Pracownicze Plany Kapitałowe coraz bliżej – wyzwania dla pracodawcy

W dużych podmiotach proces wyboru oferenta bywa sformalizowany i czasochłonny. Z tej perspektywy terminy przewidziane w ustawie na wybór instytucji finansowej mogą okazać się wyzwaniem. Natomiast z ankiety przeprowadzonej przez Deloitte w trakcie webcastu „Pracownicze Plany Kapitałowe 2019 - jak przygotować firmę do nowych wymogów?” wynika, że 25% firm zobowiązanych do wdrożenia PPK w pierwszej kolejności nie podjęło jeszcze żadnych kroków, a 47% dopiero zaczęło przygotowania operacyjne w tym kierunku (badanie zostało przeprowadzone w dniu 6 marca na próbie 64 największych spółek).

Mechanizm oszczędzania na emeryturę wprowadzony przez ustawę o PPK na taką skalę jest nowością w naszym systemie emerytalnym. Nie dziwne zatem, że w nowej regulacji pojawiają się kwestie budzące istotne wątpliwości praktyczne. Z tego samego względu brak również praktyki urzędów zobowiązanych do kontrolowania pracodawców pod kątem poprawności wdrożenia PPK zawierającej wytyczne w tym zakresie. Warto zatem czas do publikacji ofert wykorzystać na przygotowanie się od strony operacyjnej do procesu wdrożenia.
 

Co zrobić, żeby cały proces wdrożenia przebiegł płynnie?

Mniejsze podmioty mogą jeszcze zastanowić się nad wdrożeniem PPE (całkowicie dobrowolnych Pracowniczych Programów Emerytalnych), które może je zwolnić z obowiązku tworzenia PPK. W przypadku największych podmiotów wdrożenie PPE przed obowiązkiem wdrożenia PPK wydaje się już mało realne. Decydując się na wdrożenie PPE, należy mieć jednak świadomość wyższych kosztów, jakie wiązać się będą dla firmy z jego wprowadzeniem. Aby zwolnić się z konieczności tworzenia PPK, w ramach PPE pracodawca musi opłacać składkę co najmniej w wysokości 3,5% (w porównaniu do 1,5% w przypadku PPK). Dla ułatwienia przeprowadzenia porównania kosztowności obu programów w perspektywie średnioterminowej, Deloitte stworzył narzędzie umożliwiające przeprowadzenie takiej kalkulacji, uwzględniające zmienne charakterystyczne dla danej organizacji.

Pracodawcy, którzy zdecydują się wprowadzić PPK, w pierwszej kolejności powinni poznać wiążące się z tym długoterminowo obowiązki, w szczególności zidentyfikować wszystkie czynności, jakie będą się z tym wiązać i zmapować je z poszczególnymi działami/osobami w firmie (kadry, płace). Może się okazać, że działy te nie mają zasobów do przyjęcia na siebie dodatkowych obowiązków. Wdrożenie PPK może pociągnąć za sobą konieczność zatrudnienia nowych pracowników, którzy nie byli dotychczas przewidziani w budżecie wynagrodzeń. W większych organizacjach powstanie nowych obowiązków może również wymagać zmiany dokumentacji wewnętrznej, jak np. regulaminów organizacyjnych, o czym również warto zawczasu pamiętać. Uaktualnienia wymagać będzie także stosowany w firmie system informatyczny do obsługi kadr i płac tak, aby odwzorowywał on obowiązki wynikające z ustawy o PPK. Prawidłowe zaadresowanie tej kwestii może wymagać przesądzenia wątpliwości związanych np. z zasadami naliczania składek na PPK, jakie powstają na gruncie ustawy o PPK. W tym zakresie warto zasięgnąć wsparcia zewnętrznego doradcy.

Z kolei tam, gdzie obsługa kadrowo-płacowa została zlecona na zewnątrz, warto potwierdzić, w jakim zakresie dopuszczalne jest scedowanie na podmiot trzeci obowiązków pracodawcy związanych administrowaniem PPK i czy czynności te mieszczą się w zakresie usług świadczonych przez zewnętrznego dostawcę. Z tym również mogą się wiązać dodatkowe koszty.
 

Kampania informacyjna skierowana do pracowników

W ramach przygotowania operacyjnego do wdrożenia PPK można również rozpocząć kampanię informacyjną skierowaną do pracowników, dotyczącą nowych praw i obowiązków z tym związanych. Należy pamiętać, że instytucja PPK nie jest kosztowo neutralna dla pracowników. Warto przygotować pracowników na te dodatkowe koszty z wyprzedzeniem. Należy jednak pamiętać, że nakłanianie do rezygnacji z oszczędzania w ramach PPK jest wykroczeniem, za które grozi kara grzywny w wysokości nawet do 1,5% rocznego funduszu wynagrodzeń w firmie. W celu ograniczenia ryzyka poniesienia odpowiedzialności, warto rozważyć posiłkowanie się w tym zakresie wsparciem zewnętrznego doradcy. Pod kątem przygotowania zapytania ofertowego do instytucji finansowych oferujących zarządzanie PPK, na etapie „przygotowawczym” można również dookreślić kryteria, jakie będą brane pod uwagę przy ocenie ofert. W ustawie o PPK zostały one wskazane jedynie w sposób ogólny. Przykładem takiego kryterium może być „uzasadniony interes załogi”. Aby doprecyzować ten termin na potrzeby procesu wdrożeniowego, można rozważyć przeprowadzenie wśród pracowników ankiety ich oczekiwań odnośnie PPK i uwzględnić je następnie w zapytaniu ofertowym. Przeprowadzenie przez pracodawcę rozeznania w tym zakresie nie jest obowiązkowe i zapewne nie w każdym przypadku będzie celowe. Poziom świadomości ekonomicznej pracowników w organizacjach z różnych branż może być różny. Natomiast niewątpliwie przeprowadzenie takiego badania pozwoli udokumentować, że dokonując wyboru instytucji finansowej firma wykazała się należytą starannością.

Zagadnieniu wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK poświęcony będzie kolejny artykuł.

Jeśli macie Państwo pytania dotyczące PPK lub poszukujecie Państwo doradcy, który wesprze Państwa organizację w procesie wdrożenia, zapraszamy do kontaktu.

Autorzy:

• Anna Skuza, Radca prawny, Senior Managing Associate, Deloitte Legal
• Anna Wądołowska, Associate, Deloitte Legal