Ministerstwo Finansów opublikowało nowe objaśnienia dotyczące kas fiskalnych

Zasady odliczania (zwrotu) kwoty wydanej na zakup kas wirtualnych

Kasy wirtualne to kasy fiskalne będące faktycznie oprogramowaniem instalowanym na danym urządzeniu (np. tablet, smartfon). Obecnie takie kasy mogą używać tylko wybrane grupy podatników na podstawie rozporządzenia z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania – zasadniczo dotyczy to podmiotów z branży transportowej, gastronomicznej i hotelarskiej.

Dla podatników, którzy dokonują zakupu kasy po raz pierwszy lub są zobowiązani do wymiany dotychczas używanych kas ustawa o VAT przewiduje ulgę na zakup kas (szczegóły poniżej). Dotychczas wątpliwości budziła możliwość skorzystania z tej preferencji w przypadku zakupu kas wirtualnych.

Warto bowiem zwrócić uwagę, że m.in. na etapie prac legislacyjnych nad rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas mających postać oprogramowania, ale już po wprowadzeniu przepisów w zakresie kas wirtualnych do ustawy o VAT, przedstawiciele Ministerstwa wskazywali, że nie przewiduje się dofinansowania zakupu kas w postaci oprogramowania z uwagi na mniejsze całkowite koszty posiadania tych kas. Od tego czasu przepisy ustawy o VAT w tym zakresie nie uległy zmianie. Co więcej, również interpretacja przepisów ustawy o VAT może budzić wątpliwości w zakresie możliwości skorzystania z ulgi na zakup kas wirtualnych.

Niemniej, w dniu 12 sierpnia 2021 r. Ministerstwo Finansów opublikowało objaśnienia podatkowe w sprawie ulgi na zakup kas rejestrujących mających postać oprogramowania i obowiązku prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej sprzedaży, za którą płatność nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (dalej: „Objaśnienia”). Z perspektywy podatników, którzy zakupili lub planują zakupić kasy wirtualne i spełniają poniższe przesłanki, bez wątpienia należy ocenić je pozytywnie.

W Objaśnieniach przypomniano, że kasa wirtualna to oprogramowanie, a nie urządzenia, na których jest ono instalowane. Należy zatem podkreślić, że ulga dotyczy wyłącznie zakupu oprogramowania, a nie laptopa, smartfona czy tabletu, na których taka aplikacja zostanie zainstalowana. Podobnie jak w przypadku kas on-line, kwota preferencji z tytułu nabycia kasy wirtualnej wynosi 90% ceny jej zakupu (bez VAT), ale nie więcej niż 700 zł.

Ogólne zasady odliczania kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej lub otrzymania jej zwrotu są takie same jak w przypadku kas on-line, a Objaśnienia podatkowe z 11 lipca 2019 r. dotyczące ulgi na zakup tego rodzaju kas pozostają w mocy. Jak informuje Ministerstwo Finansów, najnowsze Objaśnienia należy traktować jako ich uzupełnienie.

Ulga przysługuje zatem podatnikom mogącym używać kasy wirtualne, u których:

a) powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji w obowiązujących terminach przy zastosowaniu kas rejestrujących (on-line lub wirtualnych);

b) nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas on-line lub wirtualnych, oraz dotychczas nie używali żadnych kas rejestrujących.

Ponadto, ulga przysługuje również podatnikom, którzy zostali zobowiązani w określonych terminach do wymiany dotychczas używanych kas fiskalnych i mogą użytkować, na podstawie wspominanego rozporządzenia, kasy wirtualne. W praktyce ta kwestia dotyczy podatników z branży gastronomicznej i hotelowej oraz zajmujących się sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Należy pamiętać, że jeśli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży podatnik zakończy działalność gospodarczą, trwale zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy lub naruszy obowiązki polegające na zapewnieniu połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, wówczas będzie zobowiązany do zwrotu otrzymanej ulgi.

Ewidencja sprzedaży, za którą płatność nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK

Zasady ewidencjonowania sprzedaży w związku z płatnością na konto bankowe przedstawione w Objaśnieniach nie dotyczą wyłącznie sprzedaży rejestrowanej na kasach wirtualnych, ale również przy użyciu pozostałych kas fiskalnych. Dotyczą one momentu ujęcia transakcji w ewidencji sprzedaży w sytuacji, kiedy płatność (w tym zaliczkę) otrzymano po zakończeniu sprzedaży w danym dniu.

W Objaśnieniach wskazano, że dopuszczalne jest zaewidencjonowanie wpłat dokonywanych za pośrednictwem banku bezpośrednio po uzyskaniu informacji o ich otrzymaniu, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach, w których podatnik nie wykonuje działalności. Ministerstwo Finansów wskazało, że chodzi o najwcześniejszy realny termin na wystawienie i wydanie klientowi paragonu fiskalnego z uwzględnieniem okoliczności, miejsca i czasu dokonania czynności podlegającej obowiązkowi prowadzenia ewidencji.

Zgodnie z Objaśnieniami, jeśli wpłata ma miejsce na przełomie miesiąca, podatnik powinien dokonać prawidłowego rozliczenia sprzedaży z tej wpłaty za miesiąc, w którym ta płatność miała miejsce (miesiąc powstania obowiązku podatkowego) pomniejszając o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym podatnik pozyskał informację o dokonanej wpłacie.

Więcej o kasach fiskalnych na naszych stronach internetowych.