jest wystawiane w Polsce przez lekarzy.

Dowodem stanowiącym podstawę przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego za okres niezdolności do pracy orzeczonej za granicą jest zaświadczenie zagranicznego zakładu leczniczego lub zagranicznego lekarza.

Takie zaświadczenie powinno zawierać:

  • nazwę zagranicznego zakładu leczniczego lub imię i nazwisko zagranicznego lekarza,
  • początkową i końcową datę niezdolności do pracy,
  • datę wystawienia,
  • podpis.

Zaświadczenie powinno być przetłumaczone na język polski. Nie dotyczy to jednak zaświadczeń wystawionych na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej oraz państw-stron umów międzynarodowych w zakresie zabezpieczenia społecznego, których stroną jest Polska, w językach urzędowych tych państw.

Oddelegowania - kompendium wiedzy

Materiały autorstwa ekspertów Deloitte nt. oddelegowań. 

Oddelegowania - kompendium wiedzy

Zaniżona wysokość świadczenia

ZUS wskazuje, że ustalając podstawę wymiaru zasiłku nie można uzupełniać wynagrodzenia pracownika oddelegowanego za niepełne miesiące pracy. Jest to niekorzystane rozwiązanie dla tych osób.

Zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłków reguluje ustawa zasiłkowa. Nie wprowadza ona szczególnych zasad dla pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców.

Ogólne reguły

Podstawę wymiaru zasiłków przysługujących pracownikom, w tym zatrudnionym za granicą u polskich pracodawców, ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia pracownika za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Gdy pracownik pracował krócej, podstawę wymiaru zasiłku ustala się z faktycznego okresu zatrudnienia, za pełne miesiące kalendarzowe.

Zgodnie z ustawą zasiłkową:

1)   gdy niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego – podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie, które ubezpieczony będący pracownikiem osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy,

2)   jeżeli w okresie uwzględnianym do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku, ubezpieczony będący pracownikiem nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:

  • wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,
  • przyjmuje się, po uzupełnieniu według zasad określonych w ustawie, wynagrodzenie z miesięcy, w których ubezpieczony będący pracownikiem przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Do obliczenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie (przychód), które stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia społeczne, finansowanych przez pracownika (łącznie co do zasady jest to 13,71 proc.).

Mniej o diety

Warto pamiętać, że zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1949; dalej: rozporządzenie składkowe), w przypadku pracowników zatrudnionych za granicą u polskiego pracodawcy, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie (np. w 2017 r. – 4263 zł), podstawę wymiaru składek obniża się o równowartość diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza Polską za każdy dzień pobytu za granicą. Przy czym tak ustalona podstawa nie może być niższa od kwoty przeciętnego wynagrodzenia. Jeżeli przychód pracownika nie przekracza przeciętnego wynagrodzenia, § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego nie ma zastosowania.

Do 30 września 2016 r. ww. przepis wskazywał, że podstawy wymiaru składek nie stanowi część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia. W praktyce ZUS przepis ten był rozumiany w ten sposób, że wyznaczał minimalną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za pracownika delegowanego do pracy za granicą. Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 28 października 2015 r. (sygn. SK 9/14) orzekł o niekonstytucyjności tego przepisu w zakresie, w jakim dotyczy pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, uzyskujących przychody w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych niższe niż przeciętne wynagrodzenie. Prowadziło to bowiem zawyżenie podstawy wymiaru składek.

Przykład

Podstawa wymiaru zasiłku

Pracownik zatrudniony od 1 września 2017 r., który pracuje za granicą (w Niemczech) od 2 listopada 2017 r., zachorował i jest niezdolny do pracy od 2 grudnia 2017 r. Na jego przychód, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, składają się następujące elementy:

  • wynagrodzenie w stałej miesięcznej kwocie: 4000 zł,
  • premia miesięczna:

-  we wrześniu: 800 zł,

- w październiku: 1000 zł

- w listopadzie: 2800 zł.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w poszczególnych miesiącach wynosi:

  • we wrześniu: 4000 zł + 800 zł = 4800 zł,
  • w październiku:4000 zł + 1000 zł = 5000 zł,
  • w listopadzie: 4263 zł, wynika to z faktu, że kwota przychodu (4000 zł + 2800 zł = 6800 zł) po pomniejszeniu o równowartość diet (49 EUR/dzień x 4 zł/EUR x 30 dni = 5880 zł) byłaby niższa od przeciętnego wynagrodzenia, w takiej sytuacji podstawą jest równowartość przeciętnej płacy, tj. 4263 zł.

Łączny przychód za przepracowany okres (3 miesięcy) wynosi 16 600 zł, natomiast podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wynosi 14 063 zł. Łączne składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika za ten okres wynoszą 1928,04 zł (14 063 zł x 13,71 proc. = 1928,04 zł).

Wynagrodzenie przyjmowane do podstawy wymiaru zasiłku za okres od września do listopada 2017 r.:

14 063 zł – 1928,04 zł = 12 134,96 zł.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego wynosi:

12 134,96 zł : 3 = 4044,99 zł.

 

Szczególne reguły…

Ze względu na specyfikę ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników wykonujących pracę za granicą, ZUS przyjął szczególne zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłków przysługujących tym pracownikom.

Zgodnie z poradnikiem ZUS, te zasady oznaczają m.in., że:

  • składniki wynagrodzenia wypłacone pracownikowi w danym miesiącu, łącznie z wynagrodzeniem „podstawowym” za ten miesiąc, przysługujące za inny miesiąc (np. wynagrodzenie za godziny nadliczbowe wypłacone za dwa ostatnie miesiące, podwyżka miesięcznego wynagrodzenia wypłacona z okresem wstecznym) traktuje się na równi z wynagrodzeniem za miesiąc, za który jest wypłacone „podstawowe” wynagrodzenie miesięczne,
  • składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc (np. kwartał, rok) traktuje się na równi ze składnikami przysługującymi za okresy miesięczne i uwzględnia łącznie z „podstawowym” wynagrodzeniem  za dany miesiąc,
  • nie wyłącza się składników wynagrodzenia, do których prawo pracownik zachowuje za okres pobierania zasiłków,
  • nie wyłącza się składników wynagrodzenia przysługujących pracownikowi  do określonego terminu,
  • nie uzupełnia się wynagrodzenia w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy.

Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS, te zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłków dotyczą wszystkich pracowników delegowanych, bez względu na wysokość ich miesięcznych przychodów.

 

… z jedną nowością

Nową praktyką ZUS w zakresie zasad ustalania podstawy wymiaru zasiłków osób oddelegowanych do pracy za granicą jest stosowanie zasady dotyczącej nieuzupełniania wynagrodzenia.

W swoim poradniku ZUS prezentuje stanowisko, że kwota przeciętnego wynagrodzenia, która stanowi minimalną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników wykonujących pracę za granicą, nie ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do dni wykonywania pracy za granicą. Dlatego też wynagrodzenia pracownika przyjmowanego do podstawy wymiaru zasiłku nie należy uzupełniać.

Zdaniem ZUS kwota minimalnej podstawy wymiaru składek jest w każdym przypadku równa pełnej kwocie przeciętnego wynagrodzenia i nie ulega zmniejszeniu proporcjonalnie:

- do okresu przebywania za granicą, jeżeli pracownik przebywał za granicą tylko przez część miesiąca,

- za okres, za który nie otrzymywał wynagrodzenia, np. w związku z pobieraniem przez część miesiąca zasiłku.

 

Do podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć przychód, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe po pomniejszeniu o 13,71 proc., bez uzupełniania. Ta zasada dotyczy także przypadków, w których miesięczny przychód pracownika nie przewyższa kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Przed 1 października 2016 r. ZUS stał na stanowisku, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ww. pracowników stanowił ich przychód, pomniejszony w każdym przypadku o równowartość diet przysługujących z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu za granicą. Przy czym minimalna podstawa wymiaru składek nie mogła być niższa niż przeciętne wynagrodzenie. Jednocześnie kwota przeciętnego wynagrodzenia ulegała odpowiedniemu zmniejszeniu proporcjonalnie do okresu przebywania za granicą, jeżeli pracownik przebywał za granicą tylko przez część miesiąca.

 

Warto zwrócić uwagę, że z 1 października 2016 r. nie zmieniły się przepisy ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Zmianie uległ jedynie § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego dotyczący odliczania diet za każdy dzień pobytu. Zgodnie ze stanowiskiem ZUS, właśnie z powodu zmiany tego przepisu wynagrodzenie pracownika przyjmowane do podstawy wymiaru zasiłku nie powinno być uzupełniane. 

 

Przykład

Przychód bez uzupełniania

Pracownik jest zatrudniony od 6 marca 2017 r. i pracuje za granicą (w Niemczech). Ma wcześniejszy okres ubezpieczenia chorobowego. Jego miesięczne wynagrodzenie w stałej kwocie wynosi 4000 zł. Od 25 do 31 marca był niezdolny do pracy z powodu choroby. W marcu było 23 dni do przepracowania, a on przepracował tylko 15 dni.

Faktyczny przychód za marzec 2017 r. (od 6 do 24 marca) wyniósł 2608,70 zł. Ponieważ nie przewyższył kwoty przeciętnego wynagrodzenia, nie został pomniejszony o równowartość diet. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc wyniosła zatem 2608,70 zł.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia się przychód za marzec bez uzupełniania, tj. kwotę 2608,70 zł po pomniejszeniu o 13,71 proc. Podstawę wymiaru zasiłku stanowi kwota 2251,05 zł.

Dla porównania poniżej ten sam przykład liczbowy dla pracownika, który wykonuje pracę w Polsce lub wykonuje pracę poza granicami kraju u polskiego pracodawcy (przy zastosowaniu metody uzupełniania wynagrodzenia).

Przykład

Staż krótszy niż miesiąc

Przyjmijmy dane z powyższego przykładu. W tym jednak przypadku pracownik nie jest oddelegowany do pracy za granicą.

Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie, które ubezpieczony będący pracownikiem osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy. Zatem podstawą wymiaru zasiłku byłby przychód w wysokości 4000 zł po pomniejszeniu o 13,71 proc., tj. kwota 3451,60 zł.

Warto podkreślić, iż w razie zachowania zasady uzupełniania wynagrodzenia u pracowników delegowanych kalkulacja dla pracownika delegowanego byłaby analogiczna (podstawa wymiaru zasiłku wyniosłaby 2251,053451,60 zł). Nie rozumiem, o co chodzi w tym akapicie?

Niekorzystna praktyka

Kolejne przykłady obrazują, jak zmienia się podstawa wymiaru zasiłku w zależności od okoliczności faktycznych przy uwzględnieniu podejścia ZUS (brak uzupełnienia).

Przykład

Faktyczny przychód

Pracownik zatrudniony od 1 marca 2017 r. pracuje za granicą (w Niemczech). Otrzymuje wynagrodzenie zmienne. Był niezdolny do pracy z powodu choroby w sierpniu 2017 r. W marcu pracownik był zobowiązany przepracować 23 dni, ale przepracował 18 dni, ponieważ od 24 do 31 marca był niezdolny do pracy z powodu choroby.

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi miesięczne wynagrodzenie, które pracownik otrzymał za okres od marca do lipca 2017 r. W marcu 2017 r. pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z przyczyn usprawiedliwionej nieobecności, jednak przepracował w tym miesiącu co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy. Stąd w podstawie wymiaru zasiłku uwzględniono również wynagrodzenie za ten miesiąc.

A)   Faktyczny przychód niższy niż przeciętne wynagrodzenie:

Jeżeli faktyczny przychód osiągnięty za marzec był niższy niż przeciętne wynagrodzenie (tj. 4263 zł), podstawę wymiaru zasiłku za ten miesiąc stanowi kwota tego przychodu pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (tj. 13,71 proc.), bez uzupełniania wynagrodzenia za ten miesiąc.

Zakładając, że faktyczny przychód osiągnięty za miesiąc marzec wynosił 4000 zł (był niższy niż przeciętne wynagrodzenie), podstawę wymiaru zasiłku stanowi kwota 3451,60 zł (tj. 4000 zł po odliczeniu 13,71 proc.).

Gdyby zastosować zasadę uzupełniania wynagrodzenia, przychód podlegałby uzupełnieniu do kwoty 5111,11 zł (4000 zł : 18 dni x 23 dni). Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc wynosiłaby 4263 zł, ponieważ przychód pomniejszony o równowartość diet byłby niższy od przeciętnego wynagrodzenia. W konsekwencji podstawa wymiaru zasiłku wynosiłaby 3678,54 zł (4263 zł po odliczeniu 13,71 proc.), czyli byłaby wyższa od kwoty w przypadku braku zasady uzupełnienia (tj. 3451,60 zł).

B)   Faktyczny przychód wyższy niż przeciętne wynagrodzenie:

Gdyby faktyczny przychód osiągnięty za marzec byłby wyższy niż przeciętne wynagrodzenie (tj. 4263 zł), podstawą wymiaru zasiłku za ten miesiąc byłaby kwota tego przychodu pomniejszona o równowartość diet za każdy dzień pobytu za granicą (przy czym tak ustalony przychód nie może być niższy niż przeciętne wynagrodzenie), pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (tj. 13,71 proc.) – bez uzupełniania wynagrodzenia za ten miesiąc.

Jeżeli faktyczny przychód osiągnięty za marzec przekraczałby kwotę przeciętnego wynagrodzenia, przychód pracownika zostałby pomniejszony o równowartość diet za każdy dzień pobytu za granicą. Gdyby tak ustalona kwota była wyższa od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, tj. 4263 zł, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowiłby przychód po pomniejszeniu o równowartość diet. Natomiast gdyby ta kwota nie przewyższała przeciętnego wynagrodzenia, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowiłaby równowartość przeciętnego wynagrodzenia, tj. 4263 zł. Podstawą wymiaru zasiłku za ten miesiąc byłby przychód za marzec pomniejszony o równowartość diet za każdy dzień pobytu za granicą (nie mniej niż przeciętne wynagrodzenie), po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (tj. 13,71 proc.) – bez uzupełniania wynagrodzenia za ten miesiąc.

Załóżmy, że faktyczny przychód za marzec wynosił 9000 zł. Ponieważ byłby wyższy niż kwota przeciętnego wynagrodzenia, podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wynosiłaby 4263 zł:

Przychód 9000 zł – równowartość diet w kwocie 5096 zł (49 EUR/dzień x 4 zł/EUR x 26 dni = 3904 zł (podstawa składek nie mogła być jednak niższa niż 4263 zł)

Podstawę wymiaru zasiłku stanowi zatem kwota:

4263 zł – (4263 zł x 13,71 proc.) = 3678,54 zł.

Gdyby zastosować zasady uzupełniania wynagrodzenia, przychód podlegałby uzupełnieniu do kwoty 11 500 zł (9000 zł : 18 dni x 23 dni).

Równowartość diet za każdy dzień pobytu wynosi 5096 zł (49 EUR/dzień x 4 zł/EUR x 26 dni = 5096 zł). Przychód pomniejszony o równowartość diet wynosi w tym przypadku 6404 zł (11 500 zł – 5096 zł = 6404 zł). W konsekwencji podstawa wymiaru zasiłku wynosiłaby 5526,01 zł:

6404 zł – (6404 zł x 13,71 proc.)

Byłaby to zatem wyższa podstawa niż w przypadku braku zasady uzupełnienia (3678,54 zł).

Zdaniem autora

Z przykładów jasno wynika, że praktyka ZUS w zakresie ustalania podstawy zasiłku dla pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, dotycząca braku możliwości uzupełniania wynagrodzenia w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy, prowadzi do zaniżenia podstawy wymiaru zasiłku tych osób. Jednocześnie takie podejście nie wynika wprost z przepisów. Czas pokaże, czy również ta praktyka zostanie zakwestionowana przez Sąd Najwyższy.

Urlop zależny od kraju oddelegowania   

Zarówno przy ustalaniu wymiaru wypoczynku pracownika, jak i przy udzielaniu mu wolnego pracodawca powinien brać pod uwagę przepisy obowiązujące w kraju, do którego wysłał pracownika.

Pracodawca, który wysyła pracowników do pracy w innym państwie członkowskim UE w ramach swobody świadczenia usług, musi zapewnić tym osobom płatny urlop wypoczynkowy na poziomie nie niższym niż obowiązujący w państwie przyjmującym (artykuł 3 ust. 1 pkt b Dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady). Od tej zasady Dyrektywa przewiduje pewne wyjątki.

Po pierwsze, ten obowiązek nie ma zastosowania w razie wstępnego montażu i/lub pierwszej instalacji wyrobów na dostawę wyrobów stanowiących nieodłączną część umowy, a które są niezbędne do uruchomienia dostarczonych wyrobów i wykonywane przez wykwalifikowanych i/lub wyspecjalizowanych robotników z przedsiębiorstwa dostawczego, jeśli okres delegowania nie przekracza 8 dni. Wyjątek ten nie ma jednak zastosowania do działań w dziedzinie prac budowlanych wymienionych w załączniku do Dyrektywy 96/71/WE.

Po drugie, przepisy danego państwa członkowskiego mogą wprowadzać dalej idące odstępstwa od obowiązku zapewnienia minimalnego wymiaru urlopu rocznego ze względu na niewielki zakres prac do wykonania. Zatem jeżeli pracodawca deleguje pracownika na stosunkowo krótki okres, warto, żeby sprawdził, czy państwo, do którego wysyła pracownika, wprowadziło takie dodatkowe odstępstwo, i czy zadania, które oddelegowany ma tam wykonać, odpowiadają kryteriom pracy o „niewielkim zakresie”. Kryteria te określają poszczególne państwa członkowskie, które wprowadziły taki wyjątek.

Jeżeli pracodawca nie może skorzystać z żadnego z wyjątków, musi dostosować wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika delegowanego w okresie jego pracy w innym państwie, tak aby nie był mniejszy niż gwarantowany osobom wykonującym stale pracę w tym państwie.

Roczny wymiar

Ustalenie właściwego wymiaru urlopu wymaga porównania przepisów prawa polskiego i państwa przyjmującego, określających roczny wymiaru urlopu. Przy czym proste porównanie liczby dni urlopu obowiązującego w Polsce i za granicą może być mylące z powodu różnic w określeniu wymiaru urlopu.

Długość urlopu może być uzależniona od dodatkowych okoliczności dotyczących indywidualnego pracownika. Zgodnie z polskimi przepisami takimi okolicznościami są np. staż pracy i wykształcenie oraz to, czy jest to pierwszy urlop czy kolejny.

Przykład

Wynik porównania

W Hiszpanii minimalny wymiar urlopu wynosi 30 dni kalendarzowych. Przysługuje każdemu pracownikowi bez względu na staż pracy. W Irlandii minimalny urlop roczny wynosi 4 tygodnie robocze w każdym roku zatrudnienia. Z kolei w Wielkiej Brytanii każda osoba pracująca w pełnym wymiarze godzin (5 dni w tygodniu) ma prawo do co najmniej 28 dni wolnego (5 dni x 5,6). Pracodawca może jednak wliczyć do tego wymiaru tzw. Bank Holidays, czyli dni ustawowo wolne od pracy, jeżeli faktycznie daje pracownikom wolne w te dni (nie jest to obowiązkowe).

Tymczasem w Polsce roczny wymiar urlopu wynosi 20 lub 26 dni i udziela się go na dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Prawo do urlopu w wymiarze 26 dni urlopu wynikające z polskich przepisów jest bardziej korzystne niż urlop w wymiarze 30 dni kalendarzowych wynikający z przepisów hiszpańskich albo 4 tygodni roboczych wynikający z przepisów irlandzkich. Natomiast wymiar roczny urlopu wypoczynkowego w Wielkiej Brytanii może być wyższy niż przewiduje polskie prawo. Będzie tak, gdy pracodawca, u którego wykonuje pracę delegowany pracownik, przyznaje wolne za święta religijne lub państwowe w innych dniach.

Zdaniem autora

Polskie przepisy przewidują, że do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się okres nauki. Takiej reguły mogą nie przewidywać przepisy państwa przyjmującego albo mogą przewidywać inne niż w Polsce zasady zaliczania okresu nauki do stażu pracy. Może powstać wątpliwość, czy gdy w państwie przyjmującym wymiar urlopu również jest uzależniony od stażu pracy, należy uwzględnić okres nauki na zasadach przewidzianych przepisami polskimi.

W literaturze z zakresu prawa pracy wypracowano dwa stanowiska. Zgodnie z pierwszym, wymiar urlopu należy ustalić dla danego pracownika w oparciu o przepisy państwa przyjmującego łącznie z zasadami określenia stażu pracy – jeśli takie istnieją, i porównać go z wymiarem wynikającym z przepisów polskich. Zgodnie z drugim, staż pracy należy ustalać według przepisów polskich, a dopiero później sprawdzać, jaki wymiar urlopu przysługiwałby pracownikowi z danym stażem na podstawie przepisów obowiązujących w państwie przyjmującym czy w Polsce. Więcej argumentów przemawia za przyjęciem pierwszego ze wskazanych stanowisk.

 

Start lub koniec w trakcie roku

Może powstać wątpliwość, czy w przypadku, gdy pracownik przez część roku kalendarzowego wykonuje pracę w Polsce, a przez część roku jest delegowany za granicę, wymiar przysługującego mu urlopu można ustalić proporcjonalnie do okresu wykonywania pracy w każdym z państw. Literalne brzmienie Dyrektywy 96/71/WE wskazuje, że pracownik powinien mieć prawo do rocznego wymiaru płatnego urlopu i nie uzależnia tego prawa od okresu delegowania. Co więcej, również w świetle polskich przepisów pracownik, co do zasady, nabywa prawo do urlopu z początkiem roku kalendarzowego. Teoretycznie może on od razu wykorzystać cały przysługujący mu urlop, co wskazywałoby na brak podstawy do wyliczania urlopu proporcjonalnie. Należy jednak uznać, że dopuszczalne będzie ustalenie proporcjonalnego wymiaru urlopu na czas oddelegowania krótszego niż rok kalendarzowy, jeżeli przepisy państwa przyjmującego przewidują proporcjonalne nabywanie prawa do urlopu w trakcie danego roku.

Wydaje się, że ustalenie proporcjonalnego wymiaru urlopu zależy od tego, czy prawo danego państwa przewiduje stopniowe nabywanie tego prawa w trakcie roku kalendarzowego lub urlopowego.

Przykład

Praca w Irlandii

W Irlandii faktyczny wymiar urlopu wypoczynkowego w danym roku (liczonym na użytek urlopów: od kwietnia do marca kolejnego roku) zależy od czasu przepracowanego przez pracownika. Osobom zatrudnionym na pełny etat przysługuje tydzień urlopu co 3 miesiące. Osobom, które przepracowały 1365 godzin w danym roku przysługuje pełny, 4-tygodniowy urlop, chyba że pracownik zmienił w czasie tego roku miejsce zatrudnienia. Jeżeli ogólna liczba godzin przepracowanych w ciągu roku, za który przypada urlop, nie osiągnie 1365 godzin, wtedy pracownik nabywa prawo do urlopu w oparciu o faktycznie przepracowany okres w danym roku. Przy obliczaniu liczby dni płatnego urlopu, poza przepracowanymi godzinami, pracodawca uwzględnia czas spędzony na urlopie wypoczynkowym, urlopie macierzyńskim, urlopie rodzicielskim, urlopie „z powodu siły wyższej”, urlopie adopcyjnym, a także okres pierwszych 13 tygodni urlopu opiekuńczego. Pracownicy nie nabywają prawa do urlopu wypoczynkowego za okres zwolnienia lekarskiego, zwolnienia z powodu wypadku przy pracy, czasowego zwolnienia z pracy lub przerwy w pracy zawodowej. Podane reguły mogą mieć zastosowanie do obliczania wymiaru rocznego urlopu wypoczynkowego polskiego pracownika w okresie delegowania do pracy w Irlandii.

Zasady udzielania

Urlop powinien być planowany i udzielany pracownikowi na zasadach wynikających z polskich przepisów – a więc zgodnie z planem urlopów przy uwzględnieniu wniosków pracowników i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy albo po porozumieniu z zatrudnionym.

W państwie, do którego pracownik jest delegowany, pracodawca może mieć jednak większy niż w Polsce wpływ na określenie terminów urlopu pracownika (np. może mieć prawo odmowy udzielenia urlopu przez 14 dni kalendarzowych), a nawet może mieć prawo ustalić urlop dla wszystkich pracowników w tym samym czasie w związku z zamknięciem zakładu pracy na okres świąteczny lub wakacyjny. Prawo państwa przyjmującego może również nie przewidywać prawa pracownika do skorzystania z urlopu na żądanie w trybie wynikającym z polskich przepisów.

W takim przypadku rodzi się wątpliwość, czy inny sposób ustalania terminów urlopu wypoczynkowego może obejmować także pracownika delegowanego.

Przykład

Angielskie reguły

W Wielkiej Brytanii termin składania podań o urlop jest co najmniej dwa razy dłuższy niż liczba dni urlopu. Zatem jeżeli pracownik chce skorzystać z jednego dnia urlopu, musi złożyć podanie minimum 2 dni przed, chyba że umowa o pracę mówi coś innego. W Polsce pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie w wymiarze do 4 dni w roku składając wniosek najpóźniej w dniu udzielenia urlopu.

Dyrektywa 96/71/WE nie daje żadnych wskazówek, w jaki sposób rozstrzygnąć kolizję norm prawnych w tym zakresie. Wydaje się, że nie ma prawnych argumentów za tym, aby odmówić pracownikowi delegowanemu skorzystania z zasad, jakie obowiązują w Polsce. Takie rozwiązanie kolizji norm może być jednak znaczącym utrudnieniem dla organizacji pracy zakładu w państwie, gdzie pracownik jest delegowany, a w określonych przypadkach może być w ogóle niemożliwe do wykonania – np. gdy zakład jest zamknięty przez określony czas w roku kalendarzowym. Dlatego jedynym wyjściem w takiej sytuacji jest:

  • odpowiednie ustalenie zasad udzielania urlopu wypoczynkowego w porozumieniu z pracownikiem jeszcze przed rozpoczęciem delegowania (w aneksie na czas delegowania) i wyłączenie pewnych zasad dotyczących korzystania z urlopu, albo
  • ustalenie z góry po porozumieniu z pracownikiem terminów urlopu w okresie oddelegowania, w których zatrudniony na pewno powinien mieć wolne z uwagi na wymagania organizacyjne zakładu, do którego jest kierowany.

Ryzyko naruszeń

Należy również wziąć pod uwagę, że w państwie przyjmującym mogą obowiązywać bardziej liberalne lub bardziej rygorystyczne przepisy dotyczące udzielenia pracownikom urlopów wypoczynkowych w danym roku. Gdyby pracownik nie korzystał z urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym z uwagi na to, że jest oddelegowany do innego kraju, ustalając z polskim pracodawcą, że z tego urlopu skorzysta już po zakończeniu okresu delegowania, do 30 września kolejnego roku kalendarzowego, może wystąpić ryzyko, że takie uzgodnienie zostanie ocenione przez organ kontroli państwa przyjmującego za naruszenie obowiązku zapewnienia pracownikowi minimalnego wymiaru urlopu wypoczynkowego obowiązującego w państwie przyjmującym.

Przykład

Minimalny wypoczynek

W Wielkiej Brytanii umowa o pracę powinna zawierać informacje, jak wiele dni urlopu może być przeniesione na następny rok. Jeżeli pracownik otrzymuje minimalne 28 dni urlopu, z jego urlopu na następny rok można przenieść maksymalnie 8 dni. Pozostałe dni wypoczynku trzeba wybrać w danym roku. Pracodawca nie ma prawa odmówić wykorzystania urlopu w wymiarze 20 dni. Jeżeli pracownik otrzymuje urlop dłuższy niż 28 dni, pracodawca może pozwolić na przeniesienie „nadwyżki” niewykorzystanego urlopu. Część lub całość niewykorzystanego urlopu można przenieść na następny rok urlopowy jedynie wtedy, gdy pracownik nie może wykorzystać całego urlopu, bo np. jest już na innym rodzaju urlopu (np. urlop chorobowy, macierzyński lub wychowawczy).

Prawo pracodawcy do odwołania pracownika z urlopu, czy też prawo do co najmniej jednej części urlopu trwającej nie mniej niż 14 dni kalendarzowych, wykonywać należy zgodnie z polskimi przepisami.

Podstawa prawna

Dyrektywa 96/71/WE przewiduje obowiązek zapewnienia minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych obowiązującego w państwie przyjmującym. Obowiązek ten nie obejmuje korzystania z innych urlopów czy płatnych zwolnień od pracy. W tym zakresie zastosowanie powinny znaleźć polskie przepisy, którym podlega umowa o pracę pracownika.

Pracownik delegowany zachowa więc prawo do zwolnienia od pracy w razie swojego ślubu w wymiarze 2 dni, natomiast nie musi mieć zapewnionego prawa do skorzystania z urlopu czy zwolnienia, które nie wynika z polskich przepisów.

Przykład

Urlop okolicznościowy

W Hiszpanii obowiązują znacznie dłuższe terminy urlopów okolicznościowych i wynoszą:

  • 15 dni w przypadku ślubu,
  • 3 dni w razie urodzenia się dziecka pracownika,
  • 3 lub 4 dni w razie wypadku lub śmierci bliskiej osoby,
  • 2 dni – w przypadku konieczności przeprowadzki.

 

Święta i dni wolne w różnych terminach

W okresie delegowania pracownik powinien korzystać co najmniej z tej samej liczby dni wolnych od pracy, jak gdyby pracował w Polsce. W jego rozkładzie wolne muszą być przede wszystkim dni świąteczne obowiązujące w państwie przyjmującym.

W państwach członkowskich Unii Europejskiej większość świąt wypada w tym samym terminie, co w Polsce. Jednocześnie całkowita (bezwzględna) liczba świąt w roku kalendarzowym w większości krajów Unii nie różni się znacząco.

Święta o charakterze krajowym (narodowym) w państwie delegowania najczęściej wypadają w dniach, które w Polsce są normalnymi dniami pracy. Powstaje wątpliwość, czy pracownik, który przebywa w państwie delegowania, może w takim dniu wykonywać pracę, skoro w Polsce ten dzień nie jest wolny od pracy? Wątpliwości budzi również sytuacja odwrotna – czy pracownik może być zobowiązany do świadczenia pracy w dniu, który w Polsce jest dniem wolnym od pracy, natomiast w państwie przyjmującym jest normalnym dniem pracy (np. 3 maja)?

Dwa stanowiska

W literaturze z zakresu prawa pracy wyrażane są w tym zakresie dwa odmienne poglądy. Zgodnie z pierwszym, pracodawca musi uwzględnić w rozkładzie czasu pracy wyłącznie dni świąteczne obowiązujące w państwie, do którego pracownik jest delegowany, z uwagi na charakter administracyjny przepisów ustanawiających dni świąteczne w danym kraju. Zgodnie z drugim poglądem, pracownik powinien mieć zapewnione dni wolne zgodnie z przepisami państwa przyjmującego. Jednak powinien również otrzymać rekompensatę za święta przypadające w Polsce w postaci dodatkowych dni wolnych od pracy do końca okresu rozliczeniowego. Jest tak, ponieważ każde święto przypadające w Polsce obniża wymiar czasu pracy pracownika delegowanego w okresie rozliczeniowym, w którym takie dni przypadają. Skłaniamy się do drugiego z tych poglądów.

Kolejność stosowania

Priorytetowe znaczenie w całym okresie delegowania ma regulacja dotycząca czasu pracy państwa przyjmującego, która wymusza swe stosowanie względem regulacji państwa wysyłającego. Jeżeli jednak regulacja dotycząca maksymalnych okresów pracy i minimalnych okresów odpoczynku obowiązująca w państwie delegującym jest korzystniejsza w tym sensie, że gwarantuje krótszy wymiar czasu pracy w okresie delegowania, to powinna znaleźć zastosowanie przed regulacją państwa delegowania.

Efektywnie pracownik delegowany w okresie delegowania powinien korzystać co najmniej z tej samej liczby dni wolnych od pracy, jak gdyby pracował w Polsce – chyba że zgodnie z prawem państwa przyjmującego z tytułu lokalnych świąt należeć się mu będą dodatkowe dni wolne od pracy.

Przykład

Dni wolne

W razie oddelegowania do Hiszpanii pracownik delegowany, obok polskich świąt, obowiązkowo korzystać będzie z 5 dni wolnego (w Wielki Czwartek, Wielki Piątek, 12 października, 6 i 8 grudnia). Jednocześnie może być zobowiązany do pracy w dniach, które w Polsce są uznawane za święta, ale nie są świętami w Hiszpanii (Boże Ciało, 11 listopada i 26 grudnia), jeśli tylko do końca okresu rozliczeniowego otrzyma w zamian inny dzień wolny od pracy. Nie ma też przeszkód, aby dnia wolnego udzielić pracownikowi bezpośrednio w dniu świątecznym w Polsce.

W Irlandii pracownicy mają prawo do wolnego w dni, w które przypada dziewięć świąt państwowych. W te dni pracodawca może wybrać w odniesieniu do pracownika jedną z następujących opcji:

  • płatny dzień wolny od pracy w dniu, w który przypada święto, lub
  • płatny dzień wolny od pracy w czasie miesiąca od dnia, w którym przypada święto, lub
  • dodatkowy dzień płatnego urlopu rocznego, lub
  • wynagrodzenie za dodatkowy dzień pracy.

Każda z opcji jest dopuszczalna w przypadku następujących świąt: 1 stycznia, Dnia św. Patryka, Poniedziałku Wielkanocnego, pierwszego poniedziałku maja (ekwiwalent 1 maja), pierwszego poniedziałku czerwca, pierwszego poniedziałku sierpnia, ostatniego poniedziałku października, Bożego Narodzenia, Dnia św. Szczepana (II dzień Świąt Bożego Narodzenia).

Zdaniem autora

Nierozstrzygnięta przez literaturę przedmiotu pozostaje kwestia dopuszczalności polecenia pracownikowi delegowanemu w okresie jego pobytu w państwie delegowania pracy w dni świąteczne (ustawowo wolne od pracy) w Polsce. Polskie przepisy forformułują ogólny zakaz pracy w święta. Praca w te dni jest dopuszczalna tylko w określonych przypadkach. Nie widzimy jednak wystarczających argumentów za tym, aby ten zakaz obowiązywał również pracowników delegowanych w okresie pracy w państwie delegowania. W naszej ocenie dopuszczalne jest zobowiązanie pracownika delegowanego do pracy w dniu, który jest świętem w Polsce, jeżeli w tym dniu praca w państwie oddelegowania jest dopuszczalna. Obowiązek obniżenia wymiaru (nominału) czasu pracy pracownika delegowanego z uwagi na wypadające w okresie rozliczeniowym święto, nie oznacza, że dzień wolny musi przypadać dokładnie w dniu, który w Polsce uznany jest za święto. Wystarczające jest udzielenie dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego.

Artykuł ukazał się w Rzeczpospolitej dnia 18 stycznia 2018r.

Autorzy: Przemysław Stobiński, Aneta Surmiak, Łukasz Lubicz

Subskrybuj newsletter "Strefa pracodawcy: podatki i prawo"

Subskrybuj na e-mail powiadomienia o nowych wydaniach

Czy ta strona była pomocna?