Świadczenie urlopowe a wczasy pod gruszą

Artykuł

Świadczenie urlopowe a wczasy pod gruszą

Jakie świadczenie wypłacić pracownikom?

Strefa Pracodawcy 36/2023 | 13 września 2023 r.

Na początku września wielu pracowników wykorzystuje urlopy. Pracodawcy, którzy zaczynają zatrudniać pracowników często zastanawiają się czy w okresie wakacji poza wynagrodzeniem za czas urlopu, są zobowiązani do wypłacania pracownikom dodatkowych świadczeń takich jak tzw. wczasy pod gruszą lub też świadczenie urlopowe, w związku z faktem wykorzystania przez pracownika urlopu. Pora roku, czy też konkretny miesiąc, nie warunkuje rodzaju przysługującego pracownikowi wynagrodzenia za urlop. Wpływ na te uprawnienia w niektórych przypadkach może natomiast mieć długość urlopu. Czy i dla kogo wypłata wczasów pod gruszą i świadczeń urlopowych jest obowiązkowa?

Prawo do urlopu wypoczynkowego

Pracownikowi zgodnie z art. 152 k.p. przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie może się zrzec prawa do urlopu. W myśl art. 161 k.p. pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, przy czym co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Niewykorzystane w danym roku dni urlopu, powinny zostać udzielone pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.).

Pracodawca powinien mieć również na uwadze zapisy art. 282 § 1 pkt 2 k.p., zgodnie z którym, jeśli wbrew obowiązkowi, nie udzieli pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniży jego wymiar — podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

 

Świadczenie urlopowe, a tzw. wczasy pod gruszą

Te dwa pojęcia bywają często mylone, chociaż nie są tożsame. Zgodnie z art. 3 ustawy ZFŚS spółki zatrudniające mniej niż 50 pracowników na dzień 1 stycznia danego roku w styczniu, powinny zadecydować o tworzeniu ZFŚS oraz wypłacaniu świadczenia urlopowego.

Decyzja o nietworzeniu ZFŚS i niewypłaceniu świadczeń urlopowych
W przypadku podjęcia decyzji o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego należy do końca pierwszego miesiąca roku kalendarzowego poinformować pracowników o tej decyzji w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jeżeli spółka nie zdecyduje się na wypłatę świadczeń urlopowych w danym roku, wtedy pracownikowi za każdy dzień roboczy urlopu wypoczynkowego, przysługuje wyłącznie wynagrodzenie urlopowe, bez świadczenia urlopowego.

Decyzja o wypłacie świadczeń urlopowych
Jeżeli zakład pracy zatrudnia mniej niż 50 osób i nie zrezygnuje w styczniu z wypłaty świadczenia urlopowego, w przypadku wykorzystania przez pracownika urlopu trwającego nieprzerwanie 14 dni kalendarzowych, pracodawca powinien wypłacić pracownikowi świadczenie urlopowe które w 2023 roku w przypadku pełnego etatu nie powinno wynieść więcej niż 1914,34 zł (wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS do 30.06.2023 wynosiła 1662,97 zł, od 01.07.2023 wzrosła na 1914,34 zł).

Wypłata świadczenia urlopowego powinna nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Świadczenie urlopowe nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS. Przy czym, zwolnienie z oskładkowania obwiązuje tylko do limitu odpisu podstawowego na ZFŚS. Pracodawca może zdecydować się na wypłatę świadczenia w niższej wysokości. W takiej sytuacji, nadal jest ono zwolnione z oskładkowania lub w wyższej wysokości – wtedy, od nadwyżki ponad obowiązujący limit, powinien odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne oraz składkę zdrowotną. Świadczenie urlopowe traktowane jest jako przychód ze stosunku pracy, tym samym podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Wczasy pod gruszą
Tzw. wczasy pod gruszą stanowią natomiast dofinansowanie wypoczynku, które jest wypłacane przez pracodawców, którzy utworzyli w swoich organizacja Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), ze środków tego funduszu.

Zgodnie z ustawą o ZFŚS, każda firma zatrudniająca według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty jest zobowiązana do utworzenia ZFŚS. Natomiast, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 50 pracowników, ale co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, to ZFŚS tworzy się na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Ponadto ZFŚS tworzy się we wszystkich jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.

Przy czym przepisy przewidują możliwość zrezygnowania z tego obowiązku, niezależnie od stanu zatrudnienia. Stan zatrudnienia będzie miał wpływ na to jaka procedura rezygnacji będzie miała zastosowanie w przypadku danego pracodawcy.

Warunki przyznania dofinansowania wypoczynku w regulaminie ZFŚS
Kryteria przyznania dofinansowania wypoczynku, pracodawca powinien jasno określić w regulaminie ZFŚS spółki. Dlatego, o ile w przypadku świadczenia urlopowego pracownik nie musi dostarczać żadnego oświadczenia, aby otrzymać dodatek, to w przypadku wczasów pod gruszą bywa inaczej. Pracodawca może uzależnić wypłatę dofinansowania np. od osiągniętego dochodu w gospodarstwie domowym pracownika albo od sytuacji życiowej, rodzinnej lub materialnej pracownika.

Co więcej, pracodawca samodzielnie ustala wysokość kwoty dofinansowania i może być ona zróżnicowana w zależności od przyjętego kryterium dla poszczególnej grupy pracowników. Przepisy nie określają górnej ani dolnej granicy dla kwoty dofinansowania.

Długość urlopu nabiera znaczenia jedynie, jeśli pracodawca wprowadzi do regulaminu ZFŚS, dodatkowy warunek w postaci zapisu o wymaganej minimalnej długości urlopu, która uprawniani do wypłaty wczasów pod gruszą. Może to być 14 dni kalendarzowych (czyli liczba jak w przypadku świadczenia urlopowego, przez co prawdopodobnie pojęcia te bywają mylone). Tzw. wczasy pod gruszą w całości, niezależnie od kwoty, są zwolnione ze składek ZUS. Zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych podlega ograniczeniu do obowiązującego w danym roku limitu. Dla 2023 roku jest to kwota 2000 zł. Termin wypłaty tzw. wczasów pod gruszą powinien zostać określony w regulaminie ZFŚS.

Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w zakresie ustalenia uprawnień urlopowych pracowników, kalkulacji wynagrodzenia urlopowego, wypłaty świadczenia urlopowego albo doradztwa odnośnie do zasad funkcjonowania ZFŚS w firmie lub nietworzenia ZFŚS, zapraszamy do kontaktu.
Document


Szkolenie on-line: Jak współpracować na podstawie B2B? Zasady, ryzyka i dobre praktyki

Współpraca z osobami prowadzącymi indywidualną działalność gospodarczą z perspektywy prawnej i podatkowej

Otwarte szkolenie on-line: 10 października 2023 r., godz. 10:00 – 14:30

Zarejestruj się


Szkolenie on-line: Jak wdrożyć e-teczkę, czyli co trzeba zrobić, żeby zdigitalizować akta osobowe i jak się do tego przygotować?

Otwarte szkolenie on-line: 21 listopada 2023 r., godz. 10:00 – 14:00

Zarejestruj się
Czy ta strona była pomocna?