Process mining lekarstwem dla wielu firm

Artykuł

Process mining lekarstwem dla wielu firm

Order-to-cash po stronie należności, oraz purchase-to-pay po stronie zobowiązań – to kluczowe procesy, które należy brać pod uwagę przy process miningu

W złożonej organizacji składającej się z wielu linii biznesowych, produktowych i/lub jednostek zależnych, sama identyfikacja nieefektywności wymaga zaangażowania istotnego nakładu pracy. Przy wykorzystaniu właśnie narzędzia IT do process miningu, bądź do business intelligence, jesteśmy w stanie w znaczący sposób skrócić do minimum część pracy związanej z pozyskaniem odpowiednich danych oraz ich obróbką.

W środowisku wysokich stóp procentowych, coraz więcej przedsiębiorstw odczuwa znaczący koszt finansowania bieżącej działalności operacyjnej. Koszt ten wynika z niedopasowania pomiędzy terminem opłat za zobowiązania, a momentem spływu środków z tytułu należności i/lub sprzedaży zapasów. Kapitał obrotowy, określony jako różnica pomiędzy sumą wartości zapasów i należności, a wartością zobowiązań, obrazuje jaka część bieżącej działalności musi być finansowana kapitałem obcym. Wzrost kosztu finansowania działalności operacyjnej skłania przedsiębiorstwa do spojrzenia na procesy wewnętrzne pod kątem efektywności ich realizacji. Kluczowymi procesami, z perspektywy wysokości kapitału obrotowego, są procesy order-to-cash po stronie należności, oraz purchase-to-pay po stronie zobowiązań, a więc procesy, w ramach których realizowany jest obieg faktur. Jeżeli przedsiębiorstwo dąży do zmniejszenia zapotrzebowania na kapitał obrotowy, jednym z kluczowych elementów wymagających analizy jest efektywność powyższych procesów.

Webinar: Process mining i jego kluczowa rola w optymalizacji kapitału obrotowego

Nagranie webinaru z dnia 6 lipca 2023 r.

Obejrzyj nagranie

W dużych organizacjach, w których otrzymywane oraz płacone są tysiące faktur miesięcznie, procesy związane z ich obsługą mają charakter wieloetapowy. Chęć odblokowania pieniędzy zamrożonych w kapitale obrotowym skłania przedsiębiorstwa do spojrzenia na efektywność tych procesów od strony analitycznej. Niestety, z uwagi na ogromne ilości danych oraz konieczność pozyskania ich z systemów informatycznych, proces analizy bywa czasochłonny bądź niemożliwy, w szczególności, jeśli dane pochodzą z więcej niż jednego źródła. Identyfikacja przyczyn występowania opóźnień sama w sobie stanowi już wielowymiarową analizę, skomplikowaną do przeprowadzenia w arkuszu excel, a jest to dopiero pierwszy etap, bowiem oprócz identyfikacji przyczyn należy jeszcze przygotować plan działań zaradczych.

Przykładowo, dla procesu order-to-cash, najczęściej spotykanymi nieefektywnościami są: późne wystawianie faktur (długi czas pomiędzy wysyłką towaru a wystawieniem faktury), merytoryczne bądź formalne błędy w fakturach powodujące dyskusje z kontrahentami, konieczność ręcznego wprowadzania modyfikacji do faktur lub kopiowania danych między systemami, brak bieżącej kontroli nad spływaniem należności. W wyniku eliminacji bądź zmniejszenia skali powyższych nieefektywności, ostateczny wpływ gotówki na rachunki bankowe jednostki będzie następował szybciej, nawet jeśli terminy płatności faktur dla kontrahentów pozostaną niezmienione. Jednakże, w złożonej organizacji składającej się z wielu linii biznesowych, produktowych i/lub jednostek zależnych, sama identyfikacja tych nieefektywności wymaga zaangażowania istotnego nakładu pracy. Przy wykorzystaniu narzędzia IT do process miningu, bądź do business intelligence, jesteśmy w stanie w znaczący sposób skrócić do minimum część pracy związanej z pozyskaniem odpowiednich danych oraz ich obróbką. Dzięki zastosowaniu odpowiedniego narzędzia, osoba analizująca proces może skupić się przede wszystkim na pracy merytorycznej, ograniczając czas poświęcany na ręczną pracę w arkuszu kalkulacyjnym.

Odpowiednie narzędzie pozwala zarówno na łatwą identyfikację występujących w procesie czynności niepożądanych, jak i uzyskanie informacji ile dokumentów jest dotkniętych daną czynnością oraz o ile dni w wyniku wystąpienia tej czynności opóźniony jest proces. W praktyce, zidentyfikowanych czynności niepożądanych może być bardzo dużo. Często, znaczna ich część może zostać wyeliminowana bądź ograniczona za pomocą stosunkowo prostych działań zaradczych. Tym samym, znaczne usprawnienia procesu można osiągnąć w stosunkowo krótkim czasie.

W załączonym przykładzie, pomiędzy czynnością „Wygenerowanie dokumentu dostawy” a czynnością „Wydanie dostawy” pojawiła się dodatkowa czynność, jaką jest zmiana ceny. Zmianie ceny poddanych zostało 258 tys. spośród 1 324 tys. faktur, co wpłynęło na wydłużenie całego procesu regulowania należności, dla tej grupy faktur, o 7 dni. Informacja ta stanowi podstawę do przeprowadzenia dalszej analizy i zidentyfikowania m.in.:

  • jakiego kontrahenta czy jakich dóbr dotyczą zamówienia, wobec których najczęściej zmieniano cenę,
  • jaki był najczęstszy powód zmiany ceny,
  • kto był odpowiedzialny za procesowanie tych dokumentów.
Czy ta strona była pomocna?