Pracownicy a PPK - obligatoryjna konsultacja wyboru instytucji finansowej

Ci pracodawcy, którzy już podjęli się utworzenia PPK są zazwyczaj na etapie szkoleń wewnętrznych pogłębiających wiedzę na temat skutków wprowadzenia PPK dla firmy. Kolejnym kluczowym etapem implementacji PPK jest kampania informacyjna dla pracowników. Etap ten jest pierwszym z elementów uczestnictwa pracowników w procesie wprowadzania PPK. Drugą formą partycypacji pracowników jest, przewidziana ustawą, obligatoryjna konsultacja wyboru instytucji finansowej oferującej PPK z przedstawicielami pracowników.

Powyższe wynika z postanowień ustawy wskazujących, iż wyboru dokonuje się mając na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. Ustawodawca stanął zatem na stanowisku, iż zapewnienie ww. interesu nastąpić może poprzez zapewnienie udziału pracowników w wyborze instytucji finansowej. Dokonanie tego wyboru powinno nastąpić w porozumieniu z pracownikami natomiast w przypadku braku osiągnięcia tego porozumienia, pracodawca może taką instytucję wybrać sam, z uwzględnieniem jednak wspomnianego najlepiej rozumianego interesu pracowników. Brak konieczności uzyskania zgody reprezentantów pracowników oznacza, iż uprawnienie reprezentantów pracowników ma charakter konsultacyjny a nie stanowiący.

Ustawa nie przewiduje konieczności udokumentowania zawarcia porozumienia z przedstawicielami pracowników, niemniej celem wykazania należytej staranności pracodawcy w procesie wyboru instytucji, z którą zawarta ma być umowa o zarządzanie PPK, zasadnym jest odpowiednie odzwierciedlenie tego procesu bądź to w pisemnym porozumieniu z reprezentantami pracowników bądź w protokole opisującym poszczególne etapy konsultacji z przedstawicielami osób, które będą uczestnikami PPK.

Przepisy rozróżniają dwa sposoby podejmowania decyzji w porozumieniu z przedstawicielami pracowników. U pracodawców, u których funkcjonują zakładowe organizacje związkowe, podmioty te wybierają instytucję finansową z ich udziałem. Jeżeli w podmiocie zatrudniającym nie działa zakładowa organizacja związkowa, podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Z powyższego wynika, że ciążący na pracodawcy obowiązek konsultacyjny, o którym mowa powyżej spoczywa na każdym podmiocie zatrudniającym bez wyjątku.

Jakub Gilgenast, Radca prawny, Managing Associate, Deloitte Legal

Porozumienie z zakładową organizacją związkową

W przypadku, gdy u pracodawcy działa jedna zakładowa organizacja związkowa obowiązek konsultacyjny pracodawcy jest co do zasady prosty. Sytuacja może się skomplikować, gdy u pracodawcy funkcjonuje większa liczba zakładowych organizacji związkowych. Zauważyć należy, iż ustawodawca posługuje się jednostkowym określeniem „zakładowa organizacja związkowa”, nie regulując sytuacji dotyczącej obowiązków pracodawcy, w przypadku gdy działa u niego więcej niż jedna organizacja związkowa. W naszej ocenie jak również w świetle stanowiska innych przedstawicieli doktryny, w takim przypadku należy przyjąć, że obowiązkiem pracodawcy jest osiągnięcie porozumienia co do wyboru instytucji finansowej z każdą z działających w danym podmiocie organizacją. Ponadto z uwagi na fakt, iż ustawodawca nie posługuje się znanym w innych aktach prawnych podziałem na reprezentatywne i niereprezentatywne organizacje związkowe, uznać należy, iż na tle regulacji dotyczącej PPK reprezentatywność nie ma znaczenia.

Zatem bez względu na to czy dana organizacja związkowa posiada przymiot reprezentatywności, czy też nie, pracodawca zobowiązany jest osiągnąć porozumienia z każdą organizacją. Problemowi temu w pewnym zakresie wychodzi naprzeciw ustawa o związkach zawodowych, która wskazuje, iż w analogicznych przypadkach to organizacje związkowe powinny wypracować wspólne stanowisko i przedstawić je pracodawcy.

Jakub Gilgenast, Radca prawny, Managing Associate, Deloitte Legal

Porozumienie z reprezentacją pracowników

W przypadku braku zakładowej organizacji związkowej pracodawca dokonuje wyboru w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym u danego pracodawcy. W ustawie o PPK brak jest definicji reprezentacji osób zatrudnionych. W rezultacie uznać należy, iż za taką reprezentację należy przyjąć jakiekolwiek działające u danego pracodawcy przedstawicielstwo, reprezentujące interesy pracowników. Przykładowo zatem może to być rada pracowników czy komisja socjalna powołana dla celów związanych z działalnością socjalną w postaci zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Istotnym jest jednak aby gremium zostało bądź to wyłonione bądź jednoznacznie przypisane do zadań związanych z wdrożeniem PPK. W doktrynie wskazuje się ponadto, iż samo przedstawicielstwo pracowników musi uznawać się za umocowane do ich reprezentowania na potrzeby uzgodnień dotyczących wybrania instytucji oferującej PPK.

Brak porozumienia

Z uwagi na charakter konsultacyjny a nie stanowiący, uprawnienia przedstawicieli pracowników w partycypowaniu w wyborze instytucji finansowej, brak osiągnięcia porozumienia na linii pracodawca – pracownicy, nie zamyka drogi do wdrożenia PPK. W takim przypadku, gdy nie uda się dokonać wspólnego wyboru instytucji finansowej na miesiąc przed terminem wiążącym danego pracodawcę, może on wybrać taką instytucję samodzielnie, uwzględniając jednak kryterium najlepiej rozumianego interesu osób zatrudnionych.

Planowane zmiany ustawy o PPK

7 maja 2019 roku do Sejmu wpłynął Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o PPK. W naszej ocenie najważniejsze zmiany dotyczą m.in. propozycji rozszerzenia katalogu osób zatrudnionych o osoby przebywające na urlopach wychowawczych, pobierające zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego oraz zniesienie limitowania wpłat na PPK do 30-krotności wynagrodzenia, ustalanego w sposób o którym mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jeśli macie Państwo pytania dotyczące PPK lub poszukujecie Państwo doradcy, który wesprze Państwa organizację w procesie wdrożenia, zapraszamy do kontaktu.