Nowe rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących – zmiany też dla kas dotychczasowych

Kasy on-line

Z dniem 1 maja 2019 r. ustawa o VAT wprowadziła nowy rodzaj kas rejestrujących, tzw. kasy on-line. Jednocześnie ustawa o VAT dopuszcza stosowanie dotychczasowych kas z papierowym zapisem kopii (tzw. kasy dwurolkowe) oraz elektronicznym zapisem kopii. W konsekwencji, niezbędne stało się wydanie nowego rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, które będzie regulowało sposób prowadzenia ewidencji oraz warunków używania zarówno dotychczasowych kas rejestrujących, jak również kas on-line.

Co nowego dla dotychczasowych kas – wybrane zmiany

Nowe rozporządzenie wprowadza zmiany dotyczące m.in. używania kas i sposobu prowadzenia ewidencji, niezależnie od rodzaju używanej przez podatnika kasy. Poniżej prezentujemy wybrane zmiany w tym zakresie.

Oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji

Rozporządzenie wprowadza obowiązek zapoznania osób prowadzących u podatnika ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z informacją o zasadach dotyczących prawidłowego prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutkami nieprzestrzegania tych obowiązków. Zgodnie z treścią rozporządzenia, osoba prowadząca u podatnika ewidencję będzie składała oświadczenie – w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – o zapoznaniu się z ww. zasadami i konsekwencjami. Oświadczenie będzie składane podatnikowi przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przez tę osobę. Jeden egzemplarz będzie dla podatnika, a drugi – dla osoby składającej oświadczenie. Nie ma wymogu przekazywania oświadczenia do urzędu skarbowego.  W przypadku osób, które rozpoczęły prowadzenie ewidencji przed dniem wejścia w życie przedmiotowego rozporządzenia, takie oświadczenie będzie musiało zostać złożone do 31 maja 2019 r. W załączniku do rozporządzenia przedstawiony jest wzór wspomnianego oświadczenia.

Kody literowe

Zgodnie z rozporządzeniem, do oznaczeń literowych od „A” do „G” w kasie fiskalnej będą musiały zostać przypisane odpowiednie stawki podatku w następujący sposób:

• literze „A” – stawka podatku w wysokości 22% albo 23%,
• literze „B” – stawka podatku w wysokości 7% albo 8%,
• literze „C” – stawka podatku w wysokości 5%,
• literze „D” – stawka podatku w wysokości 0%,
• literze „E” – zwolnienie od podatku,
• literze „F” i „G” – pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży usług turystyki lub dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków.

Ostateczny termin na przypisanie ww. oznaczeń to 31 lipca 2019 r.

Inne wybrane zmiany

• Brak obowiązku wydania nabywcy paragonu fiskalnego w przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas umieszczonych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług – pod warunkiem, że podatnik odpowiednio zapewni nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o danej transakcji przez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży;
• Obowiązek umieszczenia wyświetlacza kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt wyświetlanych na nim danych;
• Wprowadzenie możliwości dokonywania zmiany podmiotu prowadzącego serwis kas bez konieczności uzyskiwania zgody podmiotu prowadzącego serwis główny; 
• Stworzenie publicznego wykazu serwisantów posiadających udzielone upoważnienia na serwisowanie kas w kraju. Wykaz serwisantów będzie prowadzony przez Szefa KAS;
• Odrębne uregulowanie obowiązku wystawienia i wydania paragonu z tytułu zaliczki, zależnie od jej rodzaju. W przypadku zaliczek:

1. otrzymanych w gotówce (w tym również za pomocą karty płatniczej) – z chwilą otrzymania gotówki,
2. bezgotówkowych otrzymanych za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (na rachunek podatnika) – niezwłocznie po uznaniu należności na rachunku podatnika, jednak nie później niż z końcem miesiąca, w którym należność ta została uznana na jego rachunku, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Co dalej?

W pierwszej kolejności podatnicy dokonujący sprzedaży towarów i usług ewidencjonowanych za pomocą kasy fiskalnej powinni odpowiednio zaplanować proces realizacji obowiązku dotyczącego zapoznania osób prowadzących u nich ewidencję z przepisami w zakresie prawidłowego wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz o skutkach niewykonywania tych obowiązków. W tej kwestii kluczowe będzie również zebranie – do 31 maja 2019 r. – oświadczeń od osób prowadzących ewidencje o zapoznaniu się z ww. zasadami i konsekwencjami. Następnie, podatnicy powinni zadbać o wypracowanie odpowiednich procedur, w oparciu o które ww. obowiązki będą wypełniane w stosunku do nowo zatrudnionych osób prowadzących ewidencję sprzedaży.

Kolejną naglącą kwestią z perspektywy przepisów rozporządzenia będzie również właściwe przypisanie stawek VAT do oznaczeń literowych od „A” do „G” w kasie rejestrującej do 31 lipca 2019 r.