Jak powinna zostać wdrożona funkcja Money Laundering Reporting Officera na podstawie nowych wytycznych EBA?

Artykuł

Jak powinna zostać wdrożona funkcja Money Laundering Reporting Officera na podstawie nowych wytycznych EBA?

(niezależność stanowiska MLRO, outsourcing funkcji i czynności związanych z AML, MLRO na poziomie grupy). 

Biuletyn prawny dla branży finansowej | Sierpień 2022 r.

European Banking Authority („EBA”) 14 czerwca 2022 roku przedstawił wytyczne określające podstawowe zasady i obowiązki związane z poszczególnymi rolami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (EBA/GL/2022/05). Wytyczne skierowane są do instytucji kredytowych i finansowych, jednakże mogą one stanowić również zbiór dobrych praktyk w przedmiotowym zakresie dla podmiotów spoza sektora finansowego.

Money Laundering Reporting Officer

Wytyczne EBA odnoszą się w szczególności do funkcji, o której mowa w art. 8 ust. 4 AML IV1, czyli tzw. Money Laundering Reporting Officera („MLRO”). Choć w AML IV obowiązek wyznaczenia MLRO nie jest bezwzględny i uzależniony jest m.in. od wielkości danej instytucji obowiązanej, to w ramach art. 8 Ustawy AML2 przewidziano już co do zasady konieczność wyznaczenia takiej funkcji niezależnie od okoliczności.


Niezależność MLRO

W swoich wytycznych EBA porusza problem związany z niezależnością MLRO i łączeniem przez MLRO innych funkcji.

EBA w szczególności zwraca uwagę, że w przypadku, gdy funkcje MLRO mają zostać powierzone osobie, która ma już inne obowiązki lub funkcje w instytucji kredytowej lub finansowej, zarząd powinien zidentyfikować i rozważyć możliwe konflikty interesów oraz podjąć kroki niezbędne do ich uniknięcia lub, jeśli nie jest to możliwe, do zarządzenia nimi. Zarząd powinien ponadto zapewnić, że MLRO może przeznaczyć wystarczającą ilość czasu na pełnienie tej funkcji.

Ustanawiając stanowisko MLRO należy również zapewnić, aby jego niezależność od innych działów została zachowana. MLRO powinien być częścią drugiej linii obrony i jako taki powinien być niezależny od linii biznesowych lub kontrolowanych przez siebie jednostek (działów, departamentów, etc.) i nie może podlegać osobie odpowiedzialnej za zarządzanie którąkolwiek z tych linii biznesowych lub jednostek.

Zgodnie z wytycznymi EBA, dopuszczalne jest podjęcie przez Zarząd decyzji
o niepowoływaniu oddzielnego stanowiska MLRO, ale powody takiego działania powinny być uzasadnione i udokumentowane oraz wyraźnie odnosić się co najmniej do kryteriów takich jak:

  • charakter działalności instytucji kredytowej lub finansowej oraz związane z nią ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, z uwzględnieniem ekspozycji geograficznej, bazy klientów, kanałów dystrybucji oraz oferty produktów i usług;
  • rozmiar działalności prowadzonej w danej jurysdykcji, liczbę klientów, liczbę
    i wolumen transakcji oraz liczbę pracowników w przeliczeniu na pełne etaty;
  • formę prawną instytucji kredytowej lub finansowej, w tym informację, czy instytucja kredytowa lub finansowa jest częścią grupy kapitałowej.

Outsourcing

EBA w przedmiotowych wytycznych wskazuje, że możliwy jest w odpowiednim zakresie outsourcing funkcji związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu przy zachowaniu pewnych podstawowych zasad, w tym z uwzględnieniem wytycznych takich jak wytyczne EBA ws. outsourcingu3.

W przypadku outsourcingu operacyjnych funkcji związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu, instytucje kredytowe lub finansowe, powinny w szczególności zapewnić, że:

  1. ostateczna odpowiedzialność za zgodność z obowiązkami prawnymi i regulacyjnymi, niezależnie od tego, czy określone funkcje są zlecane na zewnątrz, spoczywa na tych instytucjach,
  2. prawa i obowiązki instytucji kredytowej lub finansowej oraz insourcera powinny zostać wyraźnie rozdzielone i określone w pisemnej umowie,
  3. instytucja kredytowa lub finansowa korzystająca z outsourcingu powinna pozostać odpowiedzialna za monitorowanie i nadzorowanie jakości świadczonych usług,
  4. outsourcing wewnątrz grupy powinien podlegać tym samym ramom regulacyjnym, co outsourcing do podmiotów spoza grupy,
  5. outsourcing funkcji nie może skutkować przekazaniem odpowiedzialności organu zarządzającego.

Z kolei w przypadku outsourcingu niektórych funkcji MLRO, instytucje kredytowe lub finansowe powinny w szczególności zapewnić ich wewnętrznemu MLRO możliwość:

  1. monitorowania wyników insourcera w celu zapewnienia, że outsourcing skutecznie umożliwia instytucji kredytowej lub finansowej spełnienie wszystkich jej prawnych i regulacyjnych obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu,
  2. przeprowadzania regularnej kontroli przestrzegania przez insourcera zobowiązań wynikających z umowy. W szczególności regularna kontrola powinna zapewnić, że wewnętrzna komórka outsourcera ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu ma zapewnione środki do regularnego testowania i monitorowania wywiązywania się przez insourcera z nałożonych na niego obowiązków.

EBA wskazuje dodatkowo, że w przypadku, w którym instytucja kredytowa lub finansowa nie posiada własnych oficerów lub pracowników poza organem zarządzającym, może ona outsourcować całą funkcję MLRO do zewnętrznego podmiotu posiadającego odpowiednie kwalifikacje. Wówczas MLRO z takiego podmiotu traktowany jest jako MLRO danej instytucji kredytowej lub finansowej.


MLRO w grupie

EBA odnosi się również do kwestii związanych ze stanowiskiem MLRO na poziomie grupy. W tym zakresie wytyczne EBA wskazują, że jednostka dominująca powinna wyznaczyć członka swojego organu zarządzającego lub kierownika wyższego szczebla odpowiedzialnego za przeciwdziałanie praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu spośród członków kadry kierowniczej wyższego szczebla na poziomie jednostki dominującej, a także MLRO na poziomie grupy. MLRO powołany na poziomie grupy powinien ściśle współpracować z MLRO powołanymi w pozostałych podmiotach należących do grupy. Do jego zadań należeć ma w szczególności ustalanie obowiązujących w całej grupie polityk, procedur i środków dotyczących m.in. ochrony danych i udostępniania informacji w ramach grupy dla celów przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmy, zgodnie z krajowymi przepisami prawnymi, a także przygotowywanie projektu grupowej analizy ryzyka. Dodatkowo grupowy MLRO jest zobowiązany do przygotowywania co najmniej corocznie raportu aktywności i przekazywania go organowi zarządzającemu na poziomie grupy.
 

 

Podsumowanie

Wytyczne EBA stanowią swoiste usystematyzowanie podejścia do poszczególnych ról i funkcji w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Niezwykle istotne jest ich prawidłowe ukształtowanie w strukturze organizacyjnej instytucji, tak aby w szczególności zachować wymogi związane z niezależnością. Instytucje kredytowe i finansowe powinny zatem przeprowadzić wewnętrzne przeglądy i analizy przyjętych przez siebie rozwiązań i w razie konieczności podjąć odpowiednie kroki w celu ich dostosowania do oczekiwań nadzorcy, na co czas pozostaje do 1 grudnia 2022 roku.

Zapraszamy do zapoznania się z naszym Blogiem Prawo Nowych Technologii

Innowacje i wszechobecna cyfryzacja napędzają wzrost przedsiębiorstw i są dziś nieodzownym elementem strategii każdej organizacji. W dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości, niezwykle ważna jest umiejętność stosowania odpowiednich regulacji prawnych i podatkowych.

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Przypisy:

[1] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zmieniająca rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 648/2012 i uchylająca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/60/WE oraz dyrektywę Komisji 2006/70/WE

[2] Ustawa z dn. 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

[3] Wytyczne EBA ws. outsourcingu (EBA/GL/2019/02).

Subskrybuj "Biuletyn prawny dla branży finansowej"

Subskrybuj na e-mail powiadomienia o nowych wydaniach tego biuletynu.

Czy ta strona była pomocna?