Artykuł

Workation jako wyzwanie dla organizacji

Strefa Pracodawcy 15/2024 | 26 czerwca 2024 r.

Workation, czyli połączenie turystyki z pracą, to zjawisko na tyle powszechne, że niektóre państwa wprowadziły ułatwienia prawne w tym zakresie. Ten system pracy jest domeną pracowników wiedzy. W szczególności cieszy się popularnością wśród przedstawicieli wolnych zawodów. Najmocniej widoczny jest w branży IT, gdzie taka możliwość jest często oferowana jako benefit w ramach intensywnej konkurencji o talenty.

Większość organizacji obawia się workation ze względów formalnych (bezpieczeństwo danych, kwestie prawne, podatkowe itp.), czy też z obawy o utratę produktywności. Pracownicy, którzy często biorą służbowe laptopy na swoje prawdziwe wakacje, postrzegają taką postawę jako hipokryzję - a my przyjrzyjmy się praktycznym odpowiedziom na te obawy.
 

Czy pracownik pod palmą jest produktywny?

Bez względu na to, czy pracownicy pracują zdalnie z domu czy z innego miejsca, należy mocno wesprzeć trzy aspekty funkcjonowania zespołów:

  • transparentność celów i wykonywanej pracy,
  • przekazywanie wiedzy,
  • budowanie relacji.

Jeśli organizacja i liderzy to zapewnią, praca zdalna jest równie efektywna, co z dowolnego innego miejsca. Jeśli tego brakuje, istnieje ryzyko pojawienia się wyzwań związanych z tymi obszarami, które mogą znacząco ograniczyć zaangażowanie i efektywność.

Transparentność celów i wykonywanej pracy

Transparentność celów i zadań zapewniamy przede wszystkim poprzez pracę w krótkim cyklu planowania pracy.

W praktyce oznacza to częste, regularne i krótkie spotkania poświęcone określeniu indywidualnych zadań na dany okres, połączone z przeglądem tego, co udało się zrobić, np. codziennie rano, 15 minut w grupach po ok. 5 osób - dla zespołów, które pracują nad zmiennymi zadaniami wymagającymi koordynacji.

W przypadku zespołów wykonujących powtarzalne, rutynowe zadania, tego rodzaju spotkania powinny odbywać się rzadziej i koncentrować na przeglądzie KPI’ów związanych z indywidualną lub zespołową pracą, np. liczbą zamkniętych zleceń, ilością błędów w ich realizacji i oceną klientów.

Przekazywanie wiedzy

W realiach pracy zdalnej dzielenie się wiedzą między pracownikami również wymaga dodatkowego wsparcia ze strony lidera. Dobrą praktyką jest delegowanie zadań wymagających przekazania wiedzy do małych grup pracowników (2-3 osoby), z których jedna ma pełnić rolę nauczyciela.

Jasno określonym celem tego działania powinno być uwspólnienie umiejętności w danym zakresie. W ten sposób pomagamy również zbudować relacje pomiędzy starszymi i młodszymi specjalistami w zespołach.

Budowanie relacji

Ostatnim obszarem wymagającym wsparcia w pracy zdalnej są relacje. W tym wypadku ważny jest sposób, w jaki liderzy prowadzą spotkania zespołu: uwzględnianie w nich elementów zapoznawczych (np. pytania do i od nowych osób w zespole), mini-gier itp. Spotkania integracyjne twarzą w twarz, jeśli możliwe, powinny być planowane z dużym wyprzedzeniem, jeśli zespół jest przyzwyczajony do pracy zdalnej.

Czyli co tak naprawdę należy wziąć pod uwagę przy workation z perspektywy PIT i ZUS?

Udzielenie zgody na workation wiąże się z szeregiem wyzwań w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych. Pojawia się zatem pytanie, czy polski ustawodawca dostrzegł rynkową potrzebę uregulowania świadczenia pracy w trybie łączenia pracy z wypoczynkiem? Na ten moment nie ma jasnych reguł, stąd też skupienie się na ogólnych zasadach pozwoli na pełniejsze zorganizowanie pracy z wypoczynkiem w ramach workation.

Perspektywa PIT

Przy organizacji workation z perspektywy kwestii podatkowych w Polsce należy uwzględnić uregulowania międzynarodowe, w tym fakt czy Polska zawarła umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Kolejnym elementem jest określenie miejsca zamieszkania dla celów podatkowych, czyli statusu rezydencji podatkowej pracownika, który określa zakres obowiązku podatkowego.

Zazwyczaj pracownicy zachowują te same warunki zatrudnienia podczas wyjazdu za granicę. Pracodawcy nadal są więc zobligowani do obliczania, pobierania i wpłaty zaliczki na PIT od wynagrodzeń. Jeśli jednak dochód pracownika jest lub będzie opodatkowany w drugim państwie, płatnik nie pobiera zaliczek na PIT na tym dochodzie, co może skomplikować prowadzenie miesięcznej listy płac. Po zakończeniu roku podatkowego pracodawca powinien odpowiednio przygotować PIT-11, prawidłowo wykazując przychód do opodatkowania w Polsce oraz w kraju (bądź krajach), w którym dochód za pracę został opodatkowany.

Perspektywa ZUS

Natomiast w kontekście składek ZUS należy zweryfikować, czy istnieje obowiązek ich odprowadzania w innym państwie oraz czy jest możliwość kontynuowania płacenia składek do polskiego systemu na czas wyjazdu pracownika w oparciu o regulacje unijne bądź też bilateralnej umowy o zabezpieczeniu społecznym zawartej przez Polskę.

Nie można również wykluczyć innych obowiązków podatkowych i ZUS, które mogą być nałożone na pracodawcę w kraju wykonywania przez pracownika workation.

Czy ta strona była pomocna?